No controlamos los documentos de tantos proveedores

Un importador con muchos proveedores tiene las mismas obligaciones por producto que uno con un único proveedor; lo que cambia es el esfuerzo de cumplirlas. Con arreglo al Reglamento (UE) 2023/988 relativo a la seguridad general de los productos, el importador debe asegurarse, antes de introducir cada producto en el mercado, de que el fabricante ha elaborado el análisis de riesgos y la documentación técnica (artículo 11, apartado 1) y conservar una copia durante 10 años desde la introducción del producto (artículo 11, apartado 6). El fabricante debe mantener esa documentación actualizada (artículo 9, apartado 3). La Guía azul de la Comisión entiende que los 10 años se cuentan desde la última unidad del modelo de producto introducida en el mercado (notas 115 y 142), de modo que el plazo de conservación se desplaza mientras se sigan introduciendo nuevas unidades.^[1][4]

La trazabilidad añade un segundo registro. Todo operador económico debe, previa solicitud, identificar a cualquier operador que le haya suministrado el producto o una parte, un componente o un programa informático integrado, y a cualquier operador al que haya suministrado, y debe poder presentar esa información durante seis años (GPSR, artículo 15, apartados 3 y 5). Para el material eléctrico de baja tensión, la Directiva 2014/35/UE exige la misma identificación de proveedores y clientes durante 10 años (artículo 11).^[1][2]

La documentación no se mantiene actualizada por sí sola. La Directiva de baja tensión exige que los fabricantes tengan debidamente en cuenta los cambios en el diseño o las características del producto y en las normas armonizadas (artículo 6, apartado 4) y que mantengan permanentemente actualizada la declaración de conformidad (artículo 15, apartado 2). Cuando cambia el producto, la norma o el certificado de un proveedor, la copia del importador queda obsoleta si nadie la reclama.^[2]

El GPSR no prescribe ninguna herramienta. Exige que los operadores económicos dispongan de procesos internos de seguridad de los productos que les permitan cumplir (artículo 14). Por su parte, las autoridades de vigilancia del mercado pueden exigir documentos e información sobre la cadena de suministro en cualquier forma y con independencia de dónde estén almacenados (Reglamento (UE) 2019/1020, artículo 14, apartado 4, letras a) y b)). Un registro de proveedores y productos con estado, responsables y desencadenantes es una forma de cumplir ambas exigencias.^[1][3]