Een terugroeping uitvoeren in de Recall manager

Voordat u de tool gebruikt

De kennis over terugroepingen — wat een terugroeping is, wanneer u er een moet uitvoeren, wie u moet informeren — is openbaar beschikbaar op /tools/recall. De Recall manager is de werkruimte die deze gids omzet in een gevolgd plan voor uw organisatie; deze maakt deel uit van het abonnement.

Een dossier openen

Ga naar platform.conphora.com/go/recall — u komt terecht in de Recall manager voor het complianceprofiel van uw organisatie. Kies New recall en vul in:

• een titel (bijvoorbeeld ‘Waterkoker — oververhittingsrisico’),
• de productnaam en de identificatiegegevens (SKU, GTIN, batch- of serienummerreeks),
• de betrokken markten,
• het gevaar of defect, en
• het risiconiveau: laag, gemiddeld, hoog of ernstig.

‘Create & open’ zet het dossier op Draft. Er gaat een melding ‘Recall created’ naar de organisatie.

Het bord

Het dossier opent als een bord met zeven fasen, elk met vooraf ingevulde taken:

1. Detect & triage — leg het veiligheidssignaal of de klacht vast, bewaar bewijsmateriaal en betrokken monsters.
2. Risk assessment — bepaal het gevaar en het faalmechanisme, beoordeel de ernst en de waarschijnlijkheid, en beslis over de corrigerende maatregel.
3. Decision & strategy — kies de maatregel (repareren, vervangen, terugbetalen), bepaal de planning, de verantwoordelijken en het budget, en schrijf het terugroepactieplan.
4. Notify authorities & supply chain — informeer, waar vereist, de bevoegde autoriteit (via het officiële portaal van uw markt), informeer distributeurs, retailers en marktplaatsen, staak de verkoop en blokkeer de voorraad.
5. Customer & public communication — stel de terugroepkennisgeving op, kies de kanalen, publiceer de kennisgeving en open een supportkanaal.
6. Execute the remedy — voer de maatregel uit, houd de teruggehaalde eenheden bij ten opzichte van de betrokken eenheden.
7. Monitor effectiveness — meet de respons- en terughaalgraad, en escaleer als de respons stagneert.

Elke taak heeft een ‘What this means’ (wat dit betekent) en een voorbeeld. Zet elke taak op To do, In progress, Blocked, Done of N/A, wijs deze toe aan uzelf of een collega, en voeg notities toe (‘Hoe is dit gedaan? Beslissingen, wie, wanneer, links…’). U kunt aan elke fase uw eigen taken toevoegen.

Status en voortgang

De dossierstatus loopt van Draft naar Open, vervolgens Monitoring en ten slotte Closed (of Cancelled als blijkt dat er geen terugroeping nodig was). Het bord toont de algehele voortgang en de betrokken en teruggehaalde eenheden en de terughaalgraad die u invoert. Er gaan meldingen uit wanneer de status of fase wijzigt, wanneer een taak aan u wordt toegewezen, de dag voordat een taak vervalt, en wanneer een taak te laat is.

Notities en de tijdlijn

De tijdlijn legt elke wijziging automatisch vast. Met ‘Add note’ legt u beslissingen, gesprekken en updates in uw eigen woorden vast. Dit is het controlespoor dat een autoriteit of een retailer later kan opvragen, dus noteer terwijl u werkt in plaats van dit achteraf te reconstrueren.

Het rapport

Report genereert het volledige dossier — overzicht, product, identificatiegegevens, markten, gevaar, risico, status, data, eenheden, elke taak met de bijbehorende notities, en de volledige tijdlijn — als een afdrukbare pagina met een pdf-download. Het documenteert de terugroeping precies zoals deze in Conphora is vastgelegd. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies; bevestig de specifieke regelgeving bij de bevoegde autoriteit.

Praktische opmerkingen

• Een terugroeping behoort toe aan de organisatie; iedereen daarin kan het dossier bekijken en bewerken.
• Eén product, meerdere markten: één dossier met alle markten vermeld is eenvoudiger te rapporteren dan een apart dossier per markt.
• Blijkt het gevaar ernstig te zijn, wijzig dan het risiconiveau op het bord — de wijziging wordt vastgelegd.

Voor een vraag over een lopende terugroeping stuurt u een aanvraag en markeert u deze als urgent in het onderwerp.