Przesyłanie dokumentów i analiza AI

Gdzie znajdują się dokumenty

Każdy dokument należy do organizacji i aktywnego profilu zgodności, a nie do pojedynczego produktu. Pulą jest strona Dokumenty w podmenu: foldery, widok płaski, wyszukiwarka oraz filtry według rodzaju dokumentu i obszaru zgodności. Dokument można powiązać z dowolną liczbą produktów, a także może on spełniać dowolną liczbę wymagań.

Przesyłanie

Proszę otworzyć Dokumenty i użyć działania przesyłania albo przeciągnąć pliki na stronę. Przesyłać można dokumentację, którą Państwo już posiadają: sprawozdania z badań, certyfikaty, deklaracje zgodności, karty charakterystyki, rysunki techniczne, etykiety, faktury od laboratoriów badawczych oraz przeglądy produktów. Pliki są przechowywane osobno dla każdej organizacji i wliczają się do limitu miejsca widocznego w Ustawienia › Plan i wykorzystanie.

Zanim rozpocznie się przesyłanie, platforma sprawdza, czy nie mają już Państwo tych plików w puli. Duplikaty są wyświetlane wraz z możliwością ich pominięcia (zalecane – istniejący dokument nadal działa i nie jest ponownie analizowany) albo przesłania mimo to. Następnie pliki są przesyłane kolejno; każdy pojawia się w puli po zakończeniu przesyłania, a okno można zamknąć w dowolnym momencie.

Dokumenty można też przesyłać bezpośrednio z karty Dokumenty danego produktu. Takie pliki trafiają do tej samej puli i od razu są powiązane z tym produktem.

Analiza

Każdy nowy dokument trafia do kolejki analizy. Platforma odczytuje plik i ustala:

• jakiego rodzaju jest to dokument (sprawozdanie z badań, deklaracja zgodności, certyfikat, faktura, przegląd produktu itp.),
• do jakiego obszaru zgodności należy,
• jakie identyfikatory produktów, nazwy lub numery modeli w nim występują,
• na jakie normy się powołuje oraz
• jakie daty zawiera, takie jak data wydania lub data ważności.

Znacznik statusu przy każdym dokumencie przyjmuje wartości: Analizowanie, Przeanalizowano, Oczekuje na przegląd, Analiza nie powiodła się lub Pominięto. Nieudaną analizę można ponowić ze znacznika; dokument, którego nie chcą Państwo analizować (na przykład zeskanowaną fakturę), można pominąć. Duże partie są analizowane zbiorczo i pojawiają się wszystkie naraz, a nie pojedynczo.

To analiza umożliwia dopasowywanie; zob. Dopasowywanie dokumentów do produktów i linki do udostępniania.

Foldery i powiązania

Foldery są opcjonalne. Ich jedyną szczególną cechą jest dziedziczenie: po powiązaniu folderu z produktem każdy dokument w tym folderze i w jego podfolderach jest również powiązany z tym produktem. Przeniesienie dokumentu do innego folderu zmienia to, co dziedziczy. Usunięcie folderu przenosi jego zawartość do folderu nadrzędnego; nie usuwa dokumentów.

Widok „Niepowiązane” pokazuje dokumenty niepołączone z żadnym produktem – przydatny po dużym przesłaniu plików.

Daty przypomnień i wygaśnięcie

Przesyłając dokument do produktu, można ustawić datę przypomnienia, na przykład datę wygaśnięcia certyfikatu albo termin, w którym należy powtórzyć badanie. Panel „Nadchodzące wygaśnięcia” na pulpicie wyświetla dokumenty, których termin przypada w ciągu 30 dni, a Centrum powiadomień wysyła powiadomienia „Przypomnienie o dokumencie” i „Dokument wygasł”. Dokumenty bez daty są liczone jako nieśledzone, aby widzieli Państwo, które jeszcze wymagają jej uzupełnienia.

Usuwanie

Usunięcie dokumentu odłącza go od każdego produktu i wymagania, które spełniał, i nie można tego cofnąć. Jeśli dokument został jedynie zastąpiony nowszym, należy przesłać nowy plik i odłączyć stary od wymagania – historia tego, co było powiązane, pozostaje wówczas nienaruszona.

Jeżeli dokument pozostaje w statusie Analizowanie dłużej niż godzinę, prosimy o przesłanie zgłoszenia wraz z nazwą pliku.