Troppi fornitori: non teniamo traccia dei documenti
Con molti fornitori il problema non è l’archiviazione ma il controllo: quale prodotto manca di quale documento, da chi e da quando. La legge richiede documentazione aggiornata, conservata per 10 anni, e fornitori identificabili per sei anni (GPSR, artt. 9, par. 3, 11, par. 6, e 15, par. 5). Tenga un unico registro, ordini le lacune per rischio e le solleciti con regolarità.
Free account · no card · opens in the Demo Company
Verificato il 4 ottobre 2026 da Conphora compliance team · Non è consulenza legale
Perché accade
Un importatore con molti fornitori ha, per ciascun prodotto, gli stessi obblighi di chi ne ha uno solo; ciò che cambia è lo sforzo per adempierli. Ai sensi del regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti, l’importatore deve garantire, prima di immettere ciascun prodotto sul mercato, che il fabbricante abbia redatto l’analisi dei rischi e la documentazione tecnica (art. 11, par. 1) e deve conservarne una copia per 10 anni dall’immissione del prodotto (art. 11, par. 6). Il fabbricante deve mantenere aggiornata tale documentazione (art. 9, par. 3). La Guida blu della Commissione intende i 10 anni come decorrenti dall’ultimo esemplare del modello di prodotto immesso sul mercato (note 115 e 142): il periodo di conservazione si sposta dunque finché vengono immesse nuove unità.[1][4]
La tracciabilità aggiunge un secondo registro. Ogni operatore economico deve, su richiesta, identificare gli operatori che gli hanno fornito il prodotto o una parte, un componente o un software integrato, nonché quelli a cui lo ha fornito, ed essere in grado di presentare tali informazioni per sei anni (GPSR, art. 15, parr. 3 e 5). Per le apparecchiature a bassa tensione, la direttiva 2014/35/UE richiede la stessa identificazione di fornitori e clienti per 10 anni (art. 11).[1][2]
I fascicoli non si mantengono aggiornati da soli. La direttiva Bassa tensione impone ai fabbricanti di tenere adeguatamente conto delle modifiche della progettazione o delle caratteristiche del prodotto e delle norme armonizzate (art. 6, par. 4) e di mantenere costantemente aggiornata la dichiarazione di conformità (art. 15, par. 2). Quando cambiano il prodotto, la norma o il certificato di un fornitore, la copia dell’importatore diventa obsoleta, a meno che qualcuno non la richieda.[2]
Il GPSR non prescrive uno strumento. Impone agli operatori economici di disporre di processi interni per la sicurezza dei prodotti che consentano loro di conformarsi (art. 14). Le autorità di vigilanza del mercato, dal canto loro, possono esigere documenti e informazioni sulla catena di fornitura in qualsiasi forma e ovunque siano conservati (regolamento (UE) 2019/1020, art. 14, par. 4, lett. a) e b)). Un registro di fornitori e prodotti con stato, responsabili e trigger è un modo per soddisfare entrambe le esigenze.[1][3]
Come risolverlo
-
Creare un unico registro di fornitori e prodotti
Una riga per prodotto e fornitore: l’entità giuridica del fornitore, il fabbricante, il prodotto, le regole applicabili, i documenti che tali regole richiedono, ciò che si possiede, la data di ricezione e le lacune aperte. Si aggiungano i fornitori dei componenti, ove noti, perché anche su questi le autorità possono fare richiesta.
Convalida dei prodottiMotore di conformità Apri nella console -
Ordinare le lacune per rischio
Non tutte le lacune sono ugualmente urgenti. In cima si collochino i prodotti per bambini e per altri utilizzatori vulnerabili, i prodotti con pericoli noti in Safety Gate e quelli soggetti ad atti che richiedono un organismo notificato. L’analisi dei rischi mancante per un giocattolo conta più di una traduzione mancante per uno zerbino.
-
Inviare una richiesta standard per fornitore
Si raccolgano tutte le voci aperte di un fornitore in un’unica richiesta, con un elenco chiaro per prodotto e una data, anziché in tante e-mail estemporanee. Si registrino nel registro la richiesta e la risposta e si proceda per gradi con scadenze fisse: sollecito, responsabile acquisti, blocco dell’ordine.
-
Fissare trigger di rinnovo, non solo date
I documenti diventano obsoleti quando qualcosa cambia: una nuova edizione di una norma armonizzata, una modifica del prodotto o dei suoi componenti, un certificato scaduto o ritirato, un nuovo paese di vendita con una nuova lingua. Si segnali ogni trigger nel registro, in modo che il fornitore giusto sia interpellato al momento giusto.
-
Condividere lo stato con chi lo chiede
Rivenditori, auditor e autorità pongono le stesse domande. Si fornisca a ciascuno uno stato aggiornato per prodotto e i documenti che lo sostengono, così da rispondere dal registro anziché ricostruire ogni volta la risposta.
Link di audit e condivisioneMotore di conformità Apri nella console
Svolga i passi nella piattaforma con il suo prodotto.
Cosa è necessario dimostrare
| Documento | Da dove proviene | Base giuridica |
|---|---|---|
| Registro di fornitori e prodotti con lo stato dei documenti per prodotto | I Suoi registri interni | GPSR, artt. 14 e 15, par. 3 |
| Copie della documentazione tecnica per prodotto | I fabbricanti | GPSR, art. 11, par. 6; direttiva Bassa tensione, art. 8, par. 8 |
| Registro delle richieste, delle risposte e dei solleciti | I Suoi fascicoli degli acquisti e della qualità | GPSR, art. 14 |
Se non si fa nulla
I documenti non si riescono a produrre quando l’autorità li chiede
Le autorità possono esigere documenti, specifiche tecniche e informazioni in qualsiasi forma o formato e indipendentemente dal luogo in cui sono conservati, nonché informazioni sulla catena di fornitura (regolamento (UE) 2019/1020, art. 14, par. 4, lett. a) e b)).[3]
Fascicoli non aggiornati
La documentazione tecnica deve essere mantenuta aggiornata (GPSR, art. 9, par. 3); per i prodotti con marcatura CE si devono tenere conto delle modifiche della progettazione e delle norme armonizzate (direttiva Bassa tensione, art. 6, par. 4). Un fascicolo ricevuto una volta e mai riesaminato può non descrivere più il prodotto.[1]
Tracciabilità dei fornitori carente
Gli operatori economici devono, su richiesta, identificare chi ha fornito loro il prodotto o una parte o un componente, ed essere in grado di presentare tali informazioni per sei anni (GPSR, art. 15, parr. 3 e 5).[1]
Domande su questo problema
In che cosa differisce dall’organizzazione dei nostri fascicoli?
L’organizzazione dei fascicoli riguarda ciò che si possiede. Qui si tratta di ciò che resta da ottenere, da chi e quando diventa obsoleto. Entrambi si concludono con un unico registro per prodotto; il registro aggiunge il fornitore e le richieste aperte.
Con quale frequenza dobbiamo chiedere ai fornitori di confermare i documenti?
La legge non fissa alcun intervallo. Richiede che la documentazione sia mantenuta aggiornata (GPSR, art. 9, par. 3) e che la persona responsabile nell’Unione verifichi periodicamente, ove opportuno in relazione ai rischi, la conformità del prodotto alla documentazione tecnica (art. 16, par. 2), senza una frequenza prestabilita. Un riesame guidato da trigger di modifica, come nuove norme, modifiche del prodotto o nuovi mercati, segue la legge più da vicino di una data di calendario.
Quali fornitori dobbiamo essere in grado di nominare?
Quelli che Le hanno fornito il prodotto, oppure una parte, un componente o un software in esso integrato, e quelli cui Lei ha fornito il prodotto (GPSR, art. 15, par. 3). Ai sensi della direttiva Bassa tensione i registri riguardano gli operatori che Le hanno fornito il prodotto e quelli cui lo ha fornito, per 10 anni (art. 11).
Ci serve un sistema separato?
La legge richiede processi interni per la sicurezza dei prodotti (GPSR, art. 14), non uno strumento particolare. Conta un registro che mostri lo stato per prodotto e fornitore, i responsabili e le date.
Fonti
- Regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti (testo consolidato del 29 maggio 2026) EUR-Lex · consultato il 4 ottobre 2026
- Direttiva 2014/35/UE concernente il materiale elettrico (direttiva Bassa tensione), testo consolidato del 30 maggio 2026 EUR-Lex · consultato il 4 ottobre 2026
- Regolamento (UE) 2019/1020 sulla vigilanza del mercato e sulla conformità dei prodotti (testo consolidato del 12 agosto 2026) EUR-Lex · consultato il 4 ottobre 2026
- La «Guida blu» sull’attuazione della normativa UE sui prodotti 2022 (2022/C 247/01) Commissione europea, tramite EUR-Lex · consultato il 4 ottobre 2026
Informazioni su questa pagina
- Revisore
- Conphora compliance team
- Verificato
- 4 ottobre 2026
Informazioni di carattere generale, non consulenza legale. Verifichi il testo giuridico o si rivolga a un consulente per il suo prodotto.
Conphora (2026). Troppi fornitori: non teniamo traccia dei documenti. Consultato il 13 ottobre 2026 da https://www.conphora.com/it/soluzioni/problema/many-suppliers-tracking/
Conphora (2026) Troppi fornitori: non teniamo traccia dei documenti. Disponibile all’indirizzo: https://www.conphora.com/it/soluzioni/problema/many-suppliers-tracking/ (consultato il 13 ottobre 2026).
@misc{conphora2026troppifornitorinonteniam,
author = {Conphora},
title = {Troppi fornitori: non teniamo traccia dei documenti},
year = {2026},
url = {https://www.conphora.com/it/soluzioni/problema/many-suppliers-tracking/},
note = {Consultato il 13 ottobre 2026}
} See it working before you add a product
The Demo Company is a complete, read-only example — products, documents, supplier requests and deadlines. Open it with a free account; no card, no trial clock.
Free account · no card · opens in the Demo Company