Vi håller inte reda på dokument från många leverantörer
Med många leverantörer är problemet inte lagringen utan kontrollen: att veta vilken produkt som saknar vilket dokument, från vem och sedan när. Lagen förväntar sig aktuella filer som sparas i 10 år och att varje leverantör kan identifieras i sex år (GPSR artikel 9.3, 11.6 och 15.5). För ett enda register över leverantörer och produkter, rangordna bristerna efter risk, följ upp dem enligt ett schema och reagera på förändringar.
Free account · no card · opens in the Demo Company
Granskad 4 oktober 2026 av Conphora compliance team · Inte juridisk rådgivning
Varför det händer
En importör med många leverantörer har samma skyldigheter per produkt som en med en enda leverantör; det som ändras är arbetet med att uppfylla dem. Enligt förordningen om allmän produktsäkerhet (EU) 2023/988 ska importören innan varje produkt släpps ut på marknaden se till att tillverkaren har upprättat riskanalysen och den tekniska dokumentationen (artikel 11.1) och spara en kopia i 10 år efter utsläppandet (artikel 11.6). Tillverkaren måste hålla dokumentationen uppdaterad (artikel 9.3). Kommissionens Blå guide läser de 10 åren som löpande från den sista enheten av produktmodellen som släppts ut på marknaden (fotnot 115 och 142), så lagringstiden flyttas så länge nya enheter släpps ut.[1][4]
Spårbarheten lägger till ett andra register. Varje ekonomisk aktör ska på begäran identifiera varje aktör som har levererat produkten, eller en del, en komponent eller inbyggd programvara, till den, och varje aktör den själv har levererat till, och ska kunna visa upp den informationen i sex år (GPSR artikel 15.3 och 15.5). För lågspänningsutrustning kräver lågspänningsdirektivet 2014/35/EU samma identifiering av leverantörer och kunder i 10 år (artikel 11).[1][2]
Filer håller sig inte aktuella av sig själva. Lågspänningsdirektivet kräver att tillverkare på ett tillfredsställande sätt beaktar ändringar i produktens konstruktion eller egenskaper och i de harmoniserade standarderna (artikel 6.4) och att de håller försäkran om överensstämmelse kontinuerligt uppdaterad (artikel 15.2). När en leverantörs produkt, standard eller intyg ändras blir importörens kopia inaktuell om ingen frågar efter den.[2]
GPSR föreskriver inget verktyg. Den kräver att ekonomiska aktörer har interna processer för produktsäkerhet som gör det möjligt för dem att uppfylla kraven (artikel 14). Marknadskontrollmyndigheterna kan i sin tur kräva dokument och information om leveranskedjan i valfri form och oavsett var de förvaras (förordning (EU) 2019/1020, artikel 14.4 a och b). Ett register över leverantörer och produkter med status, ansvariga och utlösare är ett sätt att uppfylla båda.[1][3]
Så löser du det
-
Bygg ett register över leverantörer och produkter
En rad per produkt och leverantör: leverantörens juridiska person, tillverkaren, produkten, de regler som gäller, de dokument som reglerna kräver, vad du har, datum för mottagandet och de öppna bristerna. Lägg till komponentleverantörerna där du känner till dem, eftersom myndigheter kan fråga efter dem också.
ProduktvalideringRegelefterlevnadsmotor Öppna i konsolen -
Rangordna bristerna efter risk
Alla brister är inte lika brådskande. Placera produkter för barn och andra sårbara användare, produkter med kända Safety Gate-faror och produkter som omfattas av akter som kräver ett anmält organ högst upp. En saknad riskanalys för en leksak går före en saknad översättning för en dörrmatta.
-
Skicka en standardbegäran per leverantör
Samla alla öppna punkter för en leverantör i en enda begäran med en tydlig lista per produkt och ett datum, i stället för många enstaka e-postmeddelanden. Logga begäran och svaret i registret och trappa upp enligt ett fast schema: påminnelse, inköpschef, stopp för beställningar.
-
Sätt förnyelseutlösare, inte bara datum
Dokument blir inaktuella när något förändras: en ny utgåva av en harmoniserad standard, en ändring av produkten eller dess komponenter, ett utgånget eller återkallat intyg, ett nytt försäljningsland med ett nytt språk. Markera varje utlösare i registret så att rätt leverantör tillfrågas vid rätt tidpunkt.
-
Dela statusen med dem som frågar
Återförsäljare, revisorer och myndigheter ställer samma frågor. Ge dem en aktuell status per produkt och dokumenten bakom den, så att du svarar utifrån registret i stället för att bygga upp svaret på nytt varje gång.
Revisions- och delningslänkarRegelefterlevnadsmotor Öppna i konsolen
Gå igenom stegen i plattformen med din egen produkt.
Vad du behöver visa
| Dokument | Varifrån det kommer | Rättslig grund |
|---|---|---|
| Leverantörs- och produktregister med dokumentstatus per produkt | Dina egna register | GPSR artikel 14 och 15.3 |
| Kopior av den tekniska dokumentationen per produkt | Tillverkarna | GPSR artikel 11.6; lågspänningsdirektivet artikel 8.8 |
| Logg över begäranden, svar och eskaleringar | Dina inköps- och kvalitetsakter | GPSR artikel 14 |
Om du inte gör något
Dokumenten går inte att ta fram när myndigheten frågar
Myndigheter kan kräva dokument, tekniska specifikationer och information i valfri form och oavsett var de förvaras, samt information om leveranskedjan (förordning (EU) 2019/1020, artikel 14.4 a och b).[3]
Föråldrade filer
Den tekniska dokumentationen måste hållas uppdaterad (GPSR artikel 9.3); för CE-märkta produkter ska ändringar av konstruktionen och av de harmoniserade standarderna beaktas (lågspänningsdirektivet artikel 6.4). En fil som mottagits en gång och aldrig setts över beskriver kanske inte längre produkten.[1]
Bristande spårbarhet hos leverantörerna
Ekonomiska aktörer ska på begäran identifiera vem som levererat produkten eller en del eller komponent av den till dem, och kunna visa upp den informationen i sex år (GPSR artikel 15.3 och 15.5).[1]
Frågor om det här problemet
Hur skiljer sig detta från att ordna våra egna filer?
Att ordna filer handlar om det du redan har. Det här handlar om det du fortfarande behöver få, från vem, och när det blir inaktuellt. Båda leder till en post per produkt; registret lägger till leverantören och de öppna begäranden.
Hur ofta bör vi be leverantörerna bekräfta sina dokument?
Lagen anger inget intervall. Den kräver att dokumentationen hålls uppdaterad (GPSR artikel 9.3), och den ansvariga personen i unionen ska, när det är lämpligt med hänsyn till riskerna, regelbundet kontrollera att produkten stämmer med den tekniska dokumentationen (artikel 16.2), utan någon fast frekvens. En översyn som styrs av förändringar, till exempel nya standarder, produktändringar eller nya marknader, följer lagen närmare än ett kalenderdatum.
Vilka leverantörer måste vi kunna namnge?
De som har levererat produkten till dig, eller en del, en komponent eller programvara som är inbyggd i den, och de som du har levererat till (GPSR artikel 15.3). Enligt lågspänningsdirektivet omfattar registren de aktörer som levererat till dig och som du levererat till, i 10 år (artikel 11).
Behöver vi ett separat system för detta?
Lagen kräver interna processer för produktsäkerhet (GPSR artikel 14), inte ett särskilt verktyg. Det viktiga är ett register som visar status per produkt och leverantör, ansvariga och datum.
Källor
- Förordning (EU) 2023/988 om allmän produktsäkerhet (konsoliderad text av den 29 maj 2026) EUR-Lex · hämtad 4 oktober 2026
- Direktiv 2014/35/EU om elektrisk utrustning (lågspänningsdirektivet), konsoliderad text av den 30 maj 2026 EUR-Lex · hämtad 4 oktober 2026
- Förordning (EU) 2019/1020 om marknadskontroll och överensstämmelse för produkter (konsoliderad text av den 12 augusti 2026) EUR-Lex · hämtad 4 oktober 2026
- ”Blå guiden” om genomförandet av EU:s produktregler 2022 (2022/C 247/01) Europeiska kommissionen, via EUR-Lex · hämtad 4 oktober 2026
Om den här sidan
- Granskare
- Conphora compliance team
- Granskad
- 4 oktober 2026
Allmän information, inte juridisk rådgivning. Kontrollera lagtexten eller fråga en rådgivare om din egen produkt.
Conphora (2026). Vi håller inte reda på dokument från många leverantörer. Hämtad 13 oktober 2026 från https://www.conphora.com/sv/losningar/problem/many-suppliers-tracking/
Conphora (2026) Vi håller inte reda på dokument från många leverantörer. Tillgänglig på: https://www.conphora.com/sv/losningar/problem/many-suppliers-tracking/ (hämtad 13 oktober 2026).
@misc{conphora2026vihllerinteredapdokument,
author = {Conphora},
title = {Vi håller inte reda på dokument från många leverantörer},
year = {2026},
url = {https://www.conphora.com/sv/losningar/problem/many-suppliers-tracking/},
note = {Hämtad 13 oktober 2026}
} See it working before you add a product
The Demo Company is a complete, read-only example — products, documents, supplier requests and deadlines. Open it with a free account; no card, no trial clock.
Free account · no card · opens in the Demo Company