Dokumente hochladen und KI-Extraktion

Wo Dokumente liegen

Jedes Dokument gehört der Organisation und dem aktiven Compliance-Profil, nicht einem einzelnen Produkt. Die Seite Dokumente im Untermenü ist der Pool: Ordner, eine flache Ansicht, Suche und Filter nach Dokumentart und Compliance-Bereich. Ein Dokument kann mit beliebig vielen Produkten verknüpft sein und beliebig viele Anforderungen erfüllen.

Hochladen

Öffnen Sie Dokumente und nutzen Sie die Upload-Aktion, oder ziehen Sie Dateien auf die Seite. Hochladen können Sie die Dokumentation, die Sie bereits haben: Prüfberichte, Zertifikate, Konformitätserklärungen, Sicherheitsdatenblätter, technische Zeichnungen, Etiketten, Rechnungen von Prüflaboren und Produktübersichten. Dateien werden pro Organisation gespeichert und zählen zum Speicherplatz, der unter Einstellungen › Tarif & Nutzung angezeigt wird.

Bevor der Upload beginnt, prüft die Plattform, ob Sie die Dateien bereits haben. Duplikate werden mit der Option aufgelistet, sie zu überspringen (empfohlen – das vorhandene Dokument funktioniert weiter und wird nicht erneut analysiert) oder trotzdem hochzuladen. Die Uploads laufen dann nacheinander; jede Datei erscheint im Pool, sobald sie fertig ist, und Sie können das Fenster jederzeit schließen.

Sie können auch direkt aus dem Reiter Dokumente eines Produkts hochladen. Diese Dateien landen im selben Pool und werden sofort mit diesem Produkt verknüpft.

Die Analyse

Jedes neue Dokument wird zur Analyse eingereiht. Die Plattform liest die Datei und ermittelt:

• um welche Art von Dokument es sich handelt (Prüfbericht, Konformitätserklärung, Zertifikat, Rechnung, Produktübersicht, …),
• zu welchem Compliance-Bereich es gehört,
• welche Produktkennungen, Namen oder Modellnummern es nennt,
• welche Normen es zitiert und
• welche Daten es trägt, etwa ein Ausstellungs- oder Ablaufdatum.

Der Status-Chip auf jedem Dokument zeigt Wird analysiert, Analysiert, Prüfung ausstehend, Analyse fehlgeschlagen oder Übersprungen. Eine fehlgeschlagene Analyse kann über den Chip wiederholt werden; ein Dokument, das nicht analysiert werden soll (etwa eine gescannte Rechnung), kann übersprungen werden. Große Stapel werden gesammelt analysiert und erscheinen auf einmal statt nacheinander.

Die Analyse ist es, die den Abgleich möglich macht; siehe Dokumente mit Produkten abgleichen und Freigabelinks.

Ordner und Verknüpfung

Ordner sind optional. Ihre eine Besonderheit ist die Vererbung: Verknüpfen Sie einen Ordner mit einem Produkt, ist jedes Dokument darin – und in seinen Unterordnern – ebenfalls mit diesem Produkt verknüpft. Wird ein Dokument in einen anderen Ordner verschoben, ändert sich, was es erbt. Das Löschen eines Ordners verschiebt seinen Inhalt in den übergeordneten Ordner; Dokumente werden dabei nicht gelöscht.

Die Ansicht „Nicht verknüpft“ listet Dokumente auf, die mit keinem Produkt verbunden sind – nützlich nach einem großen Upload.

Erinnerungsdaten und Ablauf

Wenn Sie ein Dokument zu einem Produkt hochladen, können Sie ein Erinnerungsdatum setzen, zum Beispiel den Ablauf eines Zertifikats oder den Termin, an dem eine Prüfung wiederholt werden muss. Das Panel „Demnächst ablaufend“ im Dashboard listet Dokumente auf, die innerhalb von 30 Tagen fällig sind, und das Notification Center sendet die Benachrichtigungen „Dokument-Erinnerung“ und „Dokument abgelaufen“. Dokumente ohne Datum werden als nicht überwacht gezählt, damit Sie sehen, welche noch eines brauchen.

Löschen

Das Löschen eines Dokuments entfernt es aus jedem Produkt und jeder Anforderung, die es erfüllt hat, und kann nicht rückgängig gemacht werden. Ist ein Dokument lediglich überholt, laden Sie stattdessen die neue Datei hoch und lösen Sie die Verknüpfung des alten Dokuments mit der Anforderung – die Historie dessen, was verknüpft war, bleibt erhalten.

Steht ein Dokument länger als eine Stunde auf Wird analysiert, senden Sie eine Anfrage mit dem Dateinamen.