Efter artikel 4, stk. 2, i EU’s skovrydningsforordning må operatører ikke bringe relevante produkter i omsætning eller eksportere dem uden først at have indgivet en due diligence-erklæring. En operatør, der har udvist due diligence i overensstemmelse med artikel 8 og konkluderet, at produkterne overholder artikel 3, skal stille erklæringen til rådighed for de kompetente myndigheder gennem det informationssystem, som artikel 33 pålagde Kommissionen at etablere senest den 30. december 2024. Erklæringen er elektronisk og kan overføres, og den indeholder de oplysninger, der er anført i bilag II, sammen med en erklæring om, at der er udvist due diligence, og at der ikke er konstateret nogen risiko eller kun en ubetydelig risiko.
Bilag II angiver indholdet: operatørens navn, adresse og EORI-nummer, når produkterne indføres til eller udføres fra EU; den harmoniserede systemkode (HS-kode), en beskrivelse inklusive handelsnavnet og, hvor det er relevant, det videnskabelige navn, samt mængden; produktionslandet og geolokaliseringen af alle de arealer, hvor råvarerne blev produceret, eller af de bedrifter, hvor kvæget blev holdt; standardbekræftelsesteksten; og en underskrift. Operatører skal videregive referencenumrene på deres erklæringer til operatører i efterfølgende led i forsyningskæden og forhandlere længere nede i forsyningskæden, som i stedet for at gentage øvelsen henviser til disse numre.
Efter artikel 4, stk. 3, påtager operatøren sig ved at indgive erklæringen ansvaret for, at produktet overholder forordningen, og forordningen pålægger operatørerne at opbevare deres due diligence-erklæringer og understøttende dokumentation i fem år. Forordning (EU) 2025/2650 indførte i artikel 4a en forenklet engangserklæring for mikro- eller små primæroperatører i stedet for én erklæring pr. forsendelse. For en importør af kaffe, kakao, gummi, træ eller papirprodukter er erklæringen det dokument, som toldmyndighederne og de kompetente myndigheder vil bede om fra den 30. december 2026, og den underliggende due diligence-dokumentation skal kunne fremvises efter anmodning.