Documenten uploaden en AI-extractie

Waar documenten zich bevinden

Elk document behoort toe aan de organisatie en het actieve complianceprofiel, niet aan één product. De pagina Documenten in het submenu is de pool: mappen, een platte weergave, zoeken en filters op documenttype en complianceterrein. Een document kan aan een willekeurig aantal producten worden gekoppeld en aan een willekeurig aantal eisen voldoen.

Uploaden

Open Documenten en gebruik de upload-actie, of sleep bestanden naar de pagina. U kunt de documentatie uploaden die u al heeft: testrapporten, certificaten, EU-conformiteitsverklaringen, veiligheidsinformatiebladen, technische tekeningen, etiketten, facturen van testinstituten en productoverzichten. Bestanden worden per organisatie opgeslagen en tellen mee voor de opslag die wordt getoond onder Instellingen › Abonnement en gebruik.

Voordat het uploaden begint, controleert het platform of u de bestanden al heeft. Duplicaten worden weergegeven met de optie om ze over te slaan (aanbevolen — het bestaande document blijft werken en wordt niet opnieuw geanalyseerd) of toch te uploaden. Uploads worden vervolgens één voor één verwerkt; elk bestand verschijnt in de pool zodra het klaar is, en u kunt het venster op elk moment sluiten.

U kunt ook rechtstreeks uploaden vanuit het tabblad Documenten van een product. Die bestanden komen in dezelfde pool terecht en worden direct aan dat product gekoppeld.

De analyse

Elk nieuw document wordt in de wachtrij voor analyse geplaatst. Het platform leest het bestand en bepaalt:

• om welk type document het gaat (testrapport, conformiteitsverklaring, certificaat, factuur, productoverzicht, …),
• tot welk complianceterrein het behoort,
• welke productidentificatiegegevens, namen of modelnummers het vermeldt,
• welke normen het aanhaalt, en
• welke data het bevat, zoals een uitgifte- of vervaldatum.

Het statuslabel bij elk document toont ‘Wordt geanalyseerd’, ‘Geanalyseerd’, ‘In afwachting van beoordeling’, ‘Analyse mislukt’ of ‘Overgeslagen’. Een mislukte analyse kan vanuit het label opnieuw worden geprobeerd; een document dat u niet wilt laten analyseren (bijvoorbeeld een gescande factuur) kan worden overgeslagen. Grote batches worden in bulk geanalyseerd en komen allemaal tegelijk binnen in plaats van één voor één.

De analyse maakt matching mogelijk; zie Documenten koppelen aan producten en deel links.

Mappen en koppelen

Mappen zijn optioneel. Hun ene bijzondere eigenschap is overerving: koppel een map aan een product en elk document erin, en in de submappen ervan, wordt ook aan dat product gekoppeld. Als u een document naar een andere map verplaatst, verandert wat het overerft. Het verwijderen van een map verplaatst de inhoud ervan naar de bovenliggende map; documenten worden niet verwijderd.

De weergave ‘Niet gekoppeld’ toont documenten die niet aan een product zijn gekoppeld — handig na een grote upload.

Herinneringsdata en vervaldatums

Wanneer u een document aan een product koppelt, kunt u een herinneringsdatum instellen, bijvoorbeeld de vervaldatum van een certificaat of de datum waarop een test moet worden herhaald. Het paneel ‘Aankomende vervaldatums’ op het dashboard toont documenten die binnen 30 dagen verlopen, en het meldingencentrum stuurt de meldingen ‘Documentherinnering’ en ‘Document verlopen’. Documenten zonder datum worden als niet-bijgehouden geteld, zodat u kunt zien welke er nog een datum nodig hebben.

Verwijderen

Het verwijderen van een document haalt het weg bij elk product en elke eis waaraan het voldeed, en kan niet ongedaan worden gemaakt. Is een document alleen vervangen, upload dan het nieuwe bestand en ontkoppel het oude van de eis in plaats van het te verwijderen — de geschiedenis van wat gekoppeld was, blijft intact.

Staat een document langer dan een uur op ‘Wordt geanalyseerd’, stuur dan een aanvraag met de bestandsnaam.