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Documentation and declarations Manufacturer · Importer 5 Min. Lesezeit

Die Person mit dem Compliance-Wissen ist gegangen

Die Produktpflichten der EU liegen beim Unternehmen, nicht bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, die sie bisher wahrgenommen haben. Der Hersteller muss Unterlagen weiter aktuell halten, Beschwerden untersuchen, gefährliche Produkte melden und Behörden Auskunft geben. Sichern Sie die Dateien und Konten der ausscheidenden Person, verschaffen Sie sich einen Überblick über Produkte, Dokumente und offene Fälle, weisen Sie jede Pflicht einer benannten Rolle zu und halten Sie die Abläufe schriftlich fest.

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Geprüft am 4. Oktober 2026 durch Conphora compliance team · Keine Rechtsberatung

Warum das passiert

Compliance-Wissen steckt oft in einem Kopf und einem Postfach, doch das Gesetz richtet sich nicht an Einzelpersonen. Die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit legt ihre Pflichten den Wirtschaftsakteuren auf. Der Hersteller führt eine interne Risikoanalyse durch und erstellt die technischen Unterlagen, bevor er ein Produkt in Verkehr bringt, hält sie auf dem neuesten Stand und stellt sie zehn Jahre lang für die Marktüberwachungsbehörden bereit (Artikel 9 Absätze 2 und 3). Er hält Verfahren vor, damit in Serie hergestellte Produkte konform bleiben (Artikel 9 Absatz 4).[1]

Manche Pflichten werden durch Ereignisse ausgelöst und dulden keine Pause. Hat ein Hersteller Grund zu der Annahme, dass ein von ihm in Verkehr gebrachtes Produkt gefährlich ist, muss er unverzüglich Korrekturmaßnahmen treffen, die Verbraucherinnen und Verbraucher unterrichten und die Behörden über das Safety Business Gateway informieren (Artikel 9 Absatz 8). Er hält die anderen Wirtschaftsakteure in der Lieferkette über Sicherheitsprobleme auf dem Laufenden (Artikel 9 Absatz 10), untersucht Beschwerden und Informationen über Unfälle und führt ein internes Register der Beschwerden, Rückrufe und Korrekturmaßnahmen (Artikel 9 Absatz 12). Ein durch das Produkt verursachter Unfall wird ohne unangemessene Verzögerung über das Safety Business Gateway gemeldet (Artikel 20 Absatz 1). Einführer haben entsprechende Pflichten (Artikel 11). Nach Artikel 2 Absatz 1 Unterabsatz 3 Buchstabe b gilt Kapitel III Abschnitt 1 (Artikel 9 bis 18) nicht für Produkte, die den Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union unterliegen; die Unfallpflicht in Artikel 20 steht in Abschnitt 2, den diese Bestimmung nicht ausnimmt.[1]

Für Produkte mit CE-Kennzeichnung legt der sektorale Rechtsakt die Pflichten fest. Nach der Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU bewahrt der Hersteller die technischen Unterlagen und die Erklärung zehn Jahre lang auf (Artikel 6 Absatz 3), berücksichtigt Änderungen bei Konstruktion und Normen (Artikel 6 Absatz 4), handelt bei Nichtkonformität unverzüglich und unterrichtet die Behörden, wenn das Betriebsmittel ein Risiko darstellt (Artikel 6 Absatz 8), und stellt auf begründetes Verlangen Unterlagen bereit (Artikel 6 Absatz 9). Ein Bevollmächtigter kann die Unterlagen bereithalten und Behörden Auskunft geben, doch die Erstellung der technischen Unterlagen kann nicht Teil seines Mandats sein (Artikel 7).[2]

Die Behörden wenden sich an den, der das Produkt in der Union vertritt. Für Produkte, die unter die in Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung (EU) 2019/1020 aufgeführten Rechtsakte fallen, überprüft der in der Union niedergelassene Wirtschaftsakteur, dass die Erklärung und die technischen Unterlagen vorliegen, stellt auf begründetes Verlangen Unterlagen bereit, unterrichtet die Behörden über Risiken und arbeitet bei Korrekturmaßnahmen mit ihnen zusammen (Artikel 4 Absatz 3). Sein Name und seine Kontaktangaben stehen auf dem Produkt, der Verpackung, dem Paket oder in einem beigefügten Dokument (Artikel 4 Absatz 4). Ein Personalwechsel ändert nichts daran, wer dieser Wirtschaftsakteur ist.[3]

Wie Sie es lösen

  1. Sichern Sie zuerst Unterlagen, Postfächer und Konten

    Bevor der Zugang gesperrt wird, exportieren oder übertragen Sie das Compliance-Postfach, die Laufwerksordner und die Konten der Person bei Prüflaboren, notifizierten Stellen, Lieferantenportalen und Behördensystemen wie dem Safety Business Gateway. Lassen Sie die Originale unverändert.

  2. Listen Sie die offenen Fälle auf

    Suchen Sie nach Beschwerden in Untersuchung, Behördenanfragen mit Fristen, laufenden Korrekturmaßnahmen, bald ablaufenden Bescheinigungen und Zusagen an Kunden. Jeder offene Fall erhält eine neue Zuständigkeit und einen Termin.

  3. Bauen Sie den Produktüberblick neu auf

    Erstellen Sie eine Liste der Produkte auf dem Markt mit den anwendbaren Rechtsakten, der Erklärung, dem technischen Dossier, den Prüfberichten und dem verantwortlichen Wirtschaftsakteur in der EU. Markieren Sie, was aktuell ist, was fehlt und was nur die ausgeschiedene Person verstanden hat.

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  4. Weisen Sie jede rechtliche Pflicht einer Rolle zu

    Halten Sie fest, wer die technischen Dossiers aktuell hält, wer Beschwerden und das Beschwerderegister führt, wer gefährliche Produkte meldet und wer Behörden antwortet. Benennen Sie für jede Aufgabe eine Vertretung, damit ein Ausfall die Pflicht nicht zum Stillstand bringt.

  5. Schulen Sie die Nachfolge und schreiben Sie den Ablauf auf

    Geben Sie der neuen Verantwortlichen oder dem neuen Verantwortlichen einen strukturierten Weg durch die Grundlagen der EU-Produktkonformität und ein schriftliches Verfahren für jede Pflicht: wann sie ausgelöst wird, was zu prüfen ist, was abzulegen ist. Überprüfen Sie es nach dem ersten echten Fall.

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Arbeiten Sie die Schritte in der Plattform mit Ihrem eigenen Produkt durch.

Was Sie vorlegen müssen

DokumentWoher es kommtRechtsgrundlage
Eine Bestandsaufnahme von Produkten, Unterlagen und offenen Fällen zum ÜbergabeterminIhre eigenen Compliance-AufzeichnungenGPSR Artikel 9 Absätze 2 und 3; Richtlinie 2014/35/EU Artikel 6 Absatz 3
Eine Zuständigkeitsmatrix: Pflicht, Verantwortliche, Vertretung, Fundstelle im RechtsaktDie GeschäftsleitungGPSR Artikel 9 Absatz 8, Artikel 9 Absatz 12 und Artikel 20 Absatz 1
Das Beschwerderegister, offene Untersuchungen markiertDer Hersteller oder EinführerGPSR Artikel 9 Absatz 12 und Artikel 11 Absatz 10

Wenn Sie nichts tun

Die Unterlagen müssen aktuell bleiben, wer auch immer die Stelle innehat

Hersteller stellen sicher, dass die technischen Unterlagen auf dem neuesten Stand sind, und halten sie zehn Jahre lang für die Marktüberwachungsbehörden bereit (GPSR Artikel 9 Absatz 3).[1]

Ein gefährliches Produkt löst weiterhin sofortiges Handeln aus

Hat ein Hersteller Grund zu der Annahme, dass ein von ihm in Verkehr gebrachtes Produkt gefährlich ist, muss er unverzüglich Korrekturmaßnahmen treffen, die Verbraucherinnen und Verbraucher unterrichten und die Behörden über das Safety Business Gateway informieren (GPSR Artikel 9 Absatz 8). Für elektrische Betriebsmittel mit CE-Kennzeichnung sieht Richtlinie 2014/35/EU Artikel 6 Absatz 8 eine parallele Pflicht vor.[1]

Behördenanfragen warten nicht auf eine Neueinstellung

Der in der Union niedergelassene Wirtschaftsakteur muss einer Behörde auf begründetes Verlangen alle Informationen und Unterlagen übermitteln, die für den Nachweis der Konformität erforderlich sind, und bei Korrekturmaßnahmen mit ihr zusammenarbeiten (Verordnung (EU) 2019/1020 Artikel 4 Absatz 3 Buchstaben b und d).[3]

Fragen zu diesem Problem

Ist die ausgeschiedene Person persönlich für alte Produkte verantwortlich?

Die Rechtsakte legen die Pflichten den Wirtschaftsakteuren auf: dem Hersteller, Einführer, Händler oder Bevollmächtigten (GPSR Artikel 9 bis 12; Richtlinie 2014/35/EU Artikel 6 bis 8). Sie bleiben beim Unternehmen, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter geht.

Kann ein Bevollmächtigter die Arbeit übernehmen?

Zum Teil. Nach der Niederspannungsrichtlinie kann ein Bevollmächtigter die Erklärung und die technischen Unterlagen für die Behörden bereithalten und deren Anfragen beantworten, doch die Erstellung der technischen Unterlagen sowie die Pflicht zu Entwurf und Fertigung können nicht Teil seines Mandats sein (Richtlinie 2014/35/EU Artikel 7 Absätze 1 und 2). Sieht das Mandat es vor, kann er die Erklärung erstellen (Anhang III Nummer 5).

Was, wenn wir eine Erklärung oder einen Prüfbericht nicht finden?

Bitten Sie zuerst den Aussteller um eine Kopie: das Prüflabor, die notifizierte Stelle oder den Lieferanten. Lässt sich ein Nachweis nicht wiederbeschaffen, erstellen Sie ihn neu, bevor Sie weitere Stücke in Verkehr bringen, denn die Unterlagen müssen vorhanden und aktuell sein (GPSR Artikel 9 Absätze 2 und 3; Richtlinie 2014/35/EU Artikel 6 Absätze 2 und 3).

Wer sollte danach für die Compliance zuständig sein?

Das Gesetz schreibt keine Stellenbezeichnung vor. Es legt Pflichten für das Unternehmen fest. Weisen Sie jede Pflicht einer Rolle mit Vertretung zu, und stellen Sie sicher, dass die Person in der Rolle Zugriff auf die Unterlagen und die Behördensysteme hat.

Änderungen an den Vorschriften hinter diesem Problem verfolgen

Eine E-Mail, wenn sich die Vorschriften ändern. Abmeldung in jeder E-Mail möglich.

Quellen

  1. Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (konsolidierte Fassung vom 29. Mai 2026) EUR-Lex · abgerufen am 4. Oktober 2026
  2. Richtlinie 2014/35/EU betreffend elektrische Betriebsmittel zur Verwendung innerhalb bestimmter Spannungsgrenzen (konsolidierte Fassung vom 30. Mai 2026) EUR-Lex · abgerufen am 4. Oktober 2026
  3. Verordnung (EU) 2019/1020 über Marktüberwachung und die Konformität von Produkten (konsolidierte Fassung vom 12. August 2026) EUR-Lex · abgerufen am 4. Oktober 2026

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4. Oktober 2026
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Conphora (2026). Die Person mit dem Compliance-Wissen ist gegangen. Abgerufen am 13. Oktober 2026 von https://www.conphora.com/de/solutions/problem/employee-left/
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