Dokumente Produkten zuordnen und Freigabelinks

Wo die Zuordnung stattfindet

Sobald ein Dokument analysiert ist, vergleicht die Plattform, was sie gefunden hat – Kennungen, Modellnummern, Normen, Dokumentart –, mit den Produkten im Profil und den Anforderungen, die diese noch offen haben. Die Vorschläge erscheinen an drei Stellen: im Schritt „Dokumentzuordnungen prüfen“ auf dem Dashboard, in der Zeile des Dokuments im Pool („3 Zuordnungen zu prüfen“) und im Tab „Dokumente“ des Produkts.

Einen Vorschlag lesen

Jeder Vorschlag nennt das Produkt, die Anforderung, die es erfüllen würde, und eine Stufe:

• Sicherer Treffer – Kennungen und Dokumentart stimmen überein. Direkt übernehmen.
• Möglicher Treffer – etwas stimmt überein, etwas fehlt. Vor der Übernahme mit Häkchen bestätigen.
• Schwacher Treffer – wird angezeigt, damit nichts verborgen bleibt, aber prüfen Sie ihn.

„Warum dieser Treffer“ listet die Belege: welche Kennung gefunden, welche Art erkannt, welche Norm zitiert wurde. Gehört ein zugeordnetes Produkt zu einer Variantengruppe, kann eine Bestätigung das Dokument mit jeder Variante gegen deren eigene fehlende Anforderungen verknüpfen.

Hat die Plattform keine zu erfüllende Anforderung gefunden, verknüpft die Bestätigung das Dokument trotzdem mit dem Produkt, ohne einen Platz zu füllen – klappen Sie die Zeile auf, um die Anforderungen selbst zu wählen.

Bestätigen und korrigieren

Die Bestätigung verknüpft das Dokument und hakt die Anforderung ab. Ist der Vorschlag falsch, wählen Sie ein anderes Dokument aus der Liste der nächstliegenden Treffer, oder leeren Sie die Anforderung und wählen die Datei von Hand im Tab „Dokumente“ des Produkts. Ein späteres Aufheben der Verknüpfung lässt das Dokument im Pool; nur die Verknüpfung und die erfüllte Anforderung ändern sich.

Wenn Sie einen Treffer bestätigen, der eine der Plattform unbekannte Kennung verwendet hat (etwa die Modellnummer eines Lieferanten), können Sie „… als Kennung für dieses Produkt merken“ ankreuzen. Von da an werden Dokumente mit dieser Kennung automatisch zugeordnet.

Verknüpfen ohne Vorschlag

Sie müssen nicht auf die Prüfliste warten. Von einem Dokument aus können Sie über „Verknüpfungen verwalten“ Produkte direkt ankreuzen. Von mehreren ausgewählten Dokumenten aus verknüpft „Mit Produkten verknüpfen“ alle auf einmal. Im Tab „Compliance“ eines Produkts hat jeder Platz für ein Pflichtdokument die Option „Vorhandenes Dokument verknüpfen“ für Dateien, die bereits im Pool liegen.

Freigabelinks für ein einzelnes Dokument

Jedes Dokument hat die Aktion Freigabelink. „Öffentlichen Link erstellen“ erzeugt eine URL, die jeder ohne Anmeldung öffnen kann, und kopiert sie; „Öffentlichen Link widerrufen“ beendet ihn sofort. Nutzen Sie ihn, um einen Prüfbericht an einen Handelspartner oder Zollagenten zu senden, ohne die Datei zu mailen. Widerrufen Sie ihn, wenn der Zweck erfüllt ist – die Plattform zählt, wie oft ein Link geöffnet wird.

Öffentliche Links für Pflichtdokumente

Unter Einstellungen › Öffentliche Links kann ein Admin automatische öffentliche URLs pro Pflichtdokumenttyp einschalten – zum Beispiel für Konformitätserklärungen. Jedes Pflichtdokument erhält dann eine stabile URL pro angehängter Datei, und die URL funktioniert weiter, wenn Sie die Datei durch eine neuere Version ersetzen. Schalten Sie einen Typ aus, liefern alle seine Links 404, bis Sie ihn wieder einschalten. Das ist der Mechanismus hinter „Compliance-Status und Freigabelinks“ im Abonnement.

Lesezugriff für Systeme

Soll ein Webshop, ein PIM oder ein Händlerportal Ihre Produktdaten lesen, erstellt ein Admin unter Einstellungen › API-Schlüssel einen API-Schlüssel. Der Schlüssel wird einmal angezeigt, gehört der Organisation und liefert die Identität und den Compliance-Status eines Produkts – nie Ihre importierten Tabellenspalten, sodass Einkaufspreise und Lieferantennamen vertraulich bleiben. Verwenden Sie ihn von Ihrem eigenen Server aus; ein Schlüssel im JavaScript Ihres Onlineshops ist öffentlich und muss widerrufen werden.

Wird ein Treffer immer wieder für das falsche Produkt vorgeschlagen, senden Sie eine Anfrage mit dem Dokumentnamen und der Produktkennung.