Op grond van artikel 4, lid 2, van de EU-Ontbossingsverordening mogen marktdeelnemers relevante producten niet in de handel brengen of exporteren zonder eerst een zorgvuldigheidsverklaring in te dienen. Een marktdeelnemer die passende zorgvuldigheid heeft betracht overeenkomstig artikel 8 en heeft geconcludeerd dat de producten voldoen aan artikel 3, moet de verklaring beschikbaar stellen aan de bevoegde autoriteiten via het informatiesysteem dat de Commissie op grond van artikel 33 uiterlijk op 30 december 2024 moest opzetten. De verklaring is elektronisch en overdraagbaar en bevat de in bijlage II vastgestelde informatie, samen met een verklaring dat passende zorgvuldigheid is betracht en dat geen of slechts een verwaarloosbaar risico is vastgesteld.
Bijlage II somt de inhoud op: de naam, het adres en het EORI-nummer van de marktdeelnemer wanneer producten de EU binnenkomen of verlaten; de code van het Geharmoniseerd Systeem, een beschrijving met inbegrip van de handelsnaam en, indien van toepassing, de wetenschappelijke naam, en de hoeveelheid; het land van productie en de geolocatie van alle percelen waar de grondstoffen zijn geproduceerd, of van de inrichtingen waar vee werd gehouden; de standaardbevestigingstekst; en een handtekening. Marktdeelnemers moeten de referentienummers van hun verklaringen doorgeven aan marktdeelnemers en handelaren verderop in de keten, die daarnaar verwijzen in plaats van de oefening te herhalen.
Artikel 4, lid 3, maakt de marktdeelnemer door het indienen van de verklaring verantwoordelijk voor de conformiteit van het product, en de verordening verplicht marktdeelnemers om hun zorgvuldigheidsverklaringen en onderliggende documentatie vijf jaar te bewaren. Verordening (EU) 2025/2650 heeft in artikel 4a een eenmalige vereenvoudigde verklaring ingevoerd voor micro- en kleine primaire marktdeelnemers, in plaats van een verklaring per zending. Voor een importeur van koffie, cacao, rubber, hout of papierproducten is de verklaring het document dat douane en bevoegde autoriteiten vanaf 30 december 2026 zullen opvragen, en het onderliggende zorgvuldigheidsdossier moet op verzoek beschikbaar zijn.