Het product, niet uw postcode
Als u goederen fabriceert of vanuit een derde land naar de EU verzendt, is dit de regel die alles bepaalt wat volgt: de EU reguleert het product, niet de locatie van de verkoper. Een fabriek in Shenzhen, een merk in Istanbul en een maker in Ohio moeten aan precies dezelfde lat voldoen als een bedrijf in Hamburg — en sinds de Algemene Productveiligheidsverordening (GPSR) op 13 december 2024 van kracht werd, wordt die lat gehandhaafd door de marktplaatsen en douaneautoriteiten waarvan u afhankelijk bent, niet alleen door toezichthouders.
Voor de meeste leveranciers van buiten de EU zit het gat niet in de tests of het papierwerk die zij al kennen. Het zit in één structurele eis die zij zelden zien aankomen: in bijna alle gevallen kan een product alleen op de EU-markt worden gebracht als er een in de EU gevestigde marktdeelnemer — een ‘verantwoordelijke persoon’ — verantwoordelijk voor is. Geen verantwoordelijke persoon, geen conforme route naar de EU-klant.
Dit witboek is de kaart. Het legt uit waarom compliance nu de voorwaarde is voor markttoegang, de eis rond de verantwoordelijke persoon die de meeste verkopers over het hoofd zien, wie waarvoor verantwoordelijk is binnen de toeleveringsketen, de volledige compliancestapel waaraan u moet voldoen, wat elk verkoopkanaal vereist, en een stappenplan om compliancestatus te bereiken en te behouden.
Algemene richtlijnen, geen juridisch advies. Vereisten variëren per producttype en markt — bevestig specifieke eisen bij de bevoegde autoriteit (zie Conphora → Tools → Compliancebronnen).
Waarom ‘gewoon versturen’ niet meer werkt
Twee verschuivingen hebben de deur gesloten voor eerst versturen en compliance later regelen.
Een productveiligheidsregime met tanden
De GPSR ((EU) 2023/988) verving de oude productveiligheidsrichtlijn en verzwaarde de verplichtingen van iedereen in de keten, inclusief online marktplaatsen. Daarnaast vereist de Verordening markttoezicht en conformiteit van producten ((EU) 2019/1020) voor een breed scala aan CE-gemarkeerde productcategorieën dat er een marktdeelnemer gevestigd in de Unie is voordat het product op de markt mag worden aangeboden — en dat de gegevens van die marktdeelnemer op het product of de verpakking staan. De GPSR bevat een parallelle eis voor de verantwoordelijke persoon voor consumentenproducten in bredere zin. Het praktische effect voor een fabrikant van buiten de EU is hard: u hebt een conforme EU-tegenhanger nodig, anders mag u het product niet legaal op de markt brengen.
De handhavers: marktplaatsen en de douane
Handhaving is niet langer de incidentele grensinspectie. Het snelle-waarschuwingssysteem Safety Gate van de EU registreerde een record van 4.137 meldingen van gevaarlijke producten in 2024, en de eSurveillance-webcrawler van de Commissie scant ruim een miljoen websites op niet-conforme aanbiedingen. Online marktplaatsen zijn nu wettelijk verplicht te controleren, en zij handelen ernaar: Amazon vereist bijvoorbeeld dat verkopers een EU-verantwoordelijke persoon en compliancegegevens verstrekken voordat een product gelist kan worden, en verwijdert of onderdrukt aanbiedingen die niet voldoen. Douane- en markttoezichtautoriteiten kunnen niet-conforme goederen aan de grens tegenhouden. Voor een verkoper wiens groei afhangt van EU-schappen en marktplaatsen, is een compliancegat een gesloten deur op het slechtst mogelijke moment.
De EU reguleert het product, niet de postcode van de verkoper — dus een leverancier van buiten de EU moet aan dezelfde lat voldoen als een leverancier binnen de EU, en die lat wordt nu al gehandhaafd voordat u de klant ooit bereikt.
Wie is waarvoor verantwoordelijk
EU-productwetgeving kent specifieke verplichtingen toe aan specifieke rollen. Als fabrikant van buiten de EU behoudt u de kernverplichtingen van de maker, maar verschillende verplichtingen kunnen alleen worden vervuld door iemand binnen de EU — daarom loopt uw route naar de markt altijd via een EU-tegenhanger.
| Rol | Waar | Kernverplichtingen |
|---|---|---|
| Fabrikant | U (buiten de EU) | Ontwerpen en bouwen volgens de toepasselijke regels; conformiteitsbeoordeling; technisch dossier; EU-conformiteitsverklaring; CE-markering en andere merktekens aanbrengen; traceerbaarheid waarborgen. |
| Importeur | EU | Brengt uw product op de EU-markt; controleert of de fabrikant het conformiteitswerk heeft gedaan; kan optreden als verantwoordelijke persoon. |
| Gemachtigde | EU | Door u schriftelijk aangesteld om vastgelegde compliancetaken uit te voeren en namens u contact te onderhouden met autoriteiten. |
| EU-verantwoordelijke persoon | EU | De marktdeelnemer (importeur, gemachtigde of fulfilmentdienstverlener) die op het product wordt genoemd, de documentatie bewaart, samenwerkt met autoriteiten en optreedt bij risico’s. |
| Fulfilmentdienstverlener | EU | Opslag/verzending; kan de verantwoordelijke persoon zijn als er geen andere EU-marktdeelnemer is. |
| Online marktplaats | EU/wereldwijd | Moet listings controleren, de gegevens van de verantwoordelijke persoon/marktdeelnemer tonen, en handelen naar aanleiding van Safety Gate-meldingen en verzoeken van autoriteiten (GPSR + de Digital Services Act). |
De EU-verantwoordelijke persoon — de rol die de meeste verkopers van buiten de EU missen
Dit is de spil. Voor producten die binnen de reikwijdte vallen, moet er een met naam genoemde marktdeelnemer gevestigd in de EU zijn voordat het product op de markt wordt gebracht. Die persoon houdt doorgaans: de EU-conformiteitsverklaring en de technische documentatie beschikbaar voor autoriteiten; controleert of het product de juiste markeringen, etikettering en documenten draagt; informeert autoriteiten en neemt corrigerende maatregelen (tot en met terugroeping) als het product een risico vormt; en staat met naam en EU-adres op het product of de verpakking.
U kunt de rol op drie gangbare manieren invullen: laat uw EU-importeur deze op zich nemen; stel een gemachtigde aan via een schriftelijk mandaat; of maak gebruik van een dienst voor verantwoordelijke persoon/fulfilment. Wat u niet kunt doen, is de rol leeg laten — een product zonder EU-marktdeelnemer erachter is, voor listing- en douanedoeleinden, non-conform.
De compliancestapel waaraan u moet voldoen
Zie compliance als een stapel: krijg elke laag goed, documenteer die, en houd hem actueel.
1. Vind de regels die van toepassing zijn
Eén product kan onder meerdere regimes tegelijk vallen. Breng elke toepasselijke richtlijn/verordening voor het product in kaart, en de geharmoniseerde normen die laten zien hoe u eraan voldoet — bijvoorbeeld de regels voor laagspanning, EMC en radioapparatuur voor elektronica; de speelgoedveiligheidsregels en EN 71 voor speelgoed; machines; PBM; plus horizontale regels (chemicaliën, verpakkingen) die ongeacht de categorie van toepassing zijn.
2. Stel het technisch dossier en de EU-conformiteitsverklaring op
Stel de technische documentatie samen die conformiteit aantoont (ontwerp, risicobeoordeling, testrapporten, toegepaste normen) en stel de EU-conformiteitsverklaring op — het ene ondertekende document waarmee u de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt. Beide moeten door de EU-verantwoordelijke persoon beschikbaar worden gehouden voor autoriteiten, doorgaans tien jaar.
3. Test, beoordeel de conformiteit en breng de CE-markering aan
Voer de conformiteitsbeoordeling uit die de toepasselijke regels vereisen — zelfverklaring tegen geharmoniseerde normen waar dat is toegestaan, of een aangemelde instantie waar dat verplicht is. Breng vervolgens de CE-markering aan (en eventuele andere verplichte merktekens). CE is een juridische verklaring die wordt onderbouwd door het technisch dossier, geen zelf opgeplakte sticker.
4. Etiketteer, markeer en vertaal
Breng de vereiste traceerbaarheids- en contactgegevens aan op het product of de verpakking: type/model, partij- of serienummer, de naam en het adres van de fabrikant en de naam en het adres van de EU-verantwoordelijke persoon. Lever instructies en veiligheidsinformatie in de taal (of talen) van elke markt waarin u verkoopt — de lidstaten bepalen welke.
5. Chemicaliën en materialen
Toets materialen en stoffen aan REACH (registratie, SVHC/kandidaatslijst, beperkingen), RoHS (gevaarlijke stoffen in elektronica) en POP’s, plus regels voor materialen die met voedsel in contact komen waar relevant. Verzamel het bewijs bij uw leveranciers vooraf — achteraf reconstrueren is veel lastiger.
6. Verpakkingen en UPV (AEEA, batterijen)
Naast productveiligheid gelden verplichtingen rond uitgebreide producentenverantwoordelijkheid: verpakkingen (en de aankomende PPWR), AEEA voor elektrische en elektronische apparatuur, en de Batterijenverordening. Deze worden doorgaans per lidstaat geregistreerd, en een producent van buiten de EU heeft meestal een gemachtigde per land nodig om te registreren en te rapporteren. UPV overslaan is een veelvoorkomende, dure blinde vlek.
7. Wat eraan komt: de ESPR en het Digital Product Passport
De Verordening inzake ecologisch ontwerp voor duurzame producten (ESPR) en het Digital Product Passport zullen voor steeds meer categorieën gestructureerde, deelbare productgegevens vereisen. Een leverancier die die databasis nu opbouwt, zet elke nieuwe eis aan als functie in plaats van er als noodgeval mee te maken te krijgen.
Uw route naar de markt — en wat elke route vereist
Hoe u in de EU verkoopt, bepaalt wie welke verplichting draagt.
Via een EU-importeur
De importeur brengt het product op de markt en neemt de verplichtingen van de importeur op zich — maar doet dat alleen als u een compleet dossier aanlevert: de conformiteitsverklaring, toegang tot het technisch dossier, de juiste markeringen en etikettering. Hoe beter uw dossier, hoe sneller en hechter de relatie.
Via een marktplaats
Marktplaatsen verifiëren compliance nu vóór listing. Reken erop dat u een EU-verantwoordelijke persoon, gegevens van de fabrikant en compliancegegevens, en documentatie moet aanleveren via het complianceproces van het platform; aanbiedingen zonder deze gegevens worden verwijderd of onderdrukt. Klaar zijn is het verschil tussen een live listing en een geblokkeerde listing.
Rechtstreeks aan de consument
Rechtstreeks verkopen aan EU-consumenten (uw eigen webshop, drop-shipping) legt de verantwoordelijkheid volledig bij u: u moet een EU-verantwoordelijke persoon hebben, voldoen aan etiketterings- en taalregels, en de UPV/AEEA/batterij-registratie regelen — plus btw/IOSS voor het commerciële deel. ‘De klant importeert het zelf’ is geen compliancestrategie.
Een stappenplan
- Classificeer uw producten → de regels die van toepassing zijn. Koppel elke SKU aan de bijbehorende richtlijnen/verordeningen en geharmoniseerde normen, en aan de doelmarkten.
- Stel uw EU-verantwoordelijke persoon/gemachtigde aan. Bepaal of de importeur, een gemachtigde of een dienstverlener de rol vervult — en leg dit schriftelijk vast.
- Stel het technisch dossier samen en geef de EU-conformiteitsverklaring uit. Eén per product, actueel gehouden en beschikbaar.
- Test tegen de geharmoniseerde normen (aangemelde instantie waar vereist) en breng de CE-markering en andere merktekens aan.
- Etiketteer, markeer en vertaal — traceerbaarheid plus gegevens van fabrikant en verantwoordelijke persoon, instructies in de taal van elke markt.
- Registreer voor UPV/AEEA/batterijen per lidstaat, via een lokale gemachtigde waar nodig.
- Bereid het compliancedossier voor retailers/marktplaatsen voor zodat onboarding een formaliteit is, geen haastklus.
- Monitor wijzigingen in regelgeving en valideer opnieuw — behandel een nieuwe eis als melding, niet als noodgeval.
Wees klaar voor de slechte dag
Compliance betekent ook paraatheid. Een verzoek van een markttoezichtautoriteit, een Safety Gate-melding of een terugroepactie kan op elk moment binnenkomen, en de leverancier die het overleeft, is degene die zich had voorbereid: een met naam genoemde verantwoordelijke persoon, documentatie voorhanden, en een vastgelegd proces voor corrigerende maatregelen. Voor de volledige methode, zie het begeleidende witboek Hoe u productterugroepingen in de EU aanpakt.
Veelvoorkomende valkuilen voor leveranciers van buiten de EU
- Aannemen dat de importeur of marktplaats ‘compliance regelt’. Zij handhaven het; zij creëren het niet voor u.
- Geen EU-verantwoordelijke persoon. De meest voorkomende blokkade voor listing en douane-inklaring.
- Drop-shipping naar consumenten zonder EU-marktdeelnemer achter het product.
- UPV/AEEA/batterijregistratie negeren — los van productveiligheid, en per land.
- Taalvereisten missen voor instructies en veiligheidsinformatie.
- CE behandelen als een zelf opgeplakte sticker zonder technisch dossier of conformiteitsverklaring erachter.
Hoe Conphora helpt
Conphora is het platform dat EU-markttoegang operationeel maakt voor leveranciers — waar ze ook gevestigd zijn. Upload uw catalogus en Conphora valideert elk product tegen 49 EU-verordeningen in 27 landen, spoort de hiaten op, en genereert de documentatie en een deelbare compliancestatus die importeurs, retailers en marktplaatsen vereisen — zodat u compliancestatus bereikt en behoudt, en van elke nieuwe regel een functie maakt in plaats van een brand. Meer weten? Ga naar conphora.com.
Bronnen en referenties
- Verordening (EU) 2023/988 — Algemene productveiligheidsverordening (GPSR). EUR-Lex.
- Verordening (EU) 2019/1020 — Markttoezicht en conformiteit van producten (eis marktdeelnemer). EUR-Lex.
- Europese Commissie — CE-markering en het EU-kader voor productconformiteit.
- Verordening (EG) 1907/2006 (REACH); Richtlijn 2011/65/EU (RoHS); de EU-Batterijenverordening en de AEEA-richtlijn; de Verordening verpakkingen en verpakkingsafval (PPWR).
- Verordening (EU) 2024/1781 — Verordening inzake ecologisch ontwerp voor duurzame producten (ESPR) & Digital Product Passport. EUR-Lex.
- Europese Commissie — Safety Gate Rapid Alert System (jaarverslag 2024).
- Amazon — richtlijnen voor verkopers over de General Product Safety Regulation (GPSR), 2024.
Dit witboek biedt algemene richtlijnen en vormt geen juridisch advies. Verplichtingen zijn afhankelijk van het product, de categorie en de specifieke markten waarin u verkoopt; bevestig actuele eisen bij de primaire regelgeving en de bevoegde autoriteiten voordat u handelt. © 2026 Conphora.