Organisaties, rollen en uitnodigingen

Wat een organisatie is

Alles waaraan u in het platform werkt, behoort toe aan een organisatie, niet aan een persoon: de complianceprofielen, de producten, de documenten, de terugroepdossiers, de scans en het abonnement. Uw account kan tot meerdere organisaties behoren; het accountmenu in de bovenbalk toont welke organisatie actief is en laat u wisselen.

Een gratis account kan bestaan zonder organisatie. Op zichzelf geeft het u de Academy, downloads en Radar-updates op conphora.com. Zodra u producten wilt uploaden of een tool wilt gebruiken, moet u deel uitmaken van een organisatie.

De twee rollen

• Beheerder beheert het team, het abonnement en de facturering, en de complianceprofielen. De persoon die een organisatie aanmaakt, is de eerste beheerder ervan.
• Lid werkt met producten, documenten en de tools, maar kan geen mensen uitnodigen of de facturering wijzigen.

Rollen worden per organisatie ingesteld. Iemand kan in de ene organisatie beheerder zijn en in een andere lid.

Collega’s uitnodigen

Alleen beheerders nodigen uit. Open in het platform Instellingen in het submenu en ga naar Team. Voer een of meer werk-e-mailadressen in, kies de rol en verstuur. Elke collega ontvangt een e-mail van mail.conphora.com met één link:

• Een collega zonder account komt op een registratie op één scherm terecht waarin het e-mailadres al bevestigd is — hij of zij kiest een wachtwoord en is binnen.
• Een collega met account meldt zich aan en accepteert de uitnodiging bij de stap ‘Aansluiten bij een organisatie’.

Uitnodigingen verlopen na 30 dagen. Openstaande uitnodigingen staan vermeld op de pagina Team, waar u ze opnieuw kunt verzenden of kunt intrekken.

Leden die een collega willen laten toevoegen, zien een melding met de naam van de beheerder die zij kunnen vragen. Bent u de enige beheerder en vertrekt u, maak dan eerst iemand anders beheerder.

Aansluiten via uw bedrijfsdomein

Een beheerder kan het e-maildomein van de organisatie eenmalig verifiëren (Team › Geverifieerd domein). Verificatie verstuurt een e-mail naar een adres op dat domein; publieke providers zoals gmail.com of outlook.com kunnen niet worden geverifieerd.

Bij een geverifieerd domein ziet een collega die zich registreert met een overeenkomend adres ‘Verzoek om aan te sluiten’ bij de stap ‘Aansluiten bij een organisatie’. Een beheerder keurt het verzoek goed of af op de pagina Team. Een beheerder kan de modus omschakelen zodat overeenkomende collega’s automatisch worden uitgenodigd, of deze uitschakelen zodat alles via handmatige uitnodigingen verloopt.

Rollen wijzigen en mensen verwijderen

Op de pagina Team kan een beheerder de rol van een lid wijzigen, een lid verwijderen, of aansluitverzoeken goedkeuren en afwijzen. Elke actie wordt vastgelegd in de audittrail van de organisatie (Instellingen › Auditlogboeken). Het verwijderen van een lid verwijdert niets van wat diegene heeft geüpload — producten en documenten behoren toe aan de organisatie.

Meerdere organisaties?

Gebruik het accountmenu om te wisselen. Producten, documenten, meldingen en facturering worden altijd getoond voor de actieve organisatie. Komt u op de lidmaatschapspagina voor de verkeerde organisatie terecht, wissel dan eerst voordat u een abonnement start.

Staat er iets niet bij? Stuur een aanvraag en vertel ons de naam van de organisatie.