Produktkonformität: Ihr Schlüssel zum EU-Markt

Das Produkt zählt, nicht Ihre Postleitzahl

Wenn Sie Waren von außerhalb der Union herstellen oder in die EU liefern, entscheidet dieser eine Grundsatz über alles Weitere: Die EU reguliert das Produkt, nicht den Standort des Verkäufers. Eine Fabrik in Shenzhen, eine Marke in Istanbul und ein Hersteller in Ohio müssen denselben Maßstab erfüllen wie ein Unternehmen in Hamburg – und seit die Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) am 13. Dezember 2024 wirksam geworden ist, wird dieser Maßstab nicht mehr nur von Behörden durchgesetzt, sondern auch von den Online-Marktplätzen und Zollbehörden, auf die Sie angewiesen sind.

Für die meisten Anbieter aus Drittländern liegt die Lücke nicht bei den Prüfungen oder den Unterlagen, die sie ohnehin kennen. Sie liegt bei einer strukturellen Anforderung, mit der kaum jemand rechnet: In nahezu allen Fällen darf ein Produkt nur dann in der Union in Verkehr gebracht werden, wenn es dafür einen Wirtschaftsakteur mit Sitz in der Union gibt – eine „verantwortliche Person“, die dafür geradesteht. Ohne verantwortliche Person gibt es keinen konformen Weg zum Kunden in der EU.

Dieses Whitepaper ist die Landkarte dazu. Es erklärt, warum Konformität heute die Bedingung für den Marktzugang ist, welche Anforderung an die verantwortliche Person die meisten Anbieter übersehen, wer entlang der Lieferkette wofür verantwortlich ist, welche Ebenen der Konformität Sie erfüllen müssen, was die einzelnen Vertriebswege verlangen – und wie Sie Schritt für Schritt den Konformitätsstatus erreichen und halten.

Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Die Anforderungen hängen von Produktart und Markt ab – klären Sie Einzelheiten mit der zuständigen Behörde (siehe Conphora → Tools → Compliance-Ressourcen).

Warum „einfach liefern“ nicht mehr funktioniert

Zwei Entwicklungen haben dem Ansatz „erst liefern, Konformität später klären“ den Weg verbaut.

Ein Produktsicherheitsregime mit Zähnen

Die GPSR (Verordnung (EU) 2023/988) hat die frühere Produktsicherheitsrichtlinie abgelöst und die Pflichten aller Beteiligten verschärft, einschließlich der Online-Marktplätze. Daneben verlangt die Verordnung (EU) 2019/1020 über Marktüberwachung und die Konformität von Produkten für ein breites Spektrum CE-gekennzeichneter Produktkategorien, dass es vor der Bereitstellung auf dem Markt einen in der Union ansässigen Wirtschaftsakteur gibt – und dass dessen Angaben auf dem Produkt oder seiner Verpackung erscheinen. Die GPSR enthält eine entsprechende Anforderung an die verantwortliche Person, die Verbraucherprodukte noch breiter erfasst. Für einen Hersteller aus einem Drittland heißt das unmissverständlich: Sie brauchen ein konformes Gegenüber in der Union, sonst dürfen Sie das Produkt nicht in Verkehr bringen.

Wer durchsetzt: Online-Marktplätze und Zoll

Durchsetzung ist längst nicht mehr die gelegentliche Grenzkontrolle. Das EU-Schnellwarnsystem Safety Gate verzeichnete 2024 mit 4.137 Warnmeldungen zu gefährlichen Produkten einen Höchststand, und der eSurveillance-Webcrawler der Kommission durchsucht weit über eine Million Websites nach nicht konformen Angeboten. Online-Marktplätze sind inzwischen gesetzlich zur Prüfung verpflichtet – und sie handeln: Amazon etwa verlangt von Verkäufern vor der Listung eine verantwortliche Person in der Union sowie Konformitätsdaten und entfernt oder unterdrückt Angebote, die dem nicht genügen. Zoll und Marktüberwachungsbehörden können die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr aussetzen und nicht konforme Waren an der Grenze aufhalten. Wer sein Wachstum auf Regale und Marktplätze in der EU stützt, steht mit einer Konformitätslücke im denkbar schlechtesten Moment vor verschlossener Tür.

Die EU reguliert das Produkt, nicht die Postleitzahl des Verkäufers – ein Anbieter außerhalb der Union erfüllt also denselben Maßstab wie einer innerhalb, und dieser Maßstab wird durchgesetzt, lange bevor Sie den Kunden erreichen.

Wer wofür verantwortlich ist

Das EU-Produktrecht weist bestimmten Rollen bestimmte Pflichten zu. Als Hersteller aus einem Drittland behalten Sie die Kernpflichten des Herstellers, doch mehrere Pflichten kann nur jemand innerhalb der Union erfüllen – deshalb führt Ihr Weg in den Markt immer über ein Gegenüber in der EU.

Die verantwortliche Person in der Union – die Rolle, die Anbieter aus Drittländern am häufigsten übersehen

Hier liegt der Dreh- und Angelpunkt. Für Produkte im Anwendungsbereich muss es vor dem Inverkehrbringen einen namentlich genannten, in der Union ansässigen Wirtschaftsakteur geben. Diese Person hält typischerweise die EU-Konformitätserklärung und die technischen Unterlagen für die Behörden bereit; sie prüft, ob das Produkt die richtigen Kennzeichnungen, Beschriftungen und Begleitunterlagen trägt; sie unterrichtet die Behörden und ergreift Korrekturmaßnahmen bis hin zum Rückruf, wenn vom Produkt ein Risiko ausgeht; und sie erscheint mit Namen und Anschrift in der Union auf dem Produkt oder seiner Verpackung.

Sie können die Rolle auf drei gängige Arten besetzen: Ihr Einführer in der Union übernimmt sie; Sie bestellen per schriftlichem Mandat einen Bevollmächtigten; oder Sie nutzen einen Dienstleister für die verantwortliche Person bzw. für das Fulfilment. Was Sie nicht tun können, ist, die Rolle offenzulassen – ein Produkt ohne Wirtschaftsakteur in der Union ist für Listung und Zoll nicht konform.

Die Ebenen der Konformität, die Sie erfüllen müssen

Betrachten Sie Konformität als Stapel: jede Ebene richtig erfüllen, dokumentieren und aktuell halten.

1. Die anwendbaren Vorschriften ermitteln

Ein einziges Produkt kann mehreren Regelungsbereichen zugleich unterliegen. Ermitteln Sie jede anwendbare Richtlinie bzw. Verordnung und die harmonisierten Normen, die den Weg zur Konformität beschreiben – etwa die Vorschriften zu Niederspannung, EMV und Funkanlagen bei Elektronik; die Spielzeugsicherheitsvorschriften und EN 71 bei Spielzeug; Maschinen; PSA; dazu horizontale Vorschriften (Chemikalien, Verpackungen), die unabhängig von der Kategorie gelten.

2. Technische Unterlagen und EU-Konformitätserklärung erstellen

Stellen Sie die technischen Unterlagen zusammen, die die Konformität belegen (Konstruktion, Risikobeurteilung, Prüfberichte, angewandte Normen), und stellen Sie die EU-Konformitätserklärung aus – das eine unterzeichnete Dokument, mit dem Sie die rechtliche Verantwortung übernehmen. Beides muss den Behörden zur Verfügung stehen, in der Regel zehn Jahre lang, bereitgehalten von der verantwortlichen Person in der Union.

3. Prüfen, Konformität bewerten und CE-Kennzeichnung anbringen

Führen Sie die Konformitätsbewertung durch, die die geltenden Vorschriften verlangen – Eigenerklärung anhand harmonisierter Normen, wo dies zulässig ist, oder unter Einschaltung einer notifizierten Stelle, wo dies vorgeschrieben ist. Bringen Sie anschließend die CE-Kennzeichnung an (und jede weitere vorgeschriebene Kennzeichnung). Die CE-Kennzeichnung ist eine rechtliche Erklärung, die von den technischen Unterlagen getragen wird, kein selbst aufgeklebtes Etikett.

4. Kennzeichnen, beschriften und übersetzen

Bringen Sie die erforderlichen Angaben zu Rückverfolgbarkeit und Kontakt auf dem Produkt oder der Verpackung an: Typ bzw. Modell, Chargen- oder Seriennummer, Name und Anschrift des Herstellers und Name und Anschrift der verantwortlichen Person in der Union. Liefern Sie Anleitungen und Sicherheitsinformationen in der Sprache bzw. den Sprachen jedes Marktes, in den Sie verkaufen – welche das sind, bestimmen die Mitgliedstaaten; in Deutschland verlangt § 3 Abs. 4 ProdSG eine Gebrauchs- und Bedienungsanleitung in deutscher Sprache.

5. Chemikalien und Materialien

Gleichen Sie Materialien und Stoffe mit REACH (Registrierung, besonders besorgniserregende Stoffe (SVHC) und Kandidatenliste, Beschränkungen), RoHS (gefährliche Stoffe in Elektronik) und POPs ab, dazu mit den Vorschriften für Lebensmittelkontaktmaterialien, wo einschlägig. Holen Sie die Nachweise von Ihren Lieferanten von Anfang an ein – später lassen sie sich weitaus schwerer rekonstruieren.

6. Verpackungen und EPR (Elektroaltgeräte, Batterien)

Neben der Produktsicherheit stehen die Pflichten der erweiterten Herstellerverantwortung (EPR): Verpackungen (und die kommende PPWR), WEEE für Elektro- und Elektronikgeräte sowie die Batterieverordnung. Registriert wird hier typischerweise je Mitgliedstaat – in Deutschland bei der stiftung ear (ElektroG) und im Verpackungsregister LUCID der Zentralen Stelle Verpackungsregister (VerpackG) –, und ein Hersteller aus einem Drittland benötigt für Registrierung und Meldung meist in jedem Land einen Bevollmächtigten. EPR zu überspringen ist ein verbreiteter und teurer blinder Fleck.

7. Was als Nächstes kommt: ESPR und der digitale Produktpass

Die Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte (ESPR) und der digitale Produktpass werden für immer mehr Kategorien strukturierte Produktdaten verlangen, die sich weitergeben lassen. Wer dieses Datenrückgrat jetzt aufbaut, schaltet jede neue Anforderung als Funktion frei, statt sie als Notfall zu bewältigen.

Ihr Weg in den Markt – und was er jeweils verlangt

Wie Sie in die EU verkaufen, entscheidet darüber, wer welche Pflicht trägt.

Über einen Einführer in der Union

Der Einführer bringt das Produkt in Verkehr und übernimmt die Einführerpflichten – aber nur, wenn Sie ein vollständiges Paket liefern: Konformitätserklärung, Zugang zu den technischen Unterlagen, korrekte Kennzeichnung und Beschriftung. Je besser Ihr Paket, desto schneller und belastbarer die Zusammenarbeit.

Über einen Online-Marktplatz

Marktplätze prüfen die Konformität heute vor der Listung. Rechnen Sie damit, eine verantwortliche Person in der Union, Hersteller- und Konformitätsangaben sowie Unterlagen über den Compliance-Prozess der Plattform beizubringen; Angebote ohne diese Angaben werden entfernt oder unterdrückt. Vorbereitet zu sein entscheidet zwischen einem aktiven und einem gesperrten Angebot.

Direkt an Verbraucher

Verkaufen Sie unmittelbar an Verbraucher in der EU (eigener Webshop, Dropshipping), liegt die Verantwortung allein bei Ihnen: Sie brauchen eine verantwortliche Person in der Union, müssen Kennzeichnungs- und Sprachanforderungen erfüllen und die Registrierung für EPR, Elektroaltgeräte und Batterien übernehmen – kaufmännisch dazu Umsatzsteuer bzw. IOSS. „Der Kunde führt es selbst ein“ ist keine Compliance-Strategie.

Ein Vorgehen Schritt für Schritt

1. Produkte einordnen → anwendbare Vorschriften bestimmen. Ordnen Sie jede SKU ihren Richtlinien bzw. Verordnungen und harmonisierten Normen sowie ihren Zielmärkten zu.
2. Verantwortliche Person in der Union bzw. Bevollmächtigten bestellen. Entscheiden Sie, ob der Einführer, ein Bevollmächtigter oder ein Dienstleister die Rolle übernimmt – und halten Sie es schriftlich fest.
3. Technische Unterlagen zusammenstellen und EU-Konformitätserklärung ausstellen. Eine je Produkt, aktuell gehalten und verfügbar.
4. Nach den harmonisierten Normen prüfen (mit notifizierter Stelle, wo vorgeschrieben) und CE-Kennzeichnung sowie weitere Kennzeichnungen anbringen.
5. Kennzeichnen, beschriften und übersetzen – Rückverfolgbarkeit plus Angaben zu Hersteller und verantwortlicher Person, Anleitungen in der Sprache jedes Marktes.
6. Für EPR, Elektroaltgeräte und Batterien registrieren, je Mitgliedstaat und, wo nötig, über einen lokalen Bevollmächtigten.
7. Das Konformitätspaket für Handel und Marktplätze vorbereiten, damit das Onboarding zur Formsache wird und nicht zum Kraftakt.
8. Regulatorische Änderungen beobachten und neu validieren – behandeln Sie eine neue Anforderung als Warnmeldung, nicht als Notfall.

Auf den schlechten Tag vorbereitet sein

Konformität heißt auch Einsatzbereitschaft. Eine Anfrage der Marktüberwachung, eine Safety-Gate-Meldung oder ein Rückruf kann jederzeit eintreffen, und der Anbieter, der das übersteht, ist der vorbereitete: eine benannte verantwortliche Person, Unterlagen griffbereit und ein festgelegter Prozess für Korrekturmaßnahmen. Die vollständige Methode beschreibt das begleitende Whitepaper Produktrückrufe in der EU richtig handhaben.

Häufige Stolperfallen für Anbieter aus Drittländern

• Annehmen, der Einführer oder der Marktplatz „erledige die Compliance“. Sie setzen sie durch; herstellen müssen Sie sie selbst.
• Keine verantwortliche Person in der Union. Das mit Abstand häufigste Hindernis bei Listung und Zollabfertigung.
• Dropshipping an Verbraucher ohne Wirtschaftsakteur in der Union hinter dem Produkt.
• Die Registrierung für EPR, Elektroaltgeräte und Batterien ignorieren – sie steht neben der Produktsicherheit und gilt je Land.
• Sprachanforderungen übersehen, die für Anleitungen und Sicherheitsinformationen gelten.
• Die CE-Kennzeichnung als selbst aufgeklebtes Etikett behandeln, ohne technische Unterlagen und Konformitätserklärung dahinter.

Wie Conphora unterstützt

Conphora ist die Plattform, die den EU-Marktzugang für Anbieter praktisch handhabbar macht – gleich, wo sie ihren Sitz haben. Laden Sie Ihren Katalog hoch: Conphora validiert jedes Produkt anhand von 49 EU-Vorschriften in 27 Ländern, erkennt die Lücken und erzeugt die Unterlagen sowie einen Konformitätsstatus, den Sie weitergeben können und den Einführer, Händler und Marktplätze verlangen – so erreichen und halten Sie den Konformitätsstatus und machen aus jeder neuen Vorschrift eine Funktion statt eines Brandherds. Mehr dazu auf conphora.com.

Quellen und Verweise

1. Verordnung (EU) 2023/988 – Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR). EUR-Lex.
2. Verordnung (EU) 2019/1020 – über Marktüberwachung und die Konformität von Produkten (Anforderung an den Wirtschaftsakteur). EUR-Lex.
3. Europäische Kommission – CE-Kennzeichnung und der EU-Rahmen für Produktkonformität.
4. Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH); Richtlinie 2011/65/EU (RoHS); die EU-Batterieverordnung und die WEEE-Richtlinie; die Verpackungsverordnung (PPWR).
5. Verordnung (EU) 2024/1781 – Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte (ESPR) und digitaler Produktpass. EUR-Lex.
6. Europäische Kommission – Schnellwarnsystem Safety Gate (Jahresbericht 2024).
7. Amazon – Hinweise für Verkäufer zur Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR), 2024.

Dieses Whitepaper dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Pflichten hängen vom Produkt, seiner Kategorie und den konkreten Märkten ab, in die Sie verkaufen; prüfen Sie die aktuellen Anforderungen vor dem Handeln anhand der Primärrechtsakte und bei den zuständigen Behörden. © 2026 Conphora.