Documenten koppelen aan producten, en deellinks

Waar matching plaatsvindt

Zodra een document is geanalyseerd, vergelijkt het platform wat het heeft gevonden — identificatiecodes, modelnummers, normen, documentsoort — met de producten in het profiel en de eisen waaraan zij nog moeten voldoen. De voorstellen verschijnen op drie plekken: de stap ‘Documentmatches controleren’ op het dashboard, de rij van het document in de pool (‘3 matches te controleren’), en het tabblad Documenten van het product.

Een voorstel lezen

Elk voorstel noemt het product, de eis die zou worden vervuld, en een niveau:

• Sterke match — de identificatiecodes en de documentsoort komen overeen. Direct toepassen.
• Mogelijke match — iets komt overeen, iets ontbreekt. Vink aan om te bevestigen voordat de match wordt toegepast.
• Zwakke match — wordt getoond zodat niets verborgen blijft, maar controleer deze.

‘Waarom deze match’ toont het bewijs: welke identificatiecode is gevonden, welke soort is herkend, welke norm is aangehaald. Wanneer een gematcht product tot een variantengroep behoort, kan met één bevestiging het document aan elke variant worden gekoppeld voor de eigen ontbrekende eisen.

Als het platform geen eis vond om in te vullen, koppelt bevestigen het document toch aan het product zonder een verplichting in te vullen — vouw de rij uit om zelf de eisen te kiezen.

Bevestigen en corrigeren

Bevestigen koppelt het document en vinkt de eis af. Is het voorstel onjuist, kies dan een ander document uit de lijst met de dichtstbijzijnde match, of wis de eis en selecteer het bestand handmatig via het tabblad Documenten van het product. Later ontkoppelen houdt het document in de pool; alleen de koppeling en de vervulde eis veranderen.

Wanneer u een match bevestigt die een identificatiecode gebruikte die het platform niet kende (bijvoorbeeld het modelnummer van een leverancier), kunt u ‘Onthoud … als identificatiecode voor dit product’ aanvinken. Vanaf dat moment matchen documenten die deze identificatiecode gebruiken automatisch.

Koppelen zonder voorstel

U hoeft niet op de wachtrij te wachten. Vanuit een document kunt u met ‘Koppelingen beheren’ direct producten aanvinken. Vanuit meerdere geselecteerde documenten koppelt ‘Koppelen aan producten’ ze allemaal in één keer. Vanuit het tabblad Naleving van een product heeft elke plek voor een verplicht document de optie ‘Bestaand document koppelen’ voor bestanden die al in de pool staan.

Deellinks voor een afzonderlijk document

Elk document heeft een actie Deellink. ‘Openbare link aanmaken’ maakt een URL die iedereen kan openen zonder in te loggen en kopieert deze; ‘Openbare link intrekken’ stopt deze onmiddellijk. Gebruik dit om een testrapport naar een retailer of een douane-expediteur te sturen zonder het bestand te e-mailen. Trek de link in zodra het doel is bereikt — het platform telt hoe vaak een link wordt geopend.

Openbare links voor verplichte documenten

Onder Instellingen › Openbare links kan een beheerder automatische openbare URL’s per type verplicht document inschakelen — bijvoorbeeld EU-conformiteitsverklaringen. Elk verplicht document krijgt dan een vaste URL per bijgevoegd bestand, en de URL blijft werken wanneer u het bestand vervangt door een nieuwere versie. Een type uitschakelen zorgt ervoor dat alle bijbehorende links een 404-foutmelding geven totdat u het weer inschakelt. Dit is het mechanisme achter ‘nalevingsstatus en deellinks’ in het abonnement.

Leestoegang voor systemen

Als een webshop, PIM- of retailerportaal uw productgegevens moet kunnen lezen, maakt een beheerder een API-sleutel aan onder Instellingen › API-sleutels. De sleutel wordt één keer getoond, behoort toe aan de organisatie en geeft de identiteit en nalevingsstatus van een product terug — nooit uw geïmporteerde spreadsheetkolommen, zodat kostprijzen en leveranciersnamen privé blijven. Gebruik de sleutel vanaf uw eigen server; een sleutel in de JavaScript-code van uw webshop is openbaar en moet worden ingetrokken.

Als er steeds een match voor het verkeerde product wordt voorgesteld, stuur een verzoek met de documentnaam en de productidentificatie.