Inkoop en marketing kennen de basisregels niet

Productconformiteit wordt op meer plaatsen bepaald dan alleen in de nalevingsfunctie. Op grond van de verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988 volgt de rol die een bedrijf voor een product heeft uit wat het doet: een in de Unie gevestigd bedrijf dat een product uit een derde land in de handel brengt, is de importeur (artikel 3, punt 10), en een bedrijf dat een product onder zijn eigen naam of merk in de handel brengt, wordt als fabrikant beschouwd (artikel 13, lid 1). Beide feiten ontstaan door beslissingen van de inkoop. Een importeur moet voordat hij een product in de handel brengt zorgen dat het veilig is en dat de fabrikant de technische documentatie heeft opgesteld en het product heeft gemarkeerd, en mag het niet in de handel brengen wanneer hij reden heeft om het tegendeel aan te nemen (artikel 11, leden 1 en 2).^[1]

Marketing en e-commerce hebben eigen plichten. Wanneer producten online of via andere verkoop op afstand op de markt worden aangeboden, moet de aanbieding duidelijk en zichtbaar de naam en contactgegevens van de fabrikant vermelden, de verantwoordelijke persoon wanneer de fabrikant niet in de Unie is gevestigd, informatie die het product identificeert, met een afbeelding, en elke waarschuwing of veiligheidsinformatie in een taal die consumenten gemakkelijk begrijpen (artikel 19). Presentatie speelt ook mee in de veiligheid zelf: bij de beoordeling of een product veilig is, wordt rekening gehouden met de presentatie, het etiket en de waarschuwingen, en met de vraag of het product door zijn uiterlijk vermoedelijk door kinderen wordt gebruikt of met voedsel kan worden verward (artikel 6, lid 1, onder d) en f)).^[1]

Klantenservice en logistiek maken het beeld compleet. Fabrikanten bieden kanalen voor klachten, onderzoeken die en houden een register bij; importeurs onderzoeken ze ook en houden de fabrikant en de distributeurs op de hoogte (artikel 9, leden 11 en 12, en artikel 11, lid 10). Een importeur of distributeur die van een ongeval verneemt, informeert de fabrikant onverwijld (artikel 20, lid 3). Importeurs en distributeurs zorgen ervoor dat de opslag- en vervoersomstandigheden waarvoor zij verantwoordelijk zijn de conformiteit van het product niet in gevaar brengen (artikel 11, lid 5, en artikel 12, lid 2), en een extra etiket van een importeur mag verplichte informatie op het etiket van de fabrikant niet aan het zicht onttrekken (artikel 11, lid 3).^[1]

De verordening bindt dit samen in één zin: marktdeelnemers zorgen ervoor dat zij over interne processen voor productveiligheid beschikken waarmee zij aan de regels kunnen voldoen (artikel 14). Zij schrijft geen training voor, hoewel de richtsnoeren van de Commissie opgeleid personeel noemen als voorbeeld van zulke processen (punt 3.1.1), en voor producten onder Uniewetgeving tot harmonisatie (CE-wetgeving) wijkt hoofdstuk III, afdeling 1 (artikelen 9 tot en met 18), voor de eigen artikelen over marktdeelnemers in de sectorwetgeving (artikel 2, lid 1, derde alinea, onder b)), terwijl artikel 19 over onlineaanbiedingen voor alle producten geldt. Wanneer er iets misgaat, richten de autoriteiten zich tot het bedrijf: zij kunnen marktdeelnemers verplichten documenten en informatie te verstrekken en een niet-conformiteit te beëindigen (Verordening (EU) 2019/1020, artikel 14, lid 4, onder a) en g)).^[1][2][3]