Nie panujemy nad dokumentami od wielu dostawców

Importer z wieloma dostawcami ma w odniesieniu do każdego produktu te same obowiązki co importer z jednym dostawcą; zmienia się jedynie wysiłek potrzebny do ich spełnienia. Na podstawie rozporządzenia (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów importer musi przed wprowadzeniem każdego produktu do obrotu upewnić się, że producent sporządził analizę ryzyka i dokumentację techniczną (art. 11 ust. 1), oraz przechowywać jej kopię przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu (art. 11 ust. 6). Producent musi utrzymywać tę dokumentację w stanie aktualnym (art. 9 ust. 3). Niebieski przewodnik Komisji odczytuje 10 lat jako okres liczony od ostatniej sztuki modelu produktu wprowadzonej do obrotu (przypisy 115 i 142), więc okres przechowywania przesuwa się, dopóki wprowadzane są nowe sztuki.^[1][4]

Identyfikowalność dodaje drugi rejestr. Każdy podmiot gospodarczy musi na żądanie wskazać każdy podmiot, który dostarczył mu produkt lub jego część, komponent albo wbudowane oprogramowanie, oraz każdy podmiot, któremu sam dostarczył produkt, i być w stanie przedstawić te informacje przez sześć lat (GPSR, art. 15 ust. 3 i 5). W przypadku sprzętu niskonapięciowego dyrektywa niskonapięciowa 2014/35/UE wymaga identyfikacji dostawców i odbiorców przez 10 lat (art. 11).^[1][2]

Dokumenty nie pozostają aktualne same z siebie. Dyrektywa niskonapięciowa wymaga od producentów odpowiedniego uwzględniania zmian w konstrukcji lub cechach produktu oraz w normach zharmonizowanych (art. 6 ust. 4) i stałego aktualizowania deklaracji zgodności (art. 15 ust. 2). Gdy zmienia się produkt, norma lub certyfikat dostawcy, kopia importera dezaktualizuje się, chyba że ktoś o to zapyta.^[2]

GPSR nie narzuca żadnego narzędzia. Wymaga od podmiotów gospodarczych posiadania wewnętrznych procesów w zakresie bezpieczeństwa produktów, które umożliwiają im spełnianie wymogów (art. 14). Organy nadzoru rynku mogą ze swej strony żądać dokumentów i informacji o łańcuchu dostaw w dowolnej postaci i niezależnie od miejsca ich przechowywania (rozporządzenie (UE) 2019/1020, art. 14 ust. 4 lit. a) i b)). Rejestr dostawców i produktów ze statusem, osobami odpowiedzialnymi i wyzwalaczami jest jednym ze sposobów spełnienia obu wymogów.^[1][3]