Liczy się produkt, a nie kod pocztowy
Jeżeli produkują Państwo towary lub wysyłają je do UE spoza jej terytorium, obowiązuje reguła, od której zależy wszystko pozostałe: UE reguluje produkt, a nie lokalizację sprzedawcy. Fabryka w Shenzhen, marka ze Stambułu i producent z Ohio muszą spełnić dokładnie te same wymagania co firma w Hamburgu – a od 13 grudnia 2024 r., gdy zaczęło obowiązywać rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR), egzekwują je nie tylko organy regulacyjne, lecz także platformy handlowe i organy celne, od których Państwo zależą.
Dla większości dostawców spoza UE luką nie są badania ani dokumenty, o których już wiedzą. Jest nią jedno wymaganie strukturalne, którego rzadko się spodziewają: niemal we wszystkich przypadkach produkt może zostać wprowadzony do obrotu w UE tylko wtedy, gdy istnieje podmiot gospodarczy z siedzibą w UE – „osoba odpowiedzialna” – który za niego odpowiada. Brak osoby odpowiedzialnej oznacza brak zgodnej z przepisami drogi do klienta w UE.
Niniejszy dokument jest mapą. Wyjaśnia, dlaczego zgodność jest dziś warunkiem dostępu do rynku, jakie wymaganie dotyczące osoby odpowiedzialnej sprzedawcy najczęściej pomijają, kto za co odpowiada w łańcuchu dostaw, jakie pełne zestawienie wymagań trzeba spełnić, czego wymaga każdy kanał sprzedaży oraz jak krok po kroku osiągnąć status zgodności i go utrzymać.
Ogólne wskazówki, a nie porada prawna. Wymagania różnią się w zależności od rodzaju produktu i rynku – szczegóły należy potwierdzić u właściwego organu (zob. Conphora → Narzędzia → Zasoby dotyczące zgodności).
Dlaczego „po prostu wysyłać” już nie wystarcza
Dwie zmiany zamknęły drogę, na której najpierw wysyła się towar, a zgodność porządkuje później.
System bezpieczeństwa produktów z realnymi sankcjami
GPSR (rozporządzenie (UE) 2023/988) zastąpił dawną dyrektywę w sprawie bezpieczeństwa produktów i zaostrzył obowiązki wszystkich uczestników łańcucha, w tym internetowych platform handlowych. Obok niego rozporządzenie w sprawie nadzoru rynku i zgodności produktów ((UE) 2019/1020) wymaga – dla szerokiego zakresu kategorii produktów z oznakowaniem CE – aby przed udostępnieniem produktu istniał podmiot gospodarczy z siedzibą w Unii, a dane tego podmiotu widniały na produkcie lub jego opakowaniu. GPSR zawiera równoległe wymaganie dotyczące osoby odpowiedzialnej, obejmujące szerzej produkty konsumenckie. Praktyczny skutek dla producenta spoza UE jest jednoznaczny: potrzebny jest zgodny z przepisami partner w UE, w przeciwnym razie nie można legalnie wprowadzić produktu do obrotu.
Egzekwowanie: platformy handlowe i organy celne
Egzekwowanie to już nie okazjonalna kontrola graniczna. Unijny system szybkiego ostrzegania Safety Gate odnotował rekordowe 4137 alertów dotyczących produktów niebezpiecznych w 2024 r., a internetowy robot eSurveillance Komisji przeszukuje znacznie ponad milion witryn w poszukiwaniu ofert niezgodnych z wymaganiami. Internetowe platformy handlowe mają dziś prawny obowiązek kontroli i go wykonują: Amazon na przykład wymaga od sprzedawców wskazania osoby odpowiedzialnej w UE i przekazania danych o zgodności, zanim produkt może zostać wystawiony, a oferty niezgodne z przepisami usuwa lub ukrywa. Organy celne i organy nadzoru rynku mogą zatrzymać na granicy towary niezgodne z wymaganiami. Dla sprzedawcy, którego wzrost zależy od unijnych półek i platform, luka w zgodności oznacza zamknięte drzwi w najgorszym możliwym momencie.
UE reguluje produkt, a nie kod pocztowy sprzedawcy – dlatego dostawca spoza UE musi spełnić te same wymagania co dostawca z UE, a te wymagania są dziś egzekwowane, zanim jeszcze produkt dotrze do klienta.
Kto za co odpowiada
Unijne prawo produktowe przypisuje określone obowiązki określonym rolom. Jako producent spoza UE zachowują Państwo podstawowe obowiązki wytwórcy, lecz kilka obowiązków może wykonać wyłącznie podmiot w UE – dlatego droga na rynek zawsze wiąże się z partnerem unijnym.
| Rola | Gdzie | Podstawowe obowiązki |
|---|---|---|
| Producent | Państwo (spoza UE) | Zaprojektowanie i wytworzenie zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami; ocena zgodności; dokumentacja techniczna; deklaracja zgodności UE; umieszczenie oznakowania CE i innych oznakowań; zapewnienie identyfikowalności. |
| Importer | UE | Wprowadza Państwa produkt do obrotu w UE; weryfikuje, czy producent przeprowadził ocenę zgodności; może pełnić rolę osoby odpowiedzialnej. |
| Upoważniony przedstawiciel | UE | Wyznaczony przez Państwa na piśmie do wykonywania określonych zadań związanych ze zgodnością i kontaktów z organami w Państwa imieniu. |
| Osoba odpowiedzialna w UE | UE | Podmiot gospodarczy (importer, upoważniony przedstawiciel lub dostawca usług realizacji zamówień) wskazany na produkcie, który przechowuje dokumentację, współpracuje z organami i reaguje na zagrożenia. |
| Dostawca usług realizacji zamówień | UE | Magazynowanie i wysyłka; może pełnić rolę osoby odpowiedzialnej, gdy nie ma innego podmiotu w UE. |
| Internetowa platforma handlowa | UE/świat | Musi kontrolować oferty, wyświetlać informacje o osobie odpowiedzialnej i podmiocie gospodarczym oraz reagować na alerty Safety Gate i wnioski organów (GPSR oraz akt o usługach cyfrowych). |
Osoba odpowiedzialna w UE – rola, którą większość sprzedawców spoza UE pomija
To jest kluczowy element. W przypadku produktów objętych zakresem przed wprowadzeniem do obrotu musi istnieć wskazany podmiot gospodarczy z siedzibą w UE. Taka osoba zazwyczaj: przechowuje deklarację zgodności UE i dokumentację techniczną do dyspozycji organów; sprawdza, czy produkt ma właściwe oznakowanie, etykiety i dokumenty; informuje organy i podejmuje działania korygujące (aż do odzyskania produktu), jeżeli produkt stwarza ryzyko; oraz widnieje z nazwą i adresem w UE na produkcie lub jego opakowaniu.
Rolę tę można obsadzić na trzy typowe sposoby: powierzyć ją importerowi w UE; wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela w drodze pisemnego pełnomocnictwa; albo skorzystać z usługi osoby odpowiedzialnej / realizacji zamówień. Nie wolno natomiast pozostawić jej pustej – produkt bez podmiotu w UE jest, na potrzeby wystawiania ofert i odprawy celnej, niezgodny z wymaganiami.
Zestaw wymagań, które trzeba spełnić
Zgodność warto traktować jak stos warstw: każdą trzeba ułożyć prawidłowo, udokumentować i utrzymywać aktualną.
1. Ustalić, jakie przepisy mają zastosowanie
Jeden produkt może podlegać kilku reżimom jednocześnie. Należy zidentyfikować każdą mającą zastosowanie dyrektywę i każde rozporządzenie dla produktu oraz normy zharmonizowane, które wskazują sposób spełnienia wymagań – np. przepisy dotyczące niskiego napięcia, kompatybilności elektromagnetycznej i urządzeń radiowych dla elektroniki; przepisy o bezpieczeństwie zabawek i normę EN 71 dla zabawek; maszyny; środki ochrony indywidualnej; a także przepisy horyzontalne (chemikalia, opakowania) stosowane niezależnie od kategorii.
2. Opracować dokumentację techniczną i deklarację zgodności UE
Należy zebrać dokumentację techniczną potwierdzającą zgodność (projekt, ocena ryzyka, sprawozdania z badań, zastosowane normy) i wystawić deklarację zgodności UE – jedyny podpisany dokument, w którym biorą Państwo na siebie odpowiedzialność prawną. Oba dokumenty musi do dyspozycji organów przechowywać osoba odpowiedzialna w UE, zazwyczaj przez dziesięć lat.
3. Zbadać, ocenić zgodność i umieścić oznakowanie CE
Należy przeprowadzić ocenę zgodności wymaganą przez mające zastosowanie przepisy – deklarację własną względem norm zharmonizowanych tam, gdzie jest dopuszczona, albo z udziałem jednostki notyfikowanej tam, gdzie jest obowiązkowa. Następnie należy umieścić oznakowanie CE (oraz inne wymagane oznakowania). CE jest deklaracją prawną popartą dokumentacją techniczną, a nie naklejką nanoszoną na własną rękę.
4. Oznakować, opisać i przetłumaczyć
Na produkcie lub opakowaniu należy umieścić wymagane informacje o identyfikowalności i dane kontaktowe: typ/model, numer partii lub numer seryjny, nazwę i adres producenta oraz nazwę i adres osoby odpowiedzialnej w UE. Instrukcje i informacje dotyczące bezpieczeństwa należy zapewnić w językach każdego rynku, na którym prowadzona jest sprzedaż – o tych językach decydują państwa członkowskie.
5. Chemikalia i materiały
Materiały i substancje należy zweryfikować pod kątem REACH (rejestracja, SVHC/lista kandydacka, ograniczenia), RoHS (substancje niebezpieczne w elektronice) i POP, a także, gdy ma to zastosowanie, przepisów dotyczących kontaktu z żywnością. Dowody od dostawców warto zebrać z góry – odtworzenie ich później jest znacznie trudniejsze.
6. Opakowania i ROP (ZSEE, baterie)
Poza bezpieczeństwem produktów istnieją obowiązki z zakresu rozszerzonej odpowiedzialności producenta (ROP): opakowania (oraz nadchodzące PPWR), ZSEE dla sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz rozporządzenie w sprawie baterii. Rejestruje się je zazwyczaj osobno w każdym państwie członkowskim, a producent spoza UE zwykle potrzebuje upoważnionego przedstawiciela w każdym kraju, aby dokonać rejestracji i składać sprawozdania. Pominięcie ROP to częsta i kosztowna ślepa plamka.
7. Wkrótce: ESPR i cyfrowy paszport produktu
Rozporządzenie w sprawie ekoprojektu dla zrównoważonych produktów (ESPR) i cyfrowy paszport produktu będą wymagać ustrukturyzowanych, możliwych do udostępniania danych o produkcie dla coraz większej liczby kategorii. Dostawca, który zbuduje taką bazę danych już teraz, włącza każde nowe wymaganie jako funkcję, zamiast mierzyć się z nim w trybie kryzysowym.
Droga na rynek – i czego wymaga każda z nich
Sposób sprzedaży do UE wpływa na to, kto ponosi które obowiązki.
Przez importera w UE
Importer wprowadza produkt do obrotu i przejmuje obowiązki importera – ale zrobi to tylko wtedy, gdy Państwo przekażą kompletny pakiet: deklarację zgodności, dostęp do dokumentacji technicznej, prawidłowe oznakowanie i etykiety. Im lepszy pakiet, tym szybsza i trwalsza współpraca.
Przez platformę handlową
Platformy handlowe weryfikują dziś zgodność przed wystawieniem oferty. Należy spodziewać się konieczności podania osoby odpowiedzialnej w UE, danych producenta i danych o zgodności oraz dokumentacji w ramach procesu zgodności platformy; oferty bez tych elementów są usuwane lub ukrywane. Gotowość decyduje o tym, czy oferta jest aktywna, czy zablokowana.
Sprzedaż bezpośrednia konsumentom
Sprzedaż prosto do konsumentów w UE (własny sklep internetowy, dropshipping) przerzuca odpowiedzialność wprost na Państwa: trzeba mieć osobę odpowiedzialną w UE, spełniać wymagania dotyczące oznakowania i języka oraz zadbać o rejestrację w zakresie ROP/ZSEE/baterii – a po stronie handlowej także o VAT/IOSS. „Klient sam importuje produkt” nie jest strategią zapewnienia zgodności.
Plan działania krok po kroku
- Sklasyfikować produkty i ustalić mające zastosowanie przepisy. Przypisać każdy numer SKU do dyrektyw i rozporządzeń oraz norm zharmonizowanych, a także do rynków docelowych.
- Wyznaczyć osobę odpowiedzialną w UE / upoważnionego przedstawiciela. Zdecydować, czy rolę tę pełni importer, upoważniony przedstawiciel czy dostawca usług – i ustalić to na piśmie.
- Opracować dokumentację techniczną i wystawić deklarację zgodności UE. Po jednej na produkt, utrzymywanych jako aktualne i dostępne.
- Przeprowadzić badania względem norm zharmonizowanych (z udziałem jednostki notyfikowanej tam, gdzie jest wymagana) i umieścić oznakowanie CE oraz inne oznakowania.
- Oznakować, opisać i przetłumaczyć – identyfikowalność oraz dane producenta i osoby odpowiedzialnej, instrukcje w języku każdego rynku.
- Zarejestrować się w systemach ROP/ZSEE/baterii w każdym państwie członkowskim, w razie potrzeby za pośrednictwem lokalnego przedstawiciela.
- Przygotować pakiet zgodności dla dystrybutora i platformy handlowej, aby wdrożenie było formalnością, a nie gorączkowym wyścigiem.
- Monitorować zmiany regulacyjne i ponawiać walidację – traktować nowe wymaganie jako alert, a nie sytuację kryzysową.
Gotowość na zły dzień
Zgodność oznacza również gotowość. Wniosek organu nadzoru rynku, alert Safety Gate lub odzyskanie produktu mogą pojawić się w każdej chwili, a przetrwa to dostawca, który się przygotował: ma wskazaną osobę odpowiedzialną, dokumentację pod ręką i określony proces działań korygujących. Pełną metodę opisuje towarzyszący dokument Jak postępować w przypadku odzyskania produktu w UE.
Najczęstsze pułapki dostawców spoza UE
- Założenie, że importer lub platforma „zajmują się zgodnością”. Oni ją egzekwują; nie tworzą jej za Państwa.
- Brak osoby odpowiedzialnej w UE. Najczęstsza pojedyncza przeszkoda w wystawieniu oferty i odprawie celnej.
- Dropshipping do konsumentów bez podmiotu w UE stojącego za produktem.
- Pomijanie rejestracji w zakresie ROP/ZSEE/baterii – odrębnej od bezpieczeństwa produktów i prowadzonej osobno w każdym kraju.
- Brak wymaganych wersji językowych instrukcji i informacji dotyczących bezpieczeństwa.
- Traktowanie oznakowania CE jak naklejki nanoszonej samodzielnie, bez dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności.
Jak pomaga Conphora
Conphora jest platformą, która sprawia, że dostęp do rynku UE jest wykonalny operacyjnie dla dostawców – niezależnie od tego, gdzie mają siedzibę. Po przesłaniu katalogu Conphora waliduje każdy produkt względem 49 przepisów UE w 27 państwach, wykrywa luki oraz generuje dokumentację i status zgodności możliwy do udostępnienia, których wymagają importerzy, dystrybutorzy i platformy handlowe – dzięki temu osiągają Państwo status zgodności i go utrzymują, a każdy nowy przepis zamieniają w funkcję, a nie w pożar. Więcej informacji na conphora.com.
Źródła i odniesienia
- Rozporządzenie (UE) 2023/988 — rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR). EUR-Lex.
- Rozporządzenie (UE) 2019/1020 — nadzór rynku i zgodność produktów (wymóg posiadania podmiotu gospodarczego). EUR-Lex.
- Komisja Europejska — oznakowanie CE i unijne ramy oceny zgodności produktów.
- Rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 (REACH); dyrektywa 2011/65/UE (RoHS); rozporządzenie UE w sprawie baterii i dyrektywa w sprawie ZSEE; rozporządzenie w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR).
- Rozporządzenie (UE) 2024/1781 — rozporządzenie w sprawie ekoprojektu dla zrównoważonych produktów (ESPR) i cyfrowy paszport produktu. EUR-Lex.
- Komisja Europejska — system szybkiego ostrzegania Safety Gate (sprawozdanie roczne za 2024 r.).
- Amazon — wytyczne dla sprzedawców dotyczące rozporządzenia w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR), 2024.
Niniejszy dokument ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. Obowiązki zależą od produktu, jego kategorii i konkretnych rynków, na których prowadzona jest sprzedaż; przed podjęciem działań należy potwierdzić aktualne wymagania w pierwotnych przepisach i u właściwych organów. © 2026 Conphora.