Organisations, rôles et invitations

Ce qu’est une organisation

Tout ce sur quoi vous travaillez dans la plateforme appartient à une organisation, et non à une personne : les profils de conformité, les produits, les documents, les dossiers de rappel, les analyses et l’abonnement. Votre compte peut appartenir à plusieurs organisations, et le menu du compte dans la barre supérieure indique laquelle est active et vous permet de changer.

Un compte gratuit peut exister sans organisation. À lui seul, il vous donne accès à l’Academy, aux téléchargements et aux mises à jour du Radar sur conphora.com. Dès que vous souhaitez téléverser des produits ou utiliser un outil, vous devez appartenir à une organisation.

Les deux rôles

• Administrateur gère l’équipe, l’abonnement et la facturation, ainsi que les profils de conformité. La personne qui crée une organisation en est le premier administrateur.
• Membre travaille avec les produits, les documents et les outils, mais ne peut ni inviter de personnes ni modifier la facturation.

Les rôles sont définis par organisation. Une personne peut être administrateur dans une organisation et membre dans une autre.

Inviter des collègues

Seuls les administrateurs invitent. Dans la plateforme, ouvrez Paramètres dans le sous-menu et allez dans Équipe. Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail professionnelles, choisissez le rôle et envoyez. Chaque collègue reçoit un e-mail de mail.conphora.com avec un lien unique :

• Un collègue sans compte arrive sur une inscription en un seul écran où l’e-mail est déjà confirmé — il choisit un mot de passe et accède à l’organisation.
• Un collègue avec un compte se connecte et accepte l’invitation à l’étape Rejoindre.

Les invitations expirent après 30 jours. Les invitations en attente sont listées sur la page Équipe, où vous pouvez les renvoyer ou les révoquer.

Les membres qui souhaitent qu’un collègue soit ajouté voient une note indiquant l’administrateur à qui s’adresser. Si vous êtes le seul administrateur et que vous partez, désignez d’abord un autre administrateur.

Rejoindre via le domaine de votre entreprise

Un administrateur peut vérifier une fois le domaine e-mail de l’organisation (Équipe › Domaine vérifié). La vérification envoie un e-mail à une adresse de ce domaine ; les fournisseurs publics tels que gmail.com ou outlook.com ne peuvent pas être vérifiés.

Avec un domaine vérifié, un collègue qui s’inscrit avec une adresse correspondante voit « Demander à rejoindre » à l’étape Rejoindre. Un administrateur approuve ou refuse la demande sur la page Équipe. Un administrateur peut activer le mode dans lequel les collègues correspondants sont invités automatiquement, ou le désactiver afin que tout passe par des invitations manuelles.

Modifier les rôles et retirer des personnes

Sur la page Équipe, un administrateur peut modifier le rôle d’un membre, retirer un membre, ou approuver et refuser les demandes d’adhésion. Chaque action est enregistrée dans le journal d’audit de l’organisation (Paramètres › Journaux d’audit). Retirer un membre ne supprime rien de ce qu’il a téléversé — les produits et documents appartiennent à l’organisation.

Plusieurs organisations ?

Utilisez le menu du compte pour changer. Les produits, documents, notifications et la facturation sont toujours affichés pour l’organisation active. Si vous arrivez sur la page d’adhésion de la mauvaise organisation, changez d’organisation avant de démarrer un abonnement.

Quelque chose n’est pas couvert ? Envoyez une demande et indiquez-nous le nom de l’organisation.