Asociar documentos a productos y enlaces para compartir

Dónde se produce la asociación

Una vez analizado un documento, la plataforma compara lo que ha encontrado —identificadores, números de modelo, normas, tipo de documento— con los productos del perfil y los requisitos que aún les faltan. Las propuestas aparecen en tres lugares: el paso «Revisar coincidencias de documentos» del panel de control, la fila del documento en el fondo común («3 coincidencias por revisar») y la pestaña Documentos del producto.

Leer una propuesta

Cada propuesta indica el producto, el requisito que cumpliría y un nivel:

• Coincidencia alta — los identificadores y el tipo de documento coinciden. Aplicar directamente.
• Coincidencia posible — algo coincide, algo falta. Marque la casilla para confirmar antes de aplicarla.
• Coincidencia débil — se muestra para que nada quede oculto, pero revísela.

«Por qué esta coincidencia» enumera las evidencias: qué identificador se encontró, qué tipo se detectó, qué norma se citó. Cuando el producto asociado pertenece a un grupo de variantes, una sola confirmación puede vincular el documento a cada variante frente a sus propios requisitos pendientes.

Si la plataforma no encontró ningún requisito que cumplir, confirmar igualmente vincula el documento al producto sin cumplir ningún hueco; despliegue la fila para elegir usted mismo los requisitos.

Confirmar y corregir

Confirmar vincula el documento y marca el requisito. Si la propuesta es incorrecta, elija otro documento de la lista de coincidencias más cercanas, o borre el requisito y elija el archivo a mano desde la pestaña Documentos del producto. Desvincular más tarde mantiene el documento en el fondo común; solo cambian el enlace y el requisito cumplido.

Cuando confirma una coincidencia que usó un identificador que la plataforma no conocía (por ejemplo, el número de modelo de un proveedor), puede marcar «Recordar … como identificador de este producto». A partir de ese momento, los documentos que usen ese identificador coincidirán automáticamente.

Vincular sin una propuesta

No hace falta esperar a la cola. Desde un documento, «Gestionar enlaces» le permite marcar productos directamente. Desde varios documentos seleccionados, «Vincular a productos» los vincula todos de una vez. Desde la pestaña Cumplimiento de un producto, cada hueco de documento obligatorio tiene «Vincular documento existente» para archivos que ya están en el fondo común.

Enlaces para compartir un único documento

Todo documento tiene una acción Enlace para compartir. «Crear enlace público» genera una URL que cualquiera puede abrir sin iniciar sesión y la copia; «Revocar enlace público» la detiene de inmediato. Utilícelo para enviar un informe de ensayo a un distribuidor o a un agente de aduanas sin adjuntar el archivo por correo electrónico. Revóquelo cuando haya cumplido su propósito: la plataforma cuenta cuántas veces se abre un enlace.

Enlaces públicos para documentos obligatorios

En Configuración › Enlaces públicos, un administrador puede activar URL públicas automáticas por tipo de documento obligatorio, por ejemplo las declaraciones de conformidad. Cada documento obligatorio obtiene entonces una URL estable por archivo adjunto, y la URL sigue funcionando cuando sustituye el archivo por una versión más reciente. Desactivar un tipo hace que todos sus enlaces devuelvan un error 404 hasta que vuelva a activarlo. Este es el mecanismo detrás de «estado de cumplimiento y enlaces para compartir» en la suscripción.

Acceso de lectura para sistemas

Si una tienda en línea, un PIM o un portal de distribuidor debe leer los datos de sus productos, un administrador crea una clave de API en Configuración › Claves de API. La clave se muestra una sola vez, pertenece a la organización y devuelve la identidad y el estado de cumplimiento de un producto, nunca las columnas de su hoja de cálculo importada, de modo que los precios de coste y los nombres de los proveedores permanecen privados. Utilícela desde su propio servidor; una clave en el JavaScript de la tienda es pública y debe revocarse.

Si una coincidencia se sigue proponiendo para el producto equivocado, envíe una solicitud con el nombre del documento y el identificador del producto.