Gestire un richiamo nel Recall manager

Prima dello strumento

Il know-how sul richiamo (che cos’è un richiamo, quando è obbligatorio, chi occorre avvisare) è pubblico all’indirizzo /tools/recall. Il Recall manager è lo spazio di lavoro che trasforma quella guida in un piano monitorato per la Sua organizzazione; fa parte dell’abbonamento.

Aprire un caso

Vada su platform.conphora.com/go/recall: si accede al Recall manager del profilo di conformità della Sua organizzazione. Scelga Nuovo richiamo e compili:

• un titolo (ad esempio «Bollitore: rischio di surriscaldamento»),
• il nome del prodotto e i relativi identificativi (SKU, GTIN, lotto o intervallo di numeri di serie),
• i mercati interessati,
• il pericolo o il difetto, e
• il livello di rischio: basso, medio, alto o grave.

«Crea e apri» avvia il caso in stato Bozza. All’organizzazione viene inviata una notifica «Richiamo creato».

La bacheca

Il caso si apre come una bacheca di sette fasi, ciascuna con attività già predisposte:

1. Rilevamento e triage: registrare la segnalazione di sicurezza o il reclamo, conservare le prove e i campioni interessati.
2. Valutazione del rischio: individuare il pericolo e la modalità di guasto, valutare gravità e probabilità, decidere l’azione correttiva.
3. Decisione e strategia: scegliere il rimedio (riparazione, sostituzione, rimborso), definire tempi, responsabili e budget, redigere il piano di azione del richiamo.
4. Notifica alle autorità e alla catena di fornitura: notificare l’autorità competente ove richiesto (tramite il portale ufficiale del Suo mercato), avvisare distributori, rivenditori e mercati online, sospendere le vendite e bloccare le giacenze.
5. Comunicazione ai clienti e al pubblico: redigere l’avviso di richiamo, scegliere i canali, pubblicare l’avviso e attivare un canale di assistenza.
6. Esecuzione del rimedio: attuare il rimedio, confrontando le unità recuperate con quelle interessate.
7. Monitoraggio dell’efficacia: misurare il tasso di risposta e di recupero, procedere all’escalation se la risposta ristagna.

Ogni attività contiene «Che cosa significa» e un esempio. Imposti ciascuna attività su Da fare, In corso, Bloccata, Completata o N/A, la assegni a Lei o a un collega e aggiunga note («Come è stato fatto? Decisioni, chi, quando, link…»). È possibile aggiungere attività proprie a qualsiasi fase.

Stato e avanzamento

Lo stato del caso passa da Bozza ad Aperto, poi a In monitoraggio e infine a Chiuso (oppure Annullato se risulta che nessun richiamo era necessario). La bacheca mostra l’avanzamento complessivo, le unità interessate, quelle recuperate e il tasso di recupero che Lei inserisce. Le notifiche vengono inviate quando cambiano lo stato o la fase, quando Le viene assegnata un’attività, il giorno prima della scadenza di un’attività e quando un’attività è in ritardo.

Note e cronologia

La cronologia registra automaticamente ogni modifica. «Aggiungi nota» consente di annotare con parole proprie decisioni, telefonate e aggiornamenti. È la traccia di audit che un’autorità o un distributore potrebbe richiedere in seguito: si consiglia di scrivere le note man mano, anziché ricostruirle a posteriori.

Il rapporto

Rapporto restituisce l’intero caso (panoramica, prodotto, identificativi, mercati, pericolo, rischio, stato, date, unità, ogni attività con le relative note e la cronologia completa) come pagina stampabile con download in PDF. Documenta il richiamo esattamente come registrato in Conphora. Si tratta di indicazioni di carattere generale e non di una consulenza legale; gli aspetti normativi specifici vanno confermati con l’autorità competente.

Note pratiche

• Un richiamo appartiene all’organizzazione; chiunque ne faccia parte può vedere e modificare il caso.
• Un prodotto, più mercati: un unico caso con tutti i mercati indicati è più semplice da rendicontare rispetto a un caso per ciascun mercato.
• Se il pericolo si rivela grave, modifichi il livello di rischio nella bacheca: la modifica viene registrata.

Per una domanda su un richiamo in corso, invii una richiesta e indichi l’urgenza nell’oggetto.