Téléverser des documents et extraction par IA

Où se trouvent les documents

Chaque document appartient à l’organisation et au profil de conformité actif, et non à un seul produit. La page Documents du sous-menu est le pool : dossiers, vue à plat, recherche, et filtres par type de document et domaine de conformité. Un document peut être lié à un nombre illimité de produits et remplir un nombre illimité d’exigences.

Téléverser

Ouvrez Documents et utilisez l’action de téléversement, ou déposez des fichiers sur la page. Ce que vous pouvez téléverser, c’est la documentation que vous détenez déjà : rapports d’essai, certificats, déclarations de conformité, fiches de données de sécurité, dessins techniques, étiquettes, factures des laboratoires d’essai et fiches produit. Les fichiers sont stockés par organisation et comptent dans le stockage indiqué dans Paramètres › Forfait et utilisation.

Avant le début du téléversement, la plateforme vérifie les fichiers que vous possédez déjà. Les doublons sont listés avec la possibilité de les ignorer (recommandé — le document existant continue de fonctionner et n’est pas analysé à nouveau) ou de les téléverser quand même. Les téléversements s’exécutent ensuite un par un ; chaque fichier apparaît dans le pool dès qu’il est terminé, et vous pouvez fermer la fenêtre à tout moment.

Vous pouvez également téléverser directement depuis l’onglet Documents d’un produit. Ces fichiers rejoignent le même pool et sont immédiatement liés à ce produit.

L’analyse

Chaque nouveau document est mis en file d’attente pour analyse. La plateforme lit le fichier et détermine :

• quel type de document il s’agit (rapport d’essai, déclaration de conformité, certificat, facture, fiche produit, etc.),
• à quel domaine de conformité il appartient,
• quels identifiants, noms ou numéros de modèle de produit il mentionne,
• quelles normes il cite, et
• toute date qu’il porte, telle qu’une date d’émission ou d’expiration.

L’indicateur de statut sur chaque document affiche En cours d’analyse, Analysé, En attente de vérification, Échec de l’analyse ou Ignoré. Une analyse échouée peut être relancée depuis l’indicateur ; un document que vous ne souhaitez pas voir analysé (une facture scannée, par exemple) peut être ignoré. Les lots volumineux sont analysés en bloc et arrivent tous en même temps plutôt qu’un par un.

C’est l’analyse qui rend possible la correspondance ; voir Faire correspondre les documents aux produits, et les liens de partage.

Dossiers et liaison

Les dossiers sont facultatifs. Leur seul pouvoir spécial est l’héritage : liez un dossier à un produit, et chaque document qu’il contient, ainsi que ceux de ses sous-dossiers, est également lié à ce produit. Déplacer un document vers un autre dossier change ce qu’il hérite. Supprimer un dossier déplace son contenu vers le dossier parent ; cela ne supprime pas les documents.

La vue « Non liés » liste les documents non connectés à un produit — utile après un téléversement important.

Dates de rappel et expiration

Lorsque vous téléversez un document sur un produit, vous pouvez définir une date de rappel, par exemple l’expiration d’un certificat ou la date à laquelle un essai doit être renouvelé. Le panneau « Expirations à venir » du tableau de bord liste les documents arrivant à échéance dans les 30 jours, et le centre de notifications envoie des notifications « Rappel de document » et « Document expiré ». Les documents sans date sont comptabilisés comme non suivis, afin que vous puissiez voir ce qui en a encore besoin.

Suppression

Supprimer un document le retire de tous les produits et exigences qu’il remplissait, et cette action est irréversible. Si un document est simplement remplacé, téléversez le nouveau fichier et dissociez plutôt l’ancien de l’exigence — l’historique de ce qui était lié reste intact.

Si un document reste bloqué sur En cours d’analyse pendant plus d’une heure, envoyez une demande avec le nom du fichier.