Einen Rückruf im Rückruf-Manager durchführen

Vor dem Tool

Das Rückruf-Wissen – was ein Rückruf ist, wann Sie einen durchführen müssen, wen Sie benachrichtigen müssen – ist öffentlich unter /tools/recall zugänglich. Der Rückruf-Manager ist der Arbeitsbereich, der diesen Leitfaden in einen nachverfolgten Plan für Ihre Organisation verwandelt; er ist Teil des Abonnements.

Einen Fall eröffnen

Gehen Sie zu platform.conphora.com/go/recall – Sie landen im Rückruf-Manager für das Compliance-Profil Ihrer Organisation. Wählen Sie Neuer Rückruf und tragen Sie ein:

• einen Titel (zum Beispiel „Wasserkocher – Überhitzungsrisiko“),
• den Produktnamen und seine Kennungen (SKU, GTIN, Chargen- oder Seriennummernbereich),
• die betroffenen Märkte,
• die Gefahr oder den Mangel und
• die Risikostufe: niedrig, mittel, hoch oder ernst.

„Erstellen & öffnen“ startet den Fall im Status Entwurf. Eine Benachrichtigung „Rückruf erstellt“ geht an die Organisation.

Das Board

Der Fall öffnet sich als Board mit sieben Phasen, jeweils mit vorbelegten Aufgaben:

1. Erkennen & Triage – das Sicherheitssignal oder die Beschwerde erfassen, Beweise und betroffene Exemplare sichern.
2. Risikobewertung – Gefahr und Fehlerart bestimmen, Schwere und Wahrscheinlichkeit bewerten, die Korrekturmaßnahme festlegen.
3. Entscheidung & Strategie – die Abhilfe wählen (Reparatur, Ersatz, Erstattung), Zeitplan, Verantwortliche und Budget festlegen, den Rückruf-Aktionsplan schreiben.
4. Behörden & Lieferkette benachrichtigen – die zuständige Behörde benachrichtigen, wo erforderlich (über das offizielle Portal Ihres Marktes), Händler, Einzelhändler und Marktplätze informieren, den Verkauf stoppen und Bestände sperren.
5. Kunden- & Öffentlichkeitskommunikation – die Rückrufanzeige entwerfen, Kanäle wählen, die Anzeige veröffentlichen und einen Support-Weg einrichten.
6. Abhilfe durchführen – die Abhilfe umsetzen, zurückgeholte Einheiten gegen betroffene Einheiten verfolgen.
7. Wirksamkeit überwachen – Rücklauf und Rückholquote messen, eskalieren, wenn der Rücklauf stockt.

Jede Aufgabe hat einen Abschnitt „Was bedeutet das?“ und ein Beispiel. Setzen Sie jede Aufgabe auf Zu erledigen, In Arbeit, Blockiert, Erledigt oder N/A, weisen Sie sie sich selbst oder einer Kollegin oder einem Kollegen zu und fügen Sie Notizen hinzu („Wie wurde das erledigt? Entscheidungen, wer, wann, Links …“). Sie können jeder Phase eigene Aufgaben hinzufügen.

Status und Fortschritt

Der Fallstatus wechselt von Entwurf zu Offen, dann Überwachung und schließlich Geschlossen (oder Abgebrochen, wenn sich herausstellt, dass kein Rückruf nötig war). Das Board zeigt den Gesamtfortschritt sowie die betroffenen und zurückgeholten Einheiten und die von Ihnen eingetragene Rückholquote. Benachrichtigungen gehen hinaus, wenn sich Status oder Phase ändern, wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, am Tag vor der Fälligkeit einer Aufgabe und wenn eine Aufgabe überfällig ist.

Notizen und die Zeitleiste

Die Zeitleiste protokolliert jede Änderung automatisch. „Notiz hinzufügen“ hält Entscheidungen, Anrufe und Aktualisierungen in Ihren eigenen Worten fest. Das ist der Audit-Trail, den eine Behörde oder ein Handelspartner später anfordern kann – schreiben Sie Notizen daher laufend, statt sie im Nachhinein zu rekonstruieren.

Der Bericht

Bericht stellt den gesamten Fall – Übersicht, Produkt, Kennungen, Märkte, Gefahr, Risiko, Status, Daten, Einheiten, jede Aufgabe mit ihren Notizen und die vollständige Zeitleiste – als druckbare Seite mit PDF-Download dar. Er dokumentiert den Rückruf genau so, wie er in Conphora erfasst wurde. Er dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar; klären Sie regulatorische Einzelheiten mit der zuständigen Behörde.

Praktische Hinweise

• Ein Rückruf gehört der Organisation; alle in ihr können den Fall sehen und bearbeiten.
• Ein Produkt, mehrere Märkte: Ein Fall mit allen aufgeführten Märkten lässt sich leichter berichten als ein Fall je Markt.
• Stellt sich die Gefahr als ernst heraus, ändern Sie die Risikostufe auf dem Board – die Änderung wird protokolliert.

Bei einer Frage zu einem laufenden Rückruf senden Sie eine Anfrage und kennzeichnen Sie sie im Betreff als dringend.