Gestionar una recuperación en el Gestor de recuperaciones

Antes de la herramienta

Los conocimientos sobre recuperaciones -qué es una recuperación, cuándo debe hacerse una, a quién hay que notificar- son públicos en /tools/recall. El Gestor de recuperaciones es el espacio de trabajo que convierte esa guía en un plan con seguimiento para su organización; forma parte de la suscripción.

Abrir un caso

Vaya a platform.conphora.com/go/recall; esto le lleva al Gestor de recuperaciones del perfil de cumplimiento normativo de su organización. Elija Nueva recuperación y rellene:

• un título (por ejemplo, «Hervidor: riesgo de sobrecalentamiento»),
• el nombre del producto y sus identificadores (SKU, GTIN, lote o intervalo de números de serie),
• los mercados afectados,
• el peligro o defecto, y
• el nivel de riesgo: bajo, medio, alto o grave.

«Crear y abrir» inicia el caso en Borrador. Se envía una notificación «Recuperación creada» a la organización.

El tablero

El caso se abre como un tablero de siete fases, cada una con tareas precargadas:

1. Detección y triaje: registre la señal de seguridad o la reclamación, conserve las pruebas y las muestras afectadas.
2. Evaluación del riesgo: identifique el peligro y el modo de fallo, evalúe la gravedad y la probabilidad, decida la medida correctora.
3. Decisión y estrategia: elija el remedio (reparación, sustitución, reembolso), defina el calendario, los responsables y el presupuesto, redacte el plan de acción de la recuperación.
4. Notificación a autoridades y cadena de suministro: notifique a la autoridad competente cuando se exija (a través del portal oficial de su mercado), notifique a distribuidores, minoristas y mercados en línea, detenga las ventas y bloquee el stock.
5. Comunicación con clientes y público: redacte el aviso de recuperación, elija los canales, publique el aviso y abra una vía de asistencia.
6. Ejecutar el remedio: aplique el remedio, haga seguimiento de las unidades recuperadas frente a las unidades afectadas.
7. Seguimiento de la eficacia: mida la respuesta y la tasa de recuperación, escale el caso si la respuesta se estanca.

Cada tarea tiene «Qué significa esto» y un ejemplo. Ponga cada tarea en Por hacer, En curso, Bloqueada, Hecha o No aplicable, asígnela a usted mismo o a un compañero, y añada notas («¿Cómo se hizo esto? Decisiones, quién, cuándo, enlaces…»). Puede añadir sus propias tareas a cualquier fase.

Estado y progreso

El estado del caso pasa de Borrador a Abierto, luego En seguimiento y finalmente Cerrado (o Cancelado si resulta que no era necesaria ninguna recuperación). El tablero muestra el progreso general y las unidades afectadas, recuperadas y la tasa de recuperación que usted introduce. Se envían notificaciones cuando cambia el estado o la fase, cuando se le asigna una tarea, el día antes de que venza una tarea y cuando una tarea está atrasada.

Notas y la línea de tiempo

La línea de tiempo registra automáticamente cada cambio. «Añadir nota» registra decisiones, llamadas y actualizaciones con sus propias palabras. Este es el rastro de auditoría que una autoridad o un minorista pueden pedir más adelante, así que escriba las notas sobre la marcha en lugar de reconstruirlas después.

El informe

Informe representa todo el caso -resumen, producto, identificadores, mercados, peligro, riesgo, estado, fechas, unidades, cada tarea con sus notas y la línea de tiempo completa- como una página imprimible con descarga en PDF. Documenta la recuperación exactamente como quedó registrada en Conphora. Es orientación general, no asesoramiento jurídico; confirme los detalles normativos con la autoridad competente.

Notas prácticas

• Una recuperación pertenece a la organización; cualquiera dentro de ella puede ver y editar el caso.
• Un producto, varios mercados: un único caso con todos los mercados enumerados es más fácil de gestionar que un caso por mercado.
• Si resulta que el peligro es grave, cambie el nivel de riesgo en el tablero; el cambio queda registrado.

Para una pregunta sobre una recuperación en curso, envíe una solicitud y marque el asunto como urgente.