Organizacje, role i zaproszenia

Czym jest organizacja

Wszystko, nad czym pracują Państwo na platformie, należy do organizacji, a nie do osoby: profile zgodności, produkty, dokumenty, sprawy odzyskania produktów, skany i subskrypcja. Państwa konto może należeć do kilku organizacji, a menu konta na górnym pasku pokazuje, która z nich jest aktywna, i pozwala przełączać się między nimi.

Bezpłatne konto może istnieć bez organizacji. Samo w sobie daje dostęp do Academy, plików do pobrania i aktualizacji Radaru na conphora.com. Gdy tylko zechcą Państwo przesłać produkty lub skorzystać z narzędzia, konieczne jest członkostwo w organizacji.

Dwie role

• Administrator zarządza zespołem, subskrypcją i rozliczeniami oraz profilami zgodności. Osoba, która tworzy organizację, jest jej pierwszym administratorem.
• Członek pracuje z produktami, dokumentami i narzędziami, ale nie może zapraszać osób ani zmieniać rozliczeń.

Role są przypisywane osobno dla każdej organizacji. Ta sama osoba może być administratorem w jednej organizacji i członkiem w innej.

Zapraszanie współpracowników

Zapraszają wyłącznie administratorzy. Na platformie należy otworzyć Ustawienia w podmenu i przejść do sekcji Zespół. Następnie trzeba wpisać jeden lub kilka służbowych adresów e-mail, wybrać rolę i wysłać zaproszenie. Każdy współpracownik otrzymuje e-mail z adresu mail.conphora.com z jednym odnośnikiem:

• Współpracownik bez konta trafia na jednoekranowy formularz rejestracji, w którym adres e-mail jest już potwierdzony – wystarczy ustawić hasło i można zaczynać.
• Współpracownik z kontem loguje się i przyjmuje zaproszenie w kroku Dołączanie.

Zaproszenia wygasają po 30 dniach. Oczekujące zaproszenia są wymienione na stronie Zespół, gdzie można je wysłać ponownie lub cofnąć.

Członkowie, którzy chcą dodać współpracownika, widzą informację ze wskazaniem administratora, do którego należy się zwrócić. Jeśli są Państwo jedynym administratorem i odchodzą z organizacji, proszę najpierw nadać rolę administratora innej osobie.

Dołączanie przez domenę firmy

Administrator może jednorazowo zweryfikować domenę e-mail organizacji (Zespół › Zweryfikowana domena). Weryfikacja polega na wysłaniu wiadomości na adres w tej domenie; domen publicznych dostawców, takich jak gmail.com czy outlook.com, nie można zweryfikować.

Gdy domena jest zweryfikowana, współpracownik, który rejestruje się z pasującym adresem, widzi w kroku Dołączanie przycisk „Poproś o dołączenie”. Administrator zatwierdza lub odrzuca wniosek na stronie Zespół. Administrator może przełączyć tryb tak, aby pasujący współpracownicy byli zapraszani automatycznie, albo go wyłączyć, tak aby wszystko odbywało się przez zaproszenia ręczne.

Zmiana ról i usuwanie osób

Na stronie Zespół administrator może zmienić rolę członka, usunąć członka albo zatwierdzać i odrzucać wnioski o dołączenie. Każde działanie jest zapisywane w dzienniku audytu organizacji (Ustawienia › Dzienniki audytu). Usunięcie członka nie usuwa niczego, co przesłał – produkty i dokumenty należą do organizacji.

Kilka organizacji?

Przełączać się można w menu konta. Produkty, dokumenty, powiadomienia i rozliczenia są zawsze wyświetlane dla aktywnej organizacji. Jeśli trafią Państwo na stronę członkostwa niewłaściwej organizacji, proszę przełączyć się tam przed uruchomieniem subskrypcji.

Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Proszę przesłać zgłoszenie i podać nazwę organizacji.