Genomför en återkallelse i återkallelsehanteraren

Innan verktyget

Kunskapen om återkallelser — vad en återkallelse är, när du måste genomföra en, vem som ska underrättas — är offentlig på /tools/recall. Återkallelsehanteraren är den arbetsyta som omvandlar den guiden till en spårad plan för din organisation; den ingår i prenumerationen.

Öppna ett ärende

Gå till platform.conphora.com/go/recall — det tar dig till återkallelsehanteraren för din organisations regelefterlevnadsprofil. Välj Ny återkallelse och fyll i:

• en titel (till exempel ”Vattenkokare — risk för överhettning”),
• produktnamnet och dess identifierare (SKU, GTIN, batch- eller serienummerintervall),
• de berörda marknaderna,
• faran eller defekten, och
• risknivån: låg, medel, hög eller allvarlig.

”Skapa och öppna” startar ärendet i Utkast. En notis om ”Återkallelse skapad” skickas till organisationen.

Tavlan

Ärendet öppnas som en tavla med sju faser, var och en med förifyllda uppgifter:

1. Upptäck och prioritera — logga säkerhetssignalen eller klagomålet, bevara bevis och berörda prover.
2. Riskbedömning — identifiera faran och felmoden, bedöm allvarlighetsgrad och sannolikhet, besluta om korrigerande åtgärd.
3. Beslut och strategi — välj åtgärd (reparation, ersättning, återbetalning), fastställ tidsplan, ansvariga och budget, skriv återkallelsens åtgärdsplan.
4. Underrätta myndigheter och leveranskedja — underrätta den behöriga myndigheten där det krävs (via din marknads officiella portal), underrätta distributörer, återförsäljare och marknadsplatser, stoppa försäljningen och spärra lagret.
5. Kund- och offentlig kommunikation — utforma återkallelsemeddelandet, välj kanaler, publicera meddelandet och öppna en supportväg.
6. Genomför åtgärden — genomför åtgärden, spåra återvunna enheter mot berörda enheter.
7. Följ upp effekten — mät svarsfrekvensen och återvinningsgraden, eskalera om svaret stannar av.

Varje uppgift har ”Vad detta betyder” och ett exempel. Ställ in varje uppgift på Att göra, Pågår, Blockerad, Klar eller Ej tillämplig, tilldela den till dig själv eller en kollega, och lägg till anteckningar (”Hur gjordes detta? Beslut, vem, när, länkar …”). Du kan lägga till egna uppgifter i vilken fas som helst.

Status och förlopp

Ärendets status går från Utkast till Öppet, sedan Uppföljning och slutligen Avslutat (eller Avbrutet om det visar sig att ingen återkallelse behövdes). Tavlan visar det övergripande förloppet samt de berörda och återvunna enheterna och den återvinningsgrad du anger. Notiser skickas ut när statusen eller fasen ändras, när en uppgift tilldelas dig, dagen innan en uppgift ska vara klar, och när en uppgift är försenad.

Anteckningar och tidslinjen

Tidslinjen loggar varje ändring automatiskt. ”Lägg till anteckning” registrerar beslut, samtal och uppdateringar med dina egna ord. Detta är den granskningslogg som en myndighet eller en återförsäljare kan komma att begära senare, så skriv anteckningar löpande i stället för att rekonstruera dem i efterhand.

Rapporten

Rapport genererar hela ärendet — översikt, produkt, identifierare, marknader, fara, risk, status, datum, enheter, varje uppgift med dess anteckningar och den fullständiga tidslinjen — som en utskriftsvänlig sida med PDF-nedladdning. Den dokumenterar återkallelsen exakt som den är registrerad i Conphora. Det är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning; bekräfta de rättsliga detaljerna med den behöriga myndigheten.

Praktiska anteckningar

• En återkallelse tillhör organisationen; alla i den kan se och redigera ärendet.
• En produkt, flera marknader: ett ärende med alla marknader listade är enklare att rapportera på än ett ärende per marknad.
• Om faran visar sig vara allvarlig, ändra risknivån på tavlan — ändringen loggas.

Har du en fråga om en pågående återkallelse? Skicka en förfrågan och markera den som brådskande i ämnesraden.