Organisationen, Rollen und Einladungen

Was eine Organisation ist

Alles, woran Sie in der Plattform arbeiten, gehört einer Organisation und nicht einer Person: die Compliance-Profile, die Produkte, die Dokumente, die Rückruffälle, die Scans und das Abonnement. Ihr Konto kann mehreren Organisationen angehören; das Kontomenü in der oberen Leiste zeigt, welche aktiv ist, und lässt Sie wechseln.

Ein kostenloses Konto kann ohne Organisation bestehen. Für sich allein gibt es Ihnen die Academy, die Downloads und die Radar-Updates auf conphora.com. Sobald Sie Produkte hochladen oder ein Tool nutzen möchten, müssen Sie einer Organisation angehören.

Die beiden Rollen

• Admin verwaltet das Team, das Abonnement und die Abrechnung sowie die Compliance-Profile. Wer eine Organisation erstellt, ist ihr erster Admin.
• Mitglied arbeitet mit Produkten, Dokumenten und den Tools, kann aber niemanden einladen und die Abrechnung nicht ändern.

Rollen werden pro Organisation festgelegt. Jemand kann in einer Organisation Admin und in einer anderen Mitglied sein.

Kollegen einladen

Nur Admins laden ein. Öffnen Sie in der Plattform Einstellungen im Untermenü und gehen Sie zu Team. Geben Sie eine oder mehrere geschäftliche E-Mail-Adressen ein, wählen Sie die Rolle und senden Sie. Jeder Kollege erhält eine E-Mail von mail.conphora.com mit einem einzigen Link:

• Ein Kollege ohne Konto landet auf einer einseitigen Registrierung, bei der die E-Mail-Adresse bereits bestätigt ist – Passwort wählen, fertig.
• Ein Kollege mit Konto meldet sich an und nimmt die Einladung im Schritt „Beitreten“ an.

Einladungen laufen nach 30 Tagen ab. Ausstehende Einladungen werden auf der Team-Seite aufgeführt, wo Sie sie erneut senden oder widerrufen können.

Mitglieder, die einen Kollegen hinzufügen möchten, sehen einen Hinweis mit dem Namen des Admins, den sie fragen können. Wenn Sie der einzige Admin sind und die Organisation verlassen, machen Sie zuerst jemand anderen zum Admin.

Beitritt über Ihre Firmendomain

Ein Admin kann die E-Mail-Domain der Organisation einmalig verifizieren (Team › Verifizierte Domain). Die Verifizierung sendet eine E-Mail an eine Adresse dieser Domain; öffentliche Anbieter wie gmail.com oder outlook.com können nicht verifiziert werden.

Mit einer verifizierten Domain sieht ein Kollege, der sich mit einer passenden Adresse registriert, im Schritt „Beitreten“ die Option „Beitritt beantragen“. Ein Admin genehmigt oder lehnt die Anfrage auf der Team-Seite ab. Ein Admin kann den Modus so umstellen, dass passende Kollegen automatisch eingeladen werden, oder ihn abschalten, sodass alles über manuelle Einladungen läuft.

Rollen ändern und Personen entfernen

Auf der Team-Seite kann ein Admin die Rolle eines Mitglieds ändern, ein Mitglied entfernen oder Beitrittsanfragen genehmigen und ablehnen. Jede Aktion wird im Audit-Trail der Organisation festgehalten (Einstellungen › Audit-Logs). Das Entfernen eines Mitglieds löscht nichts, was es hochgeladen hat – Produkte und Dokumente gehören der Organisation.

Mehrere Organisationen?

Wechseln Sie über das Kontomenü. Produkte, Dokumente, Benachrichtigungen und Abrechnung werden immer für die aktive Organisation angezeigt. Landen Sie auf der Mitgliedschaftsseite der falschen Organisation, wechseln Sie dort, bevor Sie ein Abonnement starten.

Etwas nicht abgedeckt? Senden Sie eine Anfrage und nennen Sie uns den Namen der Organisation.