Våra dokument för regelefterlevnad är utspridda överallt
EU:s produktlagstiftning förväntar sig att tillverkaren håller den tekniska dokumentationen uppdaterad och tillgänglig för myndigheterna i 10 år, och att den EU-baserade aktören kan uppvisa den på begäran. Myndigheterna får kräva dokument oavsett var och hur de lagras. Samla varje fil under en post per produktmodell, utse en ägare, markera den aktuella versionen och testa att du kan ta fram en fullständig fil inom några dagar.
Free account · no card · opens in the Demo Company
Granskad 5 oktober 2026 av Conphora compliance team · Inte juridisk rådgivning
Varför det händer
Utspridda filer är ingen juridisk kategori, men de skyldigheter de äventyrar är det. Enligt förordning (EU) 2023/988 om allmän produktsäkerhet genomför tillverkaren en intern riskanalys och upprättar teknisk dokumentation innan produkten släpps ut på marknaden (artikel 9.2). Tillverkaren ska se till att dokumentationen är uppdaterad, hålla den tillgänglig för marknadskontrollmyndigheterna i 10 år efter att produkten har släppts ut på marknaden och göra den tillgänglig på begäran (artikel 9.3). Importörer sparar en kopia i 10 år efter att de släppte ut produkten på marknaden (artikel 11.6). Enligt artikel 2.1 tredje stycket led b gäller kapitel III avsnitt 1, som innehåller dessa artiklar, inte produkter som omfattas av unionens harmoniseringslagstiftning; för dessa produkter gäller aktens egna regler om filen.[1]
CE-direktiven följer samma mönster. Enligt lågspänningsdirektivet 2014/35/EU upprättar tillverkaren den tekniska dokumentationen i bilaga III och sparar den tillsammans med EU-försäkran om överensstämmelse i 10 år (artikel 6.2 och 6.3). Bilaga III punkt 4.2 kräver att försäkran upprättas för en produktmodell och sparas tillsammans med den tekniska dokumentationen. På motiverad begäran lämnar tillverkaren all information och dokumentation som behövs för att visa överensstämmelse, i pappersform eller elektroniskt (artikel 6.9). En importör sparar en kopia av försäkran och ser till att den tekniska dokumentationen kan göras tillgänglig (artikel 8.8).[2]
Den som svarar myndigheten är ofta inte den som har filerna. För produkter som omfattas av de akter som förtecknas i artikel 4.5 i förordning (EU) 2019/1020 får en produkt släppas ut på marknaden endast om en EU-baserad ekonomisk aktör ansvarar för att kontrollera att försäkran och den tekniska dokumentationen har upprättats, hålla försäkran tillgänglig och se till att filen kan göras tillgänglig på begäran (artikel 4.1 och 4.3 a). Den aktören lämnar också dokumentationen på ett språk som myndigheten lätt kan förstå (artikel 4.3 b). För produkter enligt GPSR vars tillverkare finns utanför unionen kontrollerar den ansvariga ekonomiska aktören dessutom regelbundet, när det är lämpligt med hänsyn till riskerna, att produkten överensstämmer med den tekniska dokumentationen och lämnar, på begäran av marknadskontrollmyndigheterna, dokumenterade bevis för de kontroller som har gjorts (GPSR artikel 16.2).[3][1]
Myndigheterna behöver inte vänta på att du hittar filerna. Artikel 14.4 a i förordning (EU) 2019/1020 ger dem befogenhet att kräva dokument och data om överensstämmelse i vilken form eller vilket format som helst, oavsett lagringsmedium eller var de lagras, och att ta kopior. Om bevisen inte kan läggas fram kan myndigheten kräva korrigerande åtgärder, inklusive att rätta formella fall av bristande överensstämmelse, och se till att produkten dras tillbaka, återkallas eller förbjuds när aktören inte agerar (artikel 16.3 och 16.5).[3]
Så löser du det
-
Skapa en post per produktmodell
Starta ett register med modell- eller typnumret som står på produkten som nyckel. Varje post får de tillämpliga akterna, försäkran, provrapporterna, riskanalysen, bruksanvisningarna och etiketterna samt leverantörsintygen. En fil som inte kan knytas till ett modellnummer är ännu inte bevis.
ProduktvalideringRegelefterlevnadsmotor Öppna i konsolen -
Rensa ut platserna där filer gömmer sig
Sök igenom inköps- och kvalitetspersonalens e-postlådor, delade enheter, leverantörsportaler och provlaboratoriernas konton. Flytta eller länka varje fil till modellens post. Spara det ursprungliga e-postdatumet eller nedladdningsdatumet, eftersom det visar när du fick bevisen.
-
Markera den aktuella versionen och arkivera resten
Markera en version per dokumenttyp som aktuell och behåll tidigare versioner arkiverade, inte raderade. Filen måste hållas uppdaterad, men du måste också kunna visa vad som gällde för enheter som tidigare släppts ut på marknaden.
DokumentationsgeneratorRegelefterlevnadsmotor Öppna i konsolen -
Utse en ägare och en hämtningsväg
Ge varje produktfamilj en ägare. Se till att den EU-baserade aktören, till exempel din importör eller auktoriserade representant, kan nå filen utan att fråga en enskild person. Skriv ner vem som skickar vad till en myndighet och på vilket språk.
-
Gör ett hämtningstest
Välj en modell på måfå och sätt ihop dess kompletta fil som om en myndighet hade frågat. Ta tid. Varje lucka du hittar, till exempel en saknad provrapport eller en osignerad försäkran, förs in på en lista med ett datum för när den ska åtgärdas.
Revisions- och delningslänkarRegelefterlevnadsmotor Öppna i konsolen
Gå igenom stegen i plattformen med din egen produkt.
Vad du behöver visa
| Dokument | Varifrån det kommer | Rättslig grund |
|---|---|---|
| Ett produktregister med en post per modell och dess dokumentstatus | Dina egna efterlevnadsregister | GPSR artikel 9.2–9.3; direktiv 2014/35/EU, artikel 6.2–6.3 |
| Aktuell teknisk dokumentation och försäkran för varje modell, med tidigare versioner arkiverade | Tillverkaren | GPSR artikel 9.3; direktiv 2014/35/EU, bilaga III punkt 4.2 |
| En anteckning om vem som förvaltar filen åt den EU-baserade aktören och hur den lämnas ut | Tillverkaren, importören eller den auktoriserade representanten | Förordning (EU) 2019/1020, artikel 4.3 a–b |
Om du inte gör något
Myndigheterna kan be om dokument var de än finns
Marknadskontrollmyndigheterna har befogenhet att kräva att ekonomiska aktörer lämnar relevanta dokument, tekniska specifikationer, data eller information om överensstämmelse i vilken form eller vilket format som helst och oavsett lagringsmedium eller var de lagras (förordning (EU) 2019/1020, artikel 14.4 a).[3]
En föråldrad fil bryter mot själva skyldigheten
Tillverkare ska se till att den tekniska dokumentationen är uppdaterad och hålla den tillgänglig för marknadskontrollmyndigheterna i 10 år efter att produkten har släppts ut på marknaden (GPSR artikel 9.3). Lågspänningsdirektivet föreskriver samma 10 år för CE-märkt elektrisk utrustning (direktiv 2014/35/EU, artikel 6.3).[1]
Saknade dokument blir en formell bristande överensstämmelse
Myndigheterna kräver korrigerande åtgärder, som kan innefatta att rätta formella fall av bristande överensstämmelse, och ser till att produkten dras tillbaka, återkallas eller förbjuds om aktören inte agerar (förordning (EU) 2019/1020, artikel 16.3 a och 16.5).[3]
Frågor om det här problemet
Får vi förvara den tekniska dokumentationen enbart elektroniskt?
Lågspänningsdirektivet låter tillverkaren lämna information och dokumentation till en myndighet i pappersform eller elektroniskt (direktiv 2014/35/EU, artikel 6.9). Myndigheterna kan kräva dokument i vilken form eller vilket format som helst (förordning (EU) 2019/1020, artikel 14.4 a).
Räcker en leverantörsportal som vårt arkiv?
Skyldigheten att bevara filen ligger på tillverkaren, och på importören för dess kopia (GPSR artiklarna 9.3 och 11.6; direktiv 2014/35/EU, artiklarna 6.3 och 8.8). Om leverantören stänger portalen försvinner ditt bevismaterial med den, så behåll en egen kopia.
Vem måste kunna ta fram filen för en produkt som tillverkas utanför EU?
För produkter som omfattas av de akter som förtecknas i artikel 4.5 i förordning (EU) 2019/1020 är det den EU-baserade aktören: importören, en auktoriserad representant eller, om ingen annan är etablerad i EU, en leverantör av distributionstjänster. Den kontrollerar att försäkran och den tekniska dokumentationen finns och ser till att filen kan göras tillgänglig på begäran (artikel 4.2–4.3).
Hur skiljer sig detta från att inte ha någon dokumentation alls?
Här finns dokumenten men kan inte hittas eller litas på snabbt. Arbetet består i att samla, versionshantera och ge dem en ägare. Om en modell inte har någon fil alls är luckan att bygga upp den på nytt, vilket är en separat uppgift.
Källor
- Förordning (EU) 2023/988 om allmän produktsäkerhet (konsoliderad text av 29 maj 2026) EUR-Lex · hämtad 4 oktober 2026
- Direktiv 2014/35/EU om elektrisk utrustning avsedd för användning inom vissa spänningsgränser (konsoliderad text av 30 maj 2026) EUR-Lex · hämtad 4 oktober 2026
- Förordning (EU) 2019/1020 om marknadskontroll och överensstämmelse för produkter (konsoliderad text av 12 augusti 2026) EUR-Lex · hämtad 4 oktober 2026
Om den här sidan
- Granskare
- Conphora compliance team
- Granskad
- 5 oktober 2026
Allmän information, inte juridisk rådgivning. Kontrollera lagtexten eller fråga en rådgivare om din egen produkt.
Conphora (2026). Våra dokument för regelefterlevnad är utspridda överallt. Hämtad 13 oktober 2026 från https://www.conphora.com/sv/losningar/problem/documents-scattered/
Conphora (2026) Våra dokument för regelefterlevnad är utspridda överallt. Tillgänglig på: https://www.conphora.com/sv/losningar/problem/documents-scattered/ (hämtad 13 oktober 2026).
@misc{conphora2026vradokumentfrregelefterl,
author = {Conphora},
title = {Våra dokument för regelefterlevnad är utspridda överallt},
year = {2026},
url = {https://www.conphora.com/sv/losningar/problem/documents-scattered/},
note = {Hämtad 13 oktober 2026}
} See it working before you add a product
The Demo Company is a complete, read-only example — products, documents, supplier requests and deadlines. Open it with a free account; no card, no trial clock.
Free account · no card · opens in the Demo Company