Ladda upp dokument och AI-extraktion

Var dokumenten finns

Varje dokument tillhör organisationen och den aktiva efterlevnadsprofilen, inte en enskild produkt. Sidan Dokument i undermenyn är poolen: mappar, en platt vy, sökning och filter på dokumenttyp och regelområde. Ett dokument kan länkas till hur många produkter som helst och kan uppfylla hur många krav som helst.

Ladda upp

Öppna Dokument och använd uppladdningsknappen, eller släpp filer direkt på sidan. Du kan ladda upp den dokumentation du redan har: provningsrapporter, certifikat, EU-försäkran om överensstämmelse, säkerhetsdatablad, tekniska ritningar, etiketter, fakturor från provningsinstitut och produktöversikter. Filerna lagras per organisation och räknas mot den lagringsyta som visas under Inställningar › Plan och användning.

Innan uppladdningen startar kontrollerar plattformen om du redan har filerna. Dubbletter visas med möjlighet att hoppa över dem (rekommenderas — det befintliga dokumentet fortsätter att fungera och analyseras inte igen) eller ladda upp ändå. Uppladdningarna körs sedan en i taget; varje fil dyker upp i poolen när den är klar, och du kan stänga fönstret när som helst.

Du kan också ladda upp direkt från en produkts flik Dokument. Dessa filer hamnar i samma pool och länkas till produkten direkt.

Analysen

Varje nytt dokument köas för analys. Plattformen läser filen och avgör:

• vilken typ av dokument det är (provningsrapport, EU-försäkran om överensstämmelse, certifikat, faktura, produktöversikt, …),
• vilket regelområde det tillhör,
• vilka produktidentifierare, namn eller modellnummer det nämner,
• vilka standarder det hänvisar till, och
• eventuella datum det bär på, till exempel utfärdande- eller utgångsdatum.

Statusmärket på varje dokument visar Analyserar, Analyserad, Väntar på granskning, Analys misslyckades eller Överhoppad. En misslyckad analys kan göras om från märket; ett dokument du inte vill ha analyserat (till exempel en skannad faktura) kan hoppas över. Stora batcher analyseras i bulk och blir klara på en gång i stället för en i taget.

Analysen är det som gör matchning möjlig; se Matcha dokument mot produkter och delningslänkar.

Mappar och länkning

Mappar är valfria. Deras enda specialfunktion är nedärvning: länkar du en mapp till en produkt länkas även alla dokument i den, och i dess undermappar, till samma produkt. Flyttar du ett dokument till en annan mapp ändras vad det ärver. Tar du bort en mapp flyttas innehållet till den överordnade mappen; dokumenten raderas inte.

Vyn “Ej länkade” listar dokument som inte är kopplade till någon produkt — användbart efter en stor uppladdning.

Påminnelsedatum och utgång

När du laddar upp ett dokument till en produkt kan du ange ett påminnelsedatum, till exempel när ett certifikat går ut eller när ett test måste upprepas. Panelen “Kommande utgångsdatum” på översikten listar dokument som förfaller inom 30 dagar, och notiscentret skickar aviseringarna “Dokumentpåminnelse” och “Dokument har gått ut”. Dokument utan datum räknas som ospårade så att du kan se vad som fortfarande behöver ett.

Radering

Att radera ett dokument tar bort det från alla produkter och krav det uppfyllde och kan inte ångras. Om ett dokument bara har blivit ersatt, ladda i stället upp den nya filen och koppla bort den gamla från kravet — historiken över vad som var länkat förblir intakt.

Om ett dokument har stått i Analyserar i mer än en timme, skicka en förfrågan med filnamnet.