Prowadzenie odzyskania produktu w Recall manager

Przed narzędziem

Wiedza o odzyskaniu produktu – czym ono jest, kiedy trzeba je przeprowadzić i kogo zawiadomić – jest publicznie dostępna pod adresem /tools/recall. Recall manager to przestrzeń robocza, która zamienia ten przewodnik w śledzony plan dla Państwa organizacji; jest elementem subskrypcji.

Otwarcie sprawy

Proszę przejść do platform.conphora.com/go/recall – otworzy się Recall manager dla profilu zgodności Państwa organizacji. Należy wybrać Nowe odzyskanie produktu i uzupełnić:

• tytuł (na przykład „Czajnik – ryzyko przegrzania”),
• nazwę produktu i jego identyfikatory (SKU, GTIN, zakres partii lub numerów seryjnych),
• dotknięte rynki,
• zagrożenie lub wadę oraz
• poziom ryzyka: niskie, średnie, wysokie lub poważne.

Przycisk „Utwórz i otwórz” uruchamia sprawę w statusie Wersja robocza. Do organizacji trafia powiadomienie „Utworzono odzyskanie produktu”.

Tablica

Sprawa otwiera się jako tablica siedmiu faz, z których każda ma wstępnie przygotowane zadania:

1. Wykrycie i wstępna ocena – zarejestrować sygnał dotyczący bezpieczeństwa lub reklamację, zabezpieczyć dowody i dotknięte próbki.
2. Ocena ryzyka – zidentyfikować zagrożenie i sposób uszkodzenia, ocenić dotkliwość i prawdopodobieństwo, zdecydować o działaniu korygującym.
3. Decyzja i strategia – wybrać środek naprawczy (naprawa, wymiana, zwrot pieniędzy), ustalić harmonogram, osoby odpowiedzialne i budżet, opracować plan działań odzyskania produktu.
4. Zawiadomienie organów i łańcucha dostaw – zawiadomić właściwy organ tam, gdzie jest to wymagane (przez oficjalny portal danego rynku), zawiadomić dystrybutorów, sprzedawców detalicznych i platformy handlowe, wstrzymać sprzedaż i zablokować zapasy.
5. Komunikacja z klientami i opinią publiczną – przygotować komunikat o odzyskaniu produktu, wybrać kanały, opublikować komunikat i uruchomić ścieżkę wsparcia.
6. Wdrożenie środka naprawczego – przeprowadzić środek naprawczy, śledzić liczbę odzyskanych sztuk w stosunku do sztuk dotkniętych.
7. Monitorowanie skuteczności – mierzyć odpowiedź i wskaźnik odzyskania, eskalować sprawę, jeśli odpowiedź zamiera.

Każde zadanie ma sekcję „Co to oznacza” i przykład. Każdemu zadaniu można nadać status Do zrobienia, W toku, Zablokowane, Gotowe lub Nie dotyczy, przypisać je sobie lub współpracownikowi i dodać notatki („Jak to zostało wykonane? Decyzje, kto, kiedy, linki…”). W każdej fazie można dodać własne zadania.

Status i postęp

Status sprawy zmienia się od statusu Wersja robocza na Otwarta, następnie Monitorowanie i wreszcie Zamknięta (albo Anulowana, jeśli okaże się, że odzyskanie produktu nie było potrzebne). Tablica pokazuje ogólny postęp, liczbę sztuk dotkniętych i odzyskanych oraz wprowadzany przez Państwa wskaźnik odzyskania. Powiadomienia są wysyłane przy zmianie statusu lub fazy, przy przypisaniu zadania do Państwa, w dniu poprzedzającym termin zadania oraz po jego przekroczeniu.

Notatki i oś czasu

Oś czasu automatycznie rejestruje każdą zmianę. Przycisk „Dodaj notatkę” pozwala zapisać decyzje, rozmowy i aktualizacje własnymi słowami. To ścieżka audytu, o którą może później poprosić organ lub sprzedawca detaliczny, dlatego notatki należy sporządzać na bieżąco, a nie odtwarzać ich po fakcie.

Raport

Raport przedstawia całą sprawę – przegląd, produkt, identyfikatory, rynki, zagrożenie, ryzyko, status, daty, sztuki, każde zadanie wraz z notatkami oraz pełną oś czasu – jako stronę do wydruku z możliwością pobrania pliku PDF. Dokumentuje odzyskanie produktu dokładnie tak, jak zostało zapisane w Conphora. Ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej; szczegóły regulacyjne należy potwierdzić we właściwym organie.

Uwagi praktyczne

• Odzyskanie produktu należy do organizacji; każda osoba w organizacji może przeglądać i edytować sprawę.
• Jeden produkt, kilka rynków: jedna sprawa z wymienionymi wszystkimi rynkami jest łatwiejsza w raportowaniu niż osobna sprawa dla każdego rynku.
• Jeżeli okaże się, że zagrożenie jest poważne, należy zmienić poziom ryzyka na tablicy – zmiana jest rejestrowana.

W przypadku pytania dotyczącego trwającego odzyskania produktu prosimy o przesłanie zgłoszenia i oznaczenie go w temacie jako pilne.