De collega die onze regelnaleving kende, is vertrokken
De EU-productverplichtingen rusten op het bedrijf, niet op de medewerker die ze behandelde. De fabrikant moet dossiers nog steeds actueel houden, klachten onderzoeken, gevaarlijke producten melden en autoriteiten antwoorden. Beveilig de dossiers en accounts van de vertrekkende persoon, bouw een overzicht op van producten, documenten en lopende zaken, wijs elke verplichting toe aan een benoemde rol en leg de routines vast, zodat de volgende wisseling ze niet opnieuw op nul zet.
Free account · no card · opens in the Demo Company
Beoordeeld op 4 oktober 2026 door Conphora compliance team · Geen juridisch advies
Waarom dit gebeurt
Kennis over naleving zit vaak in één hoofd en één mailbox, maar de wet richt zich niet tot individuen. De verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 (GPSR) legt haar verplichtingen op aan marktdeelnemers. De fabrikant voert een interne risicoanalyse uit en stelt technische documentatie op voordat hij een product in de handel brengt, houdt die actueel en houdt haar 10 jaar ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten (artikel 9, leden 2 en 3). Hij hanteert procedures zodat in serie geproduceerde producten conform blijven (artikel 9, lid 4).[1]
Sommige verplichtingen worden door gebeurtenissen in werking gesteld en kunnen niet wachten. Heeft een fabrikant redenen om aan te nemen dat een product dat hij op de markt heeft gebracht gevaarlijk is, dan moet hij onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen, de consumenten informeren en de autoriteiten informeren via de Safety Business Gateway (artikel 9, lid 8). Hij houdt andere marktdeelnemers in de toeleveringsketen op de hoogte van veiligheidskwesties (artikel 9, lid 10), onderzoekt klachten en ongevalsinformatie en houdt een intern register bij van klachten, terugroepingen en corrigerende maatregelen (artikel 9, lid 12). Een ongeval dat door het product is veroorzaakt, wordt zonder onnodige vertraging gemeld via de Safety Business Gateway (artikel 20, lid 1). Importeurs hebben vergelijkbare verplichtingen (artikel 11). Volgens artikel 2, lid 1, derde alinea, punt b), is hoofdstuk III, afdeling 1 (artikelen 9 tot en met 18), niet van toepassing op producten die onder harmonisatiewetgeving van de Unie vallen; de ongevalsverplichting in artikel 20 staat in afdeling 2, die dat punt niet uitsluit.[1]
Voor producten met CE-markering bepaalt de sectorale rechtshandeling de verplichtingen. Onder de laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU bewaart de fabrikant de technische documentatie en de verklaring 10 jaar (artikel 6, lid 3), houdt hij rekening met wijzigingen in ontwerp en normen (artikel 6, lid 4), treedt hij onmiddellijk op bij non-conformiteit en informeert hij de autoriteiten wanneer het materieel een risico inhoudt (artikel 6, lid 8), en verstrekt hij documentatie op een met redenen omkleed verzoek (artikel 6, lid 9). Een gemachtigde kan het dossier bewaren en autoriteiten antwoorden, maar het opstellen van de technische documentatie kan geen deel uitmaken van zijn mandaat (artikel 7).[2]
Autoriteiten richten zich tot degene die het product in de Unie vertegenwoordigt. Voor producten onder de rechtshandelingen die in artikel 4, lid 5, van Verordening (EU) 2019/1020 zijn opgesomd, controleert de in de EU gevestigde marktdeelnemer dat de verklaring en de technische documentatie bestaan, verstrekt hij documentatie op een met redenen omkleed verzoek, informeert hij autoriteiten over risico's en werkt hij mee aan corrigerende maatregelen (artikel 4, lid 3). Zijn naam en contactgegevens staan op het product, de verpakking, het pakket of een begeleidend document (artikel 4, lid 4). Een personeelswisseling verandert niets aan wie die marktdeelnemer is.[3]
Hoe u het oplost
-
Beveilig eerst dossiers, mailboxen en accounts
Voordat de toegang wordt afgesloten, exporteert of draagt u de mailbox voor naleving, de mappen op de schijf en de accounts bij testlaboratoria, aangemelde instanties, leveranciersportalen en autoriteitssystemen zoals de Safety Business Gateway over. Laat de originelen ongewijzigd.
-
Maak een lijst van de lopende zaken
Zoek naar klachten die worden onderzocht, verzoeken van autoriteiten met een termijn, corrigerende maatregelen in uitvoering, certificaten die bijna verlopen en beloften aan klanten. Elke lopende zaak krijgt een nieuwe eigenaar en een datum.
-
Bouw het productoverzicht opnieuw op
Maak een lijst van de producten op de markt met de toepasselijke rechtshandelingen, de verklaring, het technisch dossier, de testrapporten en de verantwoordelijke persoon in de EU. Markeer wat actueel is, wat ontbreekt en wat alleen de vertrokken medewerker begreep.
ProductvalidatieCompliance-engine Open in de console -
Wijs elke wettelijke verplichting toe aan een rol
Leg vast wie de technische dossiers actueel houdt, wie klachten en het klachtenregister behandelt, wie gevaarlijke producten meldt en wie autoriteiten antwoordt. Benoem voor elk een vervanger, zodat één afwezigheid de verplichting niet stillegt.
-
Leid de opvolger op en leg de routine vast
Geef de nieuwe eigenaar een gestructureerde route door de basis van EU-productconformiteit en een schriftelijke procedure voor elke verplichting: wanneer die van toepassing wordt, wat te controleren en wat vast te leggen. Evalueer de procedure na de eerste echte zaak.
Compliance ManagerAcademy · account vereist Free Open
Doorloop de stappen in het platform met uw eigen product.
Wat u moet aantonen
| Document | Waar het vandaan komt | Juridische grondslag |
|---|---|---|
| Een inventaris van producten, dossiers en lopende zaken op de overdrachtsdatum | Uw eigen administratie | GPSR, artikel 9, leden 2 en 3; Richtlijn 2014/35/EU, artikel 6, lid 3 |
| Een verantwoordelijkhedenmatrix: verplichting, eigenaar, vervanger, bron in de rechtshandeling | Het management | GPSR, artikel 9, leden 8 en 12, en artikel 20, lid 1 |
| Het klachtenregister, met lopende onderzoeken gemarkeerd | De fabrikant of de importeur | GPSR, artikel 9, lid 12, en artikel 11, lid 10 |
Als u niets doet
Dossiers moeten actueel blijven, wie de functie ook vervult
Fabrikanten zorgen ervoor dat de technische documentatie actueel is en houden haar 10 jaar ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten (GPSR, artikel 9, lid 3).[1]
Een gevaarlijk product vereist nog steeds onmiddellijk optreden
Heeft een fabrikant redenen om aan te nemen dat een product dat hij op de markt heeft gebracht gevaarlijk is, dan moet hij onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen, de consumenten informeren en de autoriteiten informeren via de Safety Business Gateway (GPSR, artikel 9, lid 8). Voor elektrisch materieel met CE-markering stelt Richtlijn 2014/35/EU, artikel 6, lid 8, een vergelijkbare verplichting.[1]
Verzoeken van autoriteiten wachten niet op een nieuwe medewerker
De in de EU gevestigde marktdeelnemer moet een autoriteit op een met redenen omkleed verzoek alle informatie en documentatie verstrekken die nodig is om de conformiteit aan te tonen, en meewerken aan corrigerende maatregelen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 4, lid 3, punten b) en d)).[3]
Vragen over dit probleem
Is de vertrokken medewerker persoonlijk verantwoordelijk voor oude producten?
De rechtshandelingen leggen de verplichtingen op aan marktdeelnemers: de fabrikant, importeur, distributeur of gemachtigde (GPSR, artikelen 9 tot en met 12; Richtlijn 2014/35/EU, artikelen 6 tot en met 8). Die blijven bij het bedrijf wanneer een medewerker vertrekt.
Kan een gemachtigde het werk overnemen?
Gedeeltelijk. Onder de laagspanningsrichtlijn kan een gemachtigde de verklaring en de technische documentatie voor de autoriteiten bewaren en hun verzoeken beantwoorden, maar het opstellen van de technische documentatie en de verplichting inzake ontwerp en fabricage kunnen geen deel uitmaken van zijn mandaat (Richtlijn 2014/35/EU, artikel 7, leden 1 en 2). Als het mandaat dat vermeldt, mag hij de verklaring opstellen (bijlage III, punt 5).
Wat als we een verklaring of een testrapport niet kunnen vinden?
Vraag eerst een kopie aan degene die het heeft afgegeven: het testlaboratorium, de aangemelde instantie of de leverancier. Kan het bewijs niet worden achterhaald, bouw het dan opnieuw op voordat u meer eenheden op de markt brengt, want het dossier moet bestaan en actueel zijn (GPSR, artikel 9, leden 2 en 3; Richtlijn 2014/35/EU, artikel 6, leden 2 en 3).
Wie moet hierna de naleving beheren?
De wet schrijft geen functietitel voor. Zij legt verplichtingen op aan het bedrijf. Wijs elke verplichting toe aan een rol met een vervanger en zorg dat de persoon in die rol toegang heeft tot de dossiers en de systemen van de autoriteiten.
Bronnen
- Verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid (geconsolideerde tekst van 29 mei 2026) EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
- Richtlijn 2014/35/EU inzake elektrisch materieel bestemd voor gebruik binnen bepaalde spanningsgrenzen (geconsolideerde tekst van 30 mei 2026) EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
- Verordening (EU) 2019/1020 betreffende markttoezicht en conformiteit van producten (geconsolideerde tekst van 12 augustus 2026) EUR-Lex · geraadpleegd op 4 oktober 2026
Over deze pagina
- Beoordelaar
- Conphora compliance team
- Beoordeeld
- 4 oktober 2026
Algemene informatie, geen juridisch advies. Raadpleeg de wettekst of een adviseur voor uw eigen product.
Conphora (2026). De collega die onze regelnaleving kende, is vertrokken. Geraadpleegd op 13 oktober 2026 via https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/employee-left/
Conphora (2026) De collega die onze regelnaleving kende, is vertrokken. Beschikbaar op: https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/employee-left/ (geraadpleegd op 13 oktober 2026).
@misc{conphora2026decollegadieonzeregelnal,
author = {Conphora},
title = {De collega die onze regelnaleving kende, is vertrokken},
year = {2026},
url = {https://www.conphora.com/nl/oplossingen/probleem/employee-left/},
note = {Geraadpleegd op 13 oktober 2026}
} See it working before you add a product
The Demo Company is a complete, read-only example — products, documents, supplier requests and deadlines. Open it with a free account; no card, no trial clock.
Free account · no card · opens in the Demo Company