Organisationer, roller och inbjudningar

Vad en organisation är

Allt du arbetar med i plattformen tillhör en organisation, inte en person: regelefterlevnadsprofilerna, produkterna, dokumenten, återkallelseärendena, skanningarna och prenumerationen. Ditt konto kan tillhöra flera organisationer, och kontomenyn i den övre raden visar vilken som är aktiv och låter dig byta.

Ett kostnadsfritt konto kan finnas utan en organisation. På egen hand ger det dig Academy, nedladdningar och Radar-uppdateringar på conphora.com. Så snart du vill ladda upp produkter eller använda ett verktyg behöver du tillhöra en organisation.

De två rollerna

• Administratör hanterar teamet, prenumerationen och faktureringen samt regelefterlevnadsprofilerna. Den som skapar en organisation blir dess första administratör.
• Medlem arbetar med produkter, dokument och verktygen, men kan varken bjuda in personer eller ändra faktureringen.

Roller sätts per organisation. Någon kan vara administratör i en organisation och medlem i en annan.

Bjuda in kollegor

Endast administratörer kan bjuda in. Öppna Inställningar i undermenyn i plattformen och gå till Team. Ange en eller flera jobbmejladresser, välj roll och skicka. Varje kollega får ett mejl från mail.conphora.com med en enda länk:

• En kollega utan konto hamnar på en registreringssida i ett enda steg där e-postadressen redan är bekräftad — de väljer ett lösenord och är inne.
• En kollega med konto loggar in och accepterar inbjudan i steget Gå med.

Inbjudningar löper ut efter 30 dagar. Väntande inbjudningar listas på sidan Team, där du kan skicka dem igen eller återkalla dem.

Medlemmar som vill att en kollega ska läggas till ser en notis med namnet på den administratör de ska fråga. Om du är den enda administratören och ska sluta, gör någon annan till administratör först.

Gå med via företagets domän

En administratör kan verifiera organisationens e-postdomän en gång (Team › Verifierad domän). Verifieringen skickar ett mejl till en adress på den domänen; publika leverantörer som gmail.com eller outlook.com kan inte verifieras.

Med en verifierad domän ser en kollega som registrerar sig med en matchande adress ”Begär att gå med” i steget Gå med. En administratör godkänner eller avvisar begäran på sidan Team. En administratör kan ställa om läget så att matchande kollegor bjuds in automatiskt, eller stänga av det så att allt sker via manuella inbjudningar.

Ändra roller och ta bort personer

På sidan Team kan en administratör ändra en medlems roll, ta bort en medlem eller godkänna och avvisa förfrågningar om att gå med. Varje åtgärd registreras i organisationens granskningslogg (Inställningar › Granskningsloggar). Att ta bort en medlem raderar inte något som personen har laddat upp — produkter och dokument tillhör organisationen.

Flera organisationer?

Använd kontomenyn för att byta. Produkter, dokument, notiser och fakturering visas alltid för den aktiva organisationen. Om du hamnar på medlemssidan för fel organisation, byt dit innan du startar en prenumeration.

Är det något som inte täcks? Skicka en förfrågan och berätta för oss vilken organisation det gäller.