Organizzazioni, ruoli e inviti

Che cos’è un’organizzazione

Tutto ciò su cui si lavora nella piattaforma appartiene a un’organizzazione, non a una persona: i profili di conformità, i prodotti, i documenti, i casi di richiamo, le scansioni e l’abbonamento. Il Suo account può appartenere a più organizzazioni; il menu dell’account nella barra superiore indica quale è attiva e consente di passare dall’una all’altra.

Un account gratuito può esistere senza un’organizzazione. Da solo offre l’Academy, i download e gli aggiornamenti del Radar su conphora.com. Non appena si desidera caricare prodotti o utilizzare uno strumento, occorre far parte di un’organizzazione.

I due ruoli

• L’amministratore gestisce il team, l’abbonamento e la fatturazione, nonché i profili di conformità. La persona che crea un’organizzazione ne è il primo amministratore.
• Il membro lavora con prodotti, documenti e strumenti, ma non può invitare persone né modificare la fatturazione.

I ruoli sono definiti per organizzazione. Una persona può essere amministratore in un’organizzazione e membro in un’altra.

Invitare i colleghi

Solo gli amministratori invitano. Nella piattaforma si apra Impostazioni nel sottomenu e si vada a Team. Si inseriscano uno o più indirizzi e-mail di lavoro, si scelga il ruolo e si invii. Ogni collega riceve da mail.conphora.com un’e-mail con un unico link:

• Un collega senza account arriva a una registrazione in una sola schermata in cui l’e-mail è già confermata: sceglie una password e ha accesso.
• Un collega con un account accede e accetta l’invito nel passaggio Adesione.

Gli inviti scadono dopo 30 giorni. Gli inviti in sospeso sono elencati nella pagina Team, dove è possibile reinviarli o revocarli.

I membri che desiderano far aggiungere un collega vedono un avviso che indica l’amministratore a cui rivolgersi. Se Lei è l’unico amministratore e sta per lasciare l’organizzazione, nomini prima un altro amministratore.

Unirsi tramite il dominio aziendale

Un amministratore può verificare una sola volta il dominio e-mail dell’organizzazione (Team › Dominio verificato). La verifica invia un’e-mail a un indirizzo di quel dominio; i provider pubblici, come gmail.com o outlook.com, non possono essere verificati.

Con un dominio verificato, un collega che si registra con un indirizzo corrispondente vede «Richiedi l’adesione» nel passaggio Adesione. Un amministratore approva o rifiuta la richiesta nella pagina Team. Un amministratore può cambiare la modalità in modo che i colleghi con un indirizzo corrispondente siano invitati automaticamente, oppure disattivarla, così che tutto avvenga tramite inviti manuali.

Modificare i ruoli e rimuovere persone

Nella pagina Team un amministratore può cambiare il ruolo di un membro, rimuovere un membro oppure approvare e rifiutare le richieste di adesione. Ogni azione viene registrata nel registro di audit dell’organizzazione (Impostazioni › Registri di audit). La rimozione di un membro non elimina nulla di ciò che ha caricato: prodotti e documenti appartengono all’organizzazione.

Più organizzazioni?

Per passare dall’una all’altra si utilizzi il menu dell’account. Prodotti, documenti, notifiche e fatturazione sono sempre mostrati per l’organizzazione attiva. Se si accede alla pagina dell’abbonamento per l’organizzazione sbagliata, si cambi organizzazione prima di avviare un abbonamento.

Manca qualcosa? Invii una richiesta indicando il nome dell’organizzazione.