Subir documentos y extracción por IA

Dónde viven los documentos

Todo documento pertenece a la organización y al perfil de cumplimiento activo, no a un único producto. La página Documentos del submenú es el fondo común: carpetas, una vista plana, búsqueda y filtros por tipo de documento y área de cumplimiento. Un documento puede vincularse a cualquier número de productos y puede cumplir cualquier número de requisitos.

Subir archivos

Abra Documentos y use la acción de subida, o suelte archivos en la página. Puede subir la documentación que ya tenga: informes de ensayo, certificados, declaraciones de conformidad, fichas de datos de seguridad, planos técnicos, etiquetas, facturas de laboratorios de ensayo y resúmenes de producto. Los archivos se almacenan por organización y cuentan para el almacenamiento que se muestra en Configuración › Plan y uso.

Antes de iniciar la subida, la plataforma comprueba si ya tiene esos archivos. Los duplicados se muestran con la opción de omitirlos (recomendado: el documento existente sigue funcionando y no se vuelve a analizar) o subirlos de todas formas. Las subidas se ejecutan entonces una a una; cada archivo aparece en el fondo común al terminar, y puede cerrar la ventana en cualquier momento.

También puede subir archivos directamente desde la pestaña Documentos de un producto. Esos archivos van al mismo fondo común y se vinculan a ese producto de inmediato.

El análisis

Cada documento nuevo se pone en cola para su análisis. La plataforma lee el archivo y determina:

• de qué tipo de documento se trata (informe de ensayo, declaración de conformidad, certificado, factura, resumen de producto…),
• a qué área de cumplimiento pertenece,
• qué identificadores de producto, nombres o números de modelo menciona,
• qué normas cita, y
• qué fechas lleva, como una fecha de emisión o de caducidad.

La etiqueta de estado de cada documento muestra Analizando, Analizado, Pendiente de revisión, Análisis fallido u Omitido. Un análisis fallido puede reintentarse desde la etiqueta; un documento que no quiera analizar (una factura escaneada, por ejemplo) puede omitirse. Los lotes grandes se analizan en bloque y llegan todos a la vez en lugar de uno a uno.

El análisis es lo que hace posible la asociación; consulte Asociar documentos a productos y enlaces para compartir.

Carpetas y vinculación

Las carpetas son opcionales. Su única función especial es la herencia: vincule una carpeta a un producto y todos los documentos que contiene, y los de sus subcarpetas, quedarán también vinculados a ese producto. Mover un documento a otra carpeta cambia lo que hereda. Eliminar una carpeta traslada su contenido a la carpeta superior; no elimina los documentos.

La vista «Sin vincular» muestra los documentos no conectados a ningún producto, útil después de una subida grande.

Fechas de recordatorio y caducidad

Al subir un documento a un producto puede establecer una fecha de recordatorio, por ejemplo la caducidad de un certificado o la fecha en que debe repetirse un ensayo. El panel «Próximas caducidades» del panel de control muestra los documentos que vencen en los próximos 30 días, y el centro de notificaciones envía avisos de «Recordatorio de documento» y «Documento caducado». Los documentos sin fecha se cuentan como sin seguimiento, para que pueda ver a cuáles todavía les falta una.

Eliminar

Eliminar un documento lo quita de todos los productos y requisitos que cumplía, y no se puede deshacer. Si un documento simplemente queda obsoleto, suba el archivo nuevo y desvincule el antiguo del requisito en su lugar: el historial de lo que estuvo vinculado se mantiene intacto.

Si un documento lleva más de una hora en Analizando, envíe una solicitud con el nombre del archivo.