Kør en tilbagekaldelse i Tilbagekaldelses-manageren

Før værktøjet

Selve tilbagekaldelses-knowhowet — hvad en tilbagekaldelse er, hvornår du skal lave en, hvem der skal underrettes — er offentligt tilgængeligt på /tools/recall. Tilbagekaldelses-manageren er arbejdsområdet, der gør den guide til en sporet plan for din organisation; det er en del af abonnementet.

Åbn en sag

Gå til platform.conphora.com/go/recall — det fører dig ind i Tilbagekaldelses-manageren for din organisations compliance-profil. Vælg Ny tilbagekaldelse, og udfyld:

• en titel (for eksempel „Elkedel — risiko for overophedning“),
• produktnavnet og dets identifikatorer (SKU, GTIN, batch- eller serienummerinterval),
• de berørte markeder,
• faren eller defekten, og
• risikoniveauet: lav, middel, høj eller alvorlig.

„Opret og åbn“ starter sagen i Kladde. En notifikation „Tilbagekaldelse oprettet“ sendes til organisationen.

Tavlen

Sagen åbner som en tavle med syv faser, hver med foruddefinerede opgaver:

1. Opdag og prioritér — log sikkerhedssignalet eller klagen, bevar beviser og berørte prøver.
2. Risikovurdering — identificér faren og fejltilstanden, vurdér alvorlighed og sandsynlighed, beslut den korrigerende handling.
3. Beslutning og strategi — vælg afhjælpningen (reparation, ombytning, refusion), fastsæt tidslinje, ansvarlige og budget, skriv handlingsplanen for tilbagekaldelsen.
4. Underret myndigheder og forsyningskæde — underret den kompetente myndighed, hvor det kræves (gennem dit markeds officielle portal), underret distributører, forhandlere og markedspladser, stop salget, og spær lageret.
5. Kunde- og offentlig kommunikation — udarbejd tilbagekaldelsesmeddelelsen, vælg kanaler, publicér meddelelsen, og åbn en supportvej.
6. Gennemfør afhjælpningen — kør afhjælpningen, spor genindsamlede enheder i forhold til berørte enheder.
7. Overvåg effekten — mål responsen og genindsamlingsraten, eskalér, hvis responsen går i stå.

Hver opgave har „Hvad dette betyder“ og et eksempel. Sæt hver opgave til Ikke startet, I gang, Blokeret, Færdig eller Ikke relevant, tildel den til dig selv eller en kollega, og tilføj noter („Hvordan blev dette gjort? Beslutninger, hvem, hvornår, links …“). Du kan tilføje dine egne opgaver til enhver fase.

Status og fremskridt

Sagens status går fra Kladde til Åben, derefter Overvågning og til sidst Lukket (eller Annulleret, hvis det viser sig, at der ikke var brug for en tilbagekaldelse). Tavlen viser det samlede fremskridt og de berørte og genindsamlede enheder samt den genindsamlingsrate, du indtaster. Notifikationer sendes ud, når status eller fase ændres, når en opgave tildeles dig, dagen før en opgave forfalder, og når en opgave er overskredet.

Noter og tidslinjen

Tidslinjen logger automatisk hver ændring. „Tilføj note“ registrerer beslutninger, opkald og opdateringer med dine egne ord. Dette er det revisionsspor, en myndighed eller en forhandler senere kan bede om, så skriv noter, efterhånden som du går frem, i stedet for at rekonstruere dem bagefter.

Rapporten

Rapport gengiver hele sagen — oversigt, produkt, identifikatorer, markeder, fare, risiko, status, datoer, enheder, hver opgave med sine noter, og hele tidslinjen — som en printvenlig side med PDF-download. Den dokumenterer tilbagekaldelsen præcis, som den er registreret i Conphora. Dette er generel information og udgør ikke juridisk rådgivning; bekræft de regulatoriske detaljer med den kompetente myndighed.

Praktiske noter

• En tilbagekaldelse tilhører organisationen; alle i den kan se og redigere sagen.
• Ét produkt, flere markeder: én sag med alle markeder anført er lettere at rapportere på end én sag pr. marked.
• Viser faren sig at være alvorlig, så skift risikoniveauet på tavlen — ændringen logges.

Har du et spørgsmål om en igangværende tilbagekaldelse, så send en henvendelse, og markér den som akut i overskriften.