Trop de fournisseurs pour suivre leurs documents

Un importateur qui compte de nombreux fournisseurs a, produit par produit, les mêmes obligations que celui qui n'en a qu'un ; ce qui change, c'est l'effort nécessaire pour les remplir. Selon le règlement (UE) 2023/988 relatif à la sécurité générale des produits, l'importateur veille, avant de mettre chaque produit sur le marché, à ce que le fabricant ait établi l'analyse des risques et la documentation technique (article 11, § 1) et en conserve une copie pendant 10 ans après la mise sur le marché (article 11, § 6). Le fabricant doit tenir cette documentation à jour (article 9, § 3). Le Guide bleu de la Commission interprète ces 10 ans comme courant à partir du dernier exemplaire du modèle de produit mis sur le marché (notes 115 et 142) : la durée de conservation se déplace donc tant que de nouvelles unités sont mises sur le marché.^[1][4]

La traçabilité ajoute un second registre. Chaque opérateur économique doit, sur demande, identifier tout opérateur qui lui a fourni le produit ou une partie, un composant ou un logiciel intégré, ainsi que tout opérateur auquel il a fourni le produit, et pouvoir présenter cette information pendant six ans (GPSR, article 15, § 3 et 5). Pour le matériel électrique basse tension, la directive Basse tension 2014/35/UE impose la même identification des fournisseurs et des clients pendant 10 ans (article 11).^[1][2]

Les dossiers ne restent pas à jour d'eux-mêmes. La directive Basse tension exige des fabricants qu'ils tiennent dûment compte des modifications de la conception ou des caractéristiques du produit et des normes harmonisées (article 6, § 4) et qu'ils tiennent la déclaration de conformité continuellement à jour (article 15, § 2). Lorsque le produit, la norme ou le certificat d'un fournisseur change, la copie de l'importateur devient obsolète si personne ne la réclame.^[2]

Le GPSR ne prescrit aucun outil. Il exige des opérateurs économiques qu'ils disposent de processus internes pour la sécurité des produits leur permettant de se conformer au règlement (article 14). Les autorités de surveillance du marché, de leur côté, peuvent exiger des documents et des informations sur la chaîne d'approvisionnement sous quelque forme que ce soit et quel que soit leur lieu de stockage (règlement (UE) 2019/1020, article 14, § 4, points a) et b)). Un registre des fournisseurs et des produits avec état, responsables et déclencheurs est une façon de répondre aux deux.^[1][3]