Caricamento dei documenti ed estrazione con l’IA

Dove si trovano i documenti

Ogni documento appartiene all’organizzazione e al profilo di conformità attivo, non a un singolo prodotto. La pagina Documenti nel sottomenu è l’archivio: cartelle, una vista piana, la ricerca e i filtri per tipo di documento e per area di conformità. Un documento può essere collegato a un numero qualsiasi di prodotti e può soddisfare un numero qualsiasi di requisiti.

Caricamento

Apra Documenti e usi l’azione di caricamento, oppure trascini i file sulla pagina. Può caricare la documentazione che già possiede: rapporti di prova, certificati, dichiarazioni di conformità, schede di dati di sicurezza, disegni tecnici, etichette, fatture dei laboratori di prova e panoramiche dei prodotti. I file sono conservati per organizzazione e rientrano nello spazio di archiviazione indicato in Impostazioni › Piano e utilizzo.

Prima dell’avvio del caricamento, la piattaforma verifica se alcuni file sono già presenti. I duplicati vengono elencati con la possibilità di ignorarli (opzione consigliata: il documento esistente continua a funzionare e non viene analizzato di nuovo) oppure di caricarli comunque. I caricamenti procedono poi uno per volta; ogni file compare nell’archivio non appena termina, e Lei può chiudere la finestra in qualsiasi momento.

È possibile caricare i file anche direttamente dalla scheda Documenti di un prodotto. Questi file confluiscono nello stesso archivio e vengono collegati subito a quel prodotto.

L’analisi

Ogni nuovo documento viene messo in coda per l’analisi. La piattaforma legge il file e determina:

• di che tipo di documento si tratta (rapporto di prova, dichiarazione di conformità, certificato, fattura, panoramica del prodotto, …),
• a quale area di conformità appartiene,
• quali identificativi di prodotto, nomi o numeri di modello cita,
• quali norme richiama e
• eventuali date riportate, come la data di emissione o di scadenza.

L’indicatore di stato di ciascun documento mostra In analisi, Analizzato, In attesa di revisione, Analisi non riuscita oppure Ignorato. Un’analisi non riuscita può essere ritentata dall’indicatore; un documento che non si desidera analizzare (per esempio una fattura scansionata) può essere ignorato. I lotti di grandi dimensioni vengono analizzati in blocco e arrivano tutti insieme, anziché uno alla volta.

L’analisi è ciò che rende possibile l’abbinamento; si veda Abbinamento dei documenti ai prodotti e link di condivisione.

Cartelle e collegamenti

Le cartelle sono facoltative. La loro caratteristica peculiare è l’ereditarietà: se collega una cartella a un prodotto, ogni documento in essa contenuto, e nelle sue sottocartelle, risulta collegato anch’esso a quel prodotto. Spostare un documento in un’altra cartella cambia ciò che esso eredita. L’eliminazione di una cartella sposta il suo contenuto nella cartella superiore; non elimina i documenti.

La vista «Non collegati» elenca i documenti non associati ad alcun prodotto, utile dopo un caricamento di grandi dimensioni.

Date di promemoria e scadenza

Quando carica un documento per un prodotto, può impostare una data di promemoria, per esempio la scadenza di un certificato o la data in cui una prova deve essere ripetuta. Il pannello «Scadenze imminenti» del cruscotto elenca i documenti in scadenza entro 30 giorni, mentre il Centro notifiche invia le notifiche «Promemoria documento» e «Documento scaduto». I documenti senza data vengono conteggiati come non monitorati, così da vedere quali richiedono ancora una data.

Eliminazione

L’eliminazione di un documento lo rimuove da ogni prodotto e da ogni requisito che soddisfaceva e non può essere annullata. Se un documento è semplicemente stato sostituito, carichi il nuovo file e scolleghi quello vecchio dal requisito: la cronologia di ciò che era collegato resta intatta.

Se un documento rimane in analisi per più di un’ora, invii una richiesta indicando il nome del file.