En virtud del artículo 4, apartado 2, del Reglamento de la UE sobre deforestación, los operadores no podrán introducir productos pertinentes en el mercado ni exportarlos sin presentar previamente una declaración de diligencia debida. El operador que haya ejercido la diligencia debida conforme al artículo 8 y haya concluido que los productos cumplen el artículo 3 debe poner la declaración a disposición de las autoridades competentes a través del sistema de información que el artículo 33 obligaba a la Comisión a establecer antes del 30 de diciembre de 2024. La declaración es electrónica y transmisible, y contiene la información que figura en el anexo II junto con la manifestación de que se ha ejercido la diligencia debida y de que no se ha detectado riesgo alguno o solo un riesgo insignificante.
El anexo II enumera su contenido: el nombre, la dirección y el número EORI del operador cuando los productos entren o salgan de la UE; el código del Sistema Armonizado, una descripción que incluya el nombre comercial y, en su caso, el nombre científico, y la cantidad; el país de producción y la geolocalización de todas las parcelas en las que se produjeron las materias primas, o de los establecimientos en los que se criaron los bovinos; el texto de confirmación normalizado; y una firma. Los operadores deben transmitir los números de referencia de sus declaraciones a los operadores en una fase posterior de la cadena y a los comerciantes, que se remiten a ellos en lugar de repetir el ejercicio.
El artículo 4, apartado 3, hace responsable al operador de la conformidad del producto al presentar la declaración, y el reglamento exige a los operadores conservar sus declaraciones de diligencia debida y la documentación justificativa durante cinco años. El Reglamento (UE) 2025/2650 introdujo, en el artículo 4 bis, una declaración simplificada de carácter único para los operadores primarios que sean microempresas o pequeñas empresas, en lugar de una declaración por envío. Para el importador de café, cacao, caucho, madera o productos de papel, la declaración es el documento que las aduanas y las autoridades competentes exigirán a partir del 30 de diciembre de 2026, y la documentación de diligencia debida que la respalda debe estar disponible cuando se solicite.