Organizaciones, roles e invitaciones

Qué es una organización

Todo lo que gestiona en la plataforma pertenece a una organización, no a una persona: los perfiles de cumplimiento, los productos, los documentos, los casos de recuperación, los análisis y la suscripción. Su cuenta puede pertenecer a varias organizaciones, y el menú de la cuenta en la barra superior muestra cuál está activa y le permite cambiar.

Una cuenta gratuita puede existir sin una organización. Por sí sola le da acceso a la Academia, las descargas y las actualizaciones del Radar en conphora.com. En cuanto quiera subir productos o usar una herramienta, necesita pertenecer a una organización.

Los dos roles

• Administrador gestiona el equipo, la suscripción y la facturación, y los perfiles de cumplimiento. La persona que crea una organización es su primer administrador.
• Miembro trabaja con los productos, los documentos y las herramientas, pero no puede invitar a personas ni cambiar la facturación.

Los roles se establecen por organización. Alguien puede ser administrador en una organización y miembro en otra.

Invitar a compañeros

Solo los administradores invitan. En la plataforma, abra Configuración en el submenú y vaya a Equipo. Introduzca una o varias direcciones de correo electrónico de trabajo, elija el rol y envíe. Cada compañero recibe un correo electrónico de mail.conphora.com con un único enlace:

• Un compañero sin cuenta llega a un registro de una sola pantalla en el que el correo electrónico ya está confirmado: elige una contraseña y entra.
• Un compañero con cuenta inicia sesión y acepta la invitación en el paso Unirse.

Las invitaciones caducan a los 30 días. Las invitaciones pendientes aparecen en la página Equipo, donde puede reenviarlas o revocarlas.

Los miembros que quieran añadir a un compañero ven una nota con el nombre del administrador al que deben pedírselo. Si es el único administrador y va a marcharse, convierta antes a otra persona en administrador.

Unirse mediante el dominio de su empresa

Un administrador puede verificar una vez el dominio de correo electrónico de la organización (Equipo › Dominio verificado). La verificación envía un correo electrónico a una dirección de ese dominio; los proveedores públicos como gmail.com u outlook.com no se pueden verificar.

Con un dominio verificado, un compañero que se registre con una dirección coincidente ve «Solicitar unirse» en el paso Unirse. Un administrador aprueba o rechaza la solicitud en la página Equipo. Un administrador puede activar el modo para que los compañeros coincidentes se inviten automáticamente, o desactivarlo para que todo pase por invitaciones manuales.

Cambiar roles y eliminar personas

En la página Equipo, un administrador puede cambiar el rol de un miembro, eliminar a un miembro o aprobar y rechazar solicitudes de unión. Cada acción queda registrada en el registro de auditoría de la organización (Configuración › Registros de auditoría). Eliminar a un miembro no borra nada de lo que haya subido: los productos y los documentos pertenecen a la organización.

¿Varias organizaciones?

Use el menú de la cuenta para cambiar. Los productos, los documentos, las notificaciones y la facturación siempre se muestran para la organización activa. Si llega a la página de suscripción de la organización equivocada, cambie allí antes de iniciar una suscripción.

¿Algo que no está cubierto? Envíe una solicitud e indíquenos el nombre de la organización.