Zgodnie z art. 4 ust. 2 unijnego rozporządzenia w sprawie wylesiania podmioty nie mogą wprowadzać odpowiednich produktów do obrotu ani ich wywozić, jeżeli wcześniej nie złożyły oświadczenia w sprawie należytej staranności. Podmiot, który dochował należytej staranności zgodnie z art. 8 i stwierdził, że produkty spełniają wymogi art. 3, musi udostępnić oświadczenie właściwym organom za pośrednictwem systemu informacyjnego, który zgodnie z art. 33 Komisja miała ustanowić do 30 grudnia 2024 r. Oświadczenie ma formę elektroniczną, może być przesyłane i zawiera informacje określone w załączniku II wraz z deklaracją, że dochowano należytej staranności i stwierdzono brak ryzyka lub jedynie nieznaczne ryzyko.
Załącznik II określa zawartość oświadczenia: nazwę, adres i numer EORI podmiotu w miejscu, w którym produkty wjeżdżają do UE lub ją opuszczają; kod Systemu Zharmonizowanego, opis zawierający nazwę handlową oraz, w stosownych przypadkach, nazwę naukową, a także ilość; kraj produkcji i geolokalizację wszystkich działek, na których wyprodukowano dane surowce, lub obiektów, w których utrzymywano bydło; standardowy tekst potwierdzenia; oraz podpis. Podmioty muszą przekazywać numery referencyjne swoich oświadczeń podmiotom działającym dalej w łańcuchu dostaw i handlowcom, którzy powołują się na nie zamiast powtarzać całą procedurę.
Art. 4 ust. 3 czyni podmiot odpowiedzialnym za zgodność produktu poprzez złożenie oświadczenia, a rozporządzenie wymaga, aby podmioty przechowywały oświadczenia w sprawie należytej staranności oraz dokumentację uzupełniającą przez pięć lat. Rozporządzenie (UE) 2025/2650 wprowadziło w art. 4a jednorazowe uproszczone oświadczenie dla mikroprzedsiębiorców i małych przedsiębiorców będących podmiotami pierwotnymi, zamiast oświadczenia dla każdej przesyłki. Dla importera kawy, kakao, kauczuku, drewna lub produktów papierniczych oświadczenie jest dokumentem, którego od 30 grudnia 2026 r. będą żądać organy celne i właściwe organy, a stojąca za nim dokumentacja należytej staranności musi być dostępna na żądanie.