Unterlagen vieler Lieferanten: Wir verlieren den Überblick
Bei vielen Lieferanten liegt das Problem nicht in der Ablage, sondern in der Steuerung: Sie müssen wissen, welchem Produkt welches Dokument fehlt, von wem und seit wann. Das Recht verlangt aktuelle Unterlagen, die 10 Jahre aufbewahrt werden, und jeden Lieferanten, der sechs Jahre lang identifizierbar sein muss (GPSR Artikel 9 Absatz 3, Artikel 11 Absatz 6 und Artikel 15 Absatz 5). Führen Sie ein Register der Lieferanten und Produkte, ordnen Sie Lücken nach Risiko, verfolgen Sie sie nach Plan und reagieren Sie auf Änderungsanlässe.
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Geprüft am 4. Oktober 2026 durch Conphora compliance team · Keine Rechtsberatung
Warum das passiert
Ein Einführer mit vielen Lieferanten hat je Produkt dieselben Pflichten wie einer mit nur einem Lieferanten; es ändert sich der Aufwand, sie zu erfüllen. Nach der Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit muss der Einführer vor dem Inverkehrbringen jedes Produkts sicherstellen, dass der Hersteller die Risikoanalyse und die technischen Unterlagen erstellt hat (Artikel 11 Absatz 1), und er muss eine Kopie 10 Jahre lang nach dem Inverkehrbringen des Produkts aufbewahren (Artikel 11 Absatz 6). Der Hersteller muss diese Unterlagen auf dem neuesten Stand halten (Artikel 9 Absatz 3). Der Blue Guide der Kommission versteht die 10 Jahre als ab dem letzten in Verkehr gebrachten Stück des Produktmodells laufend (Fußnoten 115 und 142); die Aufbewahrungsfrist verschiebt sich also, solange neue Einheiten in Verkehr gebracht werden.[1][4]
Die Rückverfolgbarkeit fügt ein zweites Register hinzu. Jeder Wirtschaftsakteur muss auf Verlangen jeden Wirtschaftsakteur benennen, der ihm das Produkt oder ein Teil, eine Komponente oder eingebettete Software geliefert hat, sowie jeden Wirtschaftsakteur, den er beliefert hat, und diese Angaben sechs Jahre lang vorlegen können (GPSR Artikel 15 Absätze 3 und 5). Für Niederspannungsgeräte verlangt die Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU dieselbe Identifizierung von Lieferanten und Abnehmern für 10 Jahre (Artikel 11).[1][2]
Unterlagen bleiben nicht von selbst aktuell. Die Niederspannungsrichtlinie verlangt von den Herstellern, Änderungen des Produktentwurfs oder seiner Merkmale sowie der harmonisierten Normen angemessen zu berücksichtigen (Artikel 6 Absatz 4) und die Konformitätserklärung laufend aktuell zu halten (Artikel 15 Absatz 2). Ändern sich Produkt, Norm oder Zertifikat eines Lieferanten, veraltet die Kopie des Einführers, sofern niemand nachfragt.[2]
Die GPSR schreibt kein Werkzeug vor. Sie verlangt von den Wirtschaftsakteuren interne Verfahren für die Produktsicherheit, die ihnen die Einhaltung ermöglichen (Artikel 14). Die Marktüberwachungsbehörden wiederum können Dokumente und Informationen über die Lieferkette in jeder Form und unabhängig vom Speicherort verlangen (Verordnung (EU) 2019/1020, Artikel 14 Absatz 4 Buchstaben a und b). Ein Register der Lieferanten und Produkte mit Status, Verantwortlichen und Anlässen ist eine Möglichkeit, beides zu erfüllen.[1][3]
Wie Sie es lösen
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Legen Sie ein Register der Lieferanten und Produkte an
Eine Zeile je Produkt und Lieferant: die juristische Person des Lieferanten, der Hersteller, das Produkt, die anwendbaren Vorschriften, die danach erforderlichen Dokumente, was Ihnen vorliegt, das Eingangsdatum und die offenen Lücken. Ergänzen Sie die Lieferanten von Komponenten, wo Sie sie kennen, denn auch danach können Behörden fragen.
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Ordnen Sie die Lücken nach Risiko
Nicht jede Lücke ist gleich dringend. Stellen Sie Produkte für Kinder und andere besonders schutzbedürftige Nutzer, Produkte mit bekannten Safety-Gate-Gefahren und Produkte unter Rechtsakten, die eine notifizierte Stelle verlangen, an die Spitze. Eine fehlende Risikoanalyse für ein Spielzeug wiegt schwerer als eine fehlende Übersetzung für eine Fußmatte.
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Senden Sie je Lieferant eine Standardanfrage
Bündeln Sie alle offenen Punkte eines Lieferanten in einer Anfrage mit einer klaren Liste je Produkt und einem Termin, statt vieler einzelner E-Mails. Erfassen Sie Anfrage und Antwort im Register, und eskalieren Sie nach festem Plan: Erinnerung, Einkaufsleitung, Bestellstopp.
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Legen Sie Aktualisierungsanlässe fest, nicht nur Termine
Dokumente veralten, wenn sich etwas ändert: eine neue Ausgabe einer harmonisierten Norm, eine Änderung am Produkt oder seinen Komponenten, ein abgelaufenes oder zurückgezogenes Zertifikat, ein neues Verkaufsland mit einer neuen Sprache. Markieren Sie jeden Anlass im Register, damit der richtige Lieferant zur richtigen Zeit gefragt wird.
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Teilen Sie den Status mit denen, die fragen
Handelspartner, Auditoren und Behörden stellen dieselben Fragen. Geben Sie ihnen einen aktuellen Status je Produkt und die dahinterstehenden Dokumente, damit Sie aus dem Register antworten, statt die Antwort jedes Mal neu zu erarbeiten.
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Arbeiten Sie die Schritte in der Plattform mit Ihrem eigenen Produkt durch.
Was Sie vorlegen müssen
| Dokument | Woher es kommt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Register der Lieferanten und Produkte mit Dokumentenstatus je Produkt | Ihre eigenen Aufzeichnungen | GPSR Artikel 14 und Artikel 15 Absatz 3 |
| Kopien der technischen Unterlagen je Produkt | Die Hersteller | GPSR Artikel 11 Absatz 6; Niederspannungsrichtlinie Artikel 8 Absatz 8 |
| Protokoll der Anfragen, Antworten und Eskalationen | Ihre Einkaufs- und Qualitätsakten | GPSR Artikel 14 |
Wenn Sie nichts tun
Dokumente können auf Verlangen der Behörde nicht vorgelegt werden
Behörden können Dokumente, technische Spezifikationen und Informationen in jeder Form und unabhängig vom Speicherort verlangen sowie Informationen über die Lieferkette (Verordnung (EU) 2019/1020, Artikel 14 Absatz 4 Buchstaben a und b).[3]
Veraltete Unterlagen
Die technischen Unterlagen müssen auf dem neuesten Stand gehalten werden (GPSR Artikel 9 Absatz 3); bei CE-Produkten sind Änderungen des Entwurfs und der harmonisierten Normen zu berücksichtigen (Niederspannungsrichtlinie Artikel 6 Absatz 4). Eine einmal erhaltene und nie überprüfte Akte beschreibt das Produkt womöglich nicht mehr.[1]
Fehlende Rückverfolgbarkeit der Lieferanten
Wirtschaftsakteure müssen auf Verlangen angeben, wer ihnen das Produkt oder ein Teil oder eine Komponente davon geliefert hat, und diese Angaben sechs Jahre lang vorlegen können (GPSR Artikel 15 Absätze 3 und 5).[1]
Fragen zu diesem Problem
Worin unterscheidet sich das vom Ordnen unserer eigenen Unterlagen?
Das Ordnen der Unterlagen betrifft das, was Ihnen vorliegt. Hier geht es darum, was Sie noch beschaffen müssen, von wem und wann es veraltet. Beides mündet in einer Akte je Produkt; das Register ergänzt den Lieferanten und die offenen Anfragen.
Wie oft sollten wir Lieferanten bitten, ihre Dokumente zu bestätigen?
Das Recht legt keinen Abstand fest. Es verlangt, die Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten (GPSR Artikel 9 Absatz 3); die in der Union ansässige verantwortliche Person muss, sofern angesichts der Risiken angemessen, regelmäßig prüfen, ob das Produkt mit den technischen Unterlagen übereinstimmt (Artikel 16 Absatz 2), ohne feste Häufigkeit. Eine Überprüfung, die von Änderungsanlässen ausgelöst wird, etwa neuen Normen, Produktänderungen oder neuen Märkten, entspricht dem Recht eher als ein fester Kalendertermin.
Welche Lieferanten müssen wir nennen können?
Diejenigen, die Ihnen das Produkt oder ein Teil, eine Komponente oder eine darin eingebettete Software geliefert haben, und diejenigen, die Sie beliefert haben (GPSR Artikel 15 Absatz 3). Nach der Niederspannungsrichtlinie erfassen die Aufzeichnungen die Wirtschaftsakteure, die Sie beliefert haben und die von Ihnen beliefert wurden, 10 Jahre lang (Artikel 11).
Brauchen wir dafür ein eigenes System?
Das Recht verlangt interne Verfahren für die Produktsicherheit (GPSR Artikel 14), kein bestimmtes Werkzeug. Entscheidend ist ein Register, das den Status je Produkt und Lieferant, Verantwortliche und Termine zeigt.
Quellen
- Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (konsolidierte Fassung vom 29. Mai 2026) EUR-Lex · abgerufen am 4. Oktober 2026
- Richtlinie 2014/35/EU über elektrische Betriebsmittel (Niederspannungsrichtlinie), konsolidierte Fassung vom 30. Mai 2026 EUR-Lex · abgerufen am 4. Oktober 2026
- Verordnung (EU) 2019/1020 über Marktüberwachung und die Konformität von Produkten (konsolidierte Fassung vom 12. August 2026) EUR-Lex · abgerufen am 4. Oktober 2026
- Der „Blue Guide“ zur Umsetzung der EU-Produktvorschriften 2022 (2022/C 247/01) Europäische Kommission, über EUR-Lex · abgerufen am 4. Oktober 2026
Über diese Seite
- Prüfer
- Conphora compliance team
- Geprüft
- 4. Oktober 2026
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie den Gesetzestext oder fragen Sie für Ihr eigenes Produkt einen Berater.
Conphora (2026). Unterlagen vieler Lieferanten: Wir verlieren den Überblick. Abgerufen am 13. Oktober 2026 von https://www.conphora.com/de/solutions/problem/many-suppliers-tracking/
Conphora (2026) Unterlagen vieler Lieferanten: Wir verlieren den Überblick. Verfügbar unter: https://www.conphora.com/de/solutions/problem/many-suppliers-tracking/ (abgerufen am 13. Oktober 2026).
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