Enligt artikel 4.2 i EU:s avskogningsförordning får operatörer inte släppa ut relevanta produkter på marknaden eller exportera dem utan att först ha lämnat in en förklaring om tillbörlig aktsamhet. En operatör som har iakttagit tillbörlig aktsamhet i enlighet med artikel 8 och konstaterat att produkterna överensstämmer med artikel 3 ska göra förklaringen tillgänglig för de behöriga myndigheterna genom det informationssystem som artikel 33 ålade kommissionen att inrätta senast den 30 december 2024. Förklaringen är elektronisk och överförbar och innehåller de uppgifter som anges i bilaga II, tillsammans med en försäkran om att tillbörlig aktsamhet har iakttagits och att ingen eller endast en försumbar risk har konstaterats.
Bilaga II anger innehållet: operatörens namn, adress och EORI-nummer där produkterna förs in i eller ut ur EU; HS-koden (Harmoniserade systemet), en beskrivning inklusive handelsnamnet och, i förekommande fall, det vetenskapliga namnet samt kvantiteten; produktionslandet och geolokaliseringen för alla de arealer där råvarorna producerades, eller för de anläggningar där boskapen hölls; standardbekräftelsetexten; samt en underskrift. Operatörer måste vidarebefordra referensnumren för sina förklaringar till efterföljande operatörer och handlare, som hänvisar till dem i stället för att upprepa granskningen.
Artikel 4.3 gör operatören ansvarig för produktens överensstämmelse genom att lämna in förklaringen, och förordningen kräver att operatörerna bevarar sina förklaringar om tillbörlig aktsamhet och tillhörande dokumentation i fem år. Förordning (EU) 2025/2650 införde, i artikel 4a, en engångsförenklad deklaration för mikroverksamheter eller små primäroperatörer i stället för en förklaring per sändning. För en importör av kaffe, kakao, gummi, trä- eller pappersprodukter är förklaringen det dokument som tullen och de behöriga myndigheterna kommer att efterfråga från den 30 december 2026, och den bakomliggande dokumentationen om tillbörlig aktsamhet ska kunna visas upp på begäran.