{
  "type": "problem",
  "slug": "retailer-compliance-audit",
  "lang": "dk",
  "url": "https://www.conphora.com/dk/solutions/problem/retailer-compliance-audit/",
  "markdown": "https://www.conphora.com/dk/solutions/problem/retailer-compliance-audit.md",
  "title": "En forhandler varsler en compliance-audit af vores sortiment",
  "description": "En forhandler vil auditere jeres produkter og dokumenter. Hvad loven kræver, at I har på plads, hvordan I gør sortimentet klar, og hvad fundene fører til.",
  "answer": "En forhandlers audit er et kontraktforhold, men det, den kontrollerer, kommer fra forordningen om produktsikkerhed i almindelighed (GPSR): ajourført teknisk dokumentation, korrekte etiketter, et klageregister, sporbarhedsregistre og interne processer for produktsikkerhed. Aftal omfanget skriftligt, lav en liste over sortimentet med dokumentationsstatus pr. produkt, luk manglerne efter risiko, og reagér selv, hvis auditten viser, at et produkt er farligt.",
  "theme": {
    "id": "marketplace-retailer",
    "label": "Krav fra markedspladser og forhandlere"
  },
  "roles": [
    {
      "id": "manufacturer",
      "label": "Fabrikant"
    },
    {
      "id": "importer",
      "label": "Importør"
    }
  ],
  "regulations": [
    "GPSR"
  ],
  "path": [
    "product-validation",
    "compliance-status-links"
  ],
  "trigger": "En forhandler skriver, at den på en bestemt dato vil gennemgå jeres dokumenter, etiketter eller processer",
  "keep": null,
  "why": [
    {
      "text": "En forhandlers audit har ikke noget selvstændigt retsgrundlag; den er et vilkår i leveringsforholdet. Indholdet følger derimod forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (GPSR). Enhver erhvervsdrivende skal have interne processer for produktsikkerhed, som gør det muligt at overholde forordningen (artikel 14). Fabrikanter udarbejder teknisk dokumentation, holder den ajour og opbevarer den i 10 år efter, at produktet er bragt i omsætning (artikel 9, stk. 2 og 3), og importører opbevarer en kopi i samme periode (artikel 11, stk. 6).",
      "sources": [
        1
      ]
    },
    {
      "text": "Forhandlere kontrollerer, fordi deres egne pligter afhænger af det. En distributør kontrollerer før salget, at identifikatoren, fabrikantens og importørens oplysninger og brugsanvisningen er på plads, og må ikke sælge et produkt, som den har grund til at tro ikke er i overensstemmelse med kravene (artikel 12, stk. 1 og 3). Er et produkt, den allerede har solgt, farligt, eller mangler det disse elementer, skal den underrette fabrikanten eller importøren, sørge for, at der træffes korrigerende foranstaltninger, og sørge for, at markedsovervågningsmyndighederne underrettes via Safety Business Gateway (artikel 12, stk. 4). Kommissionens blå vejledning tilføjer, at distributører skal kunne vise myndighederne, at de har udvist fornøden omhu (afsnit 3.4). En audit er forhandlerens måde at skaffe den dokumentation på.",
      "sources": [
        1,
        3
      ]
    },
    {
      "text": "Processerne betyder lige så meget som dokumenterne. Fabrikanter skal stille kanaler til rådighed for forbrugernes klager, undersøge klager over farlige produkter og føre et internt register over klager, tilbagekaldelser og korrigerende foranstaltninger (artikel 9, stk. 11 og 12); importører fører klagerne ind i det register eller i deres eget og holder fabrikanten og distributørerne orienteret (artikel 11, stk. 10). Efter anmodning oplyser enhver erhvervsdrivende, hvem dens leverandører og kunder for produktet er, og kan fremlægge de oplysninger i seks år (artikel 15, stk. 3 og 5).",
      "sources": [
        1
      ]
    },
    {
      "text": "Fund kan udløse lovbestemte pligter. Viser en audit, at et produkt, der allerede er bragt i omsætning, er farligt, skal fabrikanten straks træffe korrigerende foranstaltninger, underrette forbrugerne og underrette markedsovervågningsmyndighederne via Safety Business Gateway (artikel 9, stk. 8); importøren har en tilsvarende pligt (artikel 11, stk. 8). Myndighederne kan på deres side kræve dokumenter og data om forsyningskæden af enhver erhvervsdrivende (forordning (EU) 2019/1020, artikel 14, stk. 4, litra a og b). For produkter under CE-retsakter gælder GPSR's kapitel III, afdeling 1, ikke (artikel 2, stk. 1, tredje afsnit, litra b), og sektorretsakterne fastsætter de tilsvarende pligter.",
      "sources": [
        1,
        2
      ]
    }
  ],
  "steps": [
    {
      "name": "Få omfanget på skrift",
      "text": "Spørg, hvilke produkter, dokumenter, processer og kriterier auditten omfatter, om den tager stikprøver af produkterne eller ser på dem alle, og hvem der ser resultaterne. Omfanget, tidsplanen og konsekvenserne fastsættes ved aftale med forhandleren."
    },
    {
      "name": "Lav en liste over sortimentet med status pr. produkt",
      "text": "Registrér for hvert produkt, forhandleren køber, jeres rolle, de retsakter, der gælder, og om den tekniske dokumentation, etiketterne, brugsanvisningen og sporbarhedsregistrene findes og er aktuelle. Brug samme liste til auditten og til jer selv.",
      "item": "product-validation"
    },
    {
      "name": "Luk manglerne efter risiko",
      "text": "Begynd med de produkter, hvor en fejl ville skade nogen, fx produkter til børn eller elektriske produkter, og med de mangler, forhandleren selv skal kontrollere: identifikator, fabrikantens og importørens oplysninger og brugsanvisning. Tilbagedatér ikke dokumenter; datér det, I udarbejder nu."
    },
    {
      "name": "Vis processerne, ikke kun dokumenterne",
      "text": "Forbered dokumentation for, at jeres interne processer virker: hvordan klager registreres og undersøges, hvordan I beslutter en tilbagetrækning eller tilbagekaldelse, hvordan ændringer af et produkt udløser en ny vurdering, og hvordan I sporer partier til leverandører og kunder."
    },
    {
      "name": "Behandl fundene som produktbeslutninger",
      "text": "Ret hvert fund, og registrér, hvad I har gjort. Viser et fund, at et produkt, I har bragt i omsætning, er farligt, gælder jeres egen pligt til at reagere med det samme. Del den rettede status med forhandleren gennem én aktuel oversigt.",
      "item": "compliance-status-links"
    }
  ],
  "documents": [
    {
      "name": "Teknisk dokumentation pr. produkt, holdt ajour",
      "from": "Fabrikanten",
      "ground": "GPSR artikel 9, stk. 2 og 3; importører artikel 11, stk. 6"
    },
    {
      "name": "Internt register over klager, tilbagekaldelser og korrigerende foranstaltninger",
      "from": "Jeres kundeservice og kvalitetsafdeling",
      "ground": "GPSR artikel 9, stk. 12, og artikel 11, stk. 10"
    },
    {
      "name": "Registre over leverandører og kunder",
      "from": "Jeres indkøbs- og salgssystemer",
      "ground": "GPSR artikel 15, stk. 3 og 5"
    },
    {
      "name": "En beskrivelse af jeres interne processer for produktsikkerhed",
      "from": "Ledelsen",
      "ground": "GPSR artikel 14"
    }
  ],
  "risks": [
    {
      "title": "Forhandleren skal standse salget og kan underrette myndighederne",
      "text": "En distributør, der har grund til at tro, at et produkt, den har solgt, er farligt eller mangler den krævede identifikator, de krævede oplysninger eller brugsanvisningen, skal underrette jer, sørge for, at der træffes korrigerende foranstaltninger, og sørge for, at markedsovervågningsmyndighederne underrettes via Safety Business Gateway (GPSR artikel 12, stk. 4).",
      "source": 1
    },
    {
      "title": "Jeres egen underretningspligt",
      "text": "En fabrikant, der har grund til at tro, at et produkt, den har bragt i omsætning, er farligt, skal straks træffe korrigerende foranstaltninger, underrette forbrugerne og underrette markedsovervågningsmyndighederne (GPSR artikel 9, stk. 8); importører har samme pligt (artikel 11, stk. 8).",
      "source": 1
    },
    {
      "title": "Anmodninger fra myndighederne følger",
      "text": "Myndighederne kan kræve dokumenter, data og oplysninger om forsyningskæden af enhver erhvervsdrivende (forordning (EU) 2019/1020, artikel 14, stk. 4, litra a og b), og medlemsstaterne fastsætter sanktioner for overtrædelser af GPSR (artikel 44).",
      "source": 2
    }
  ],
  "faq": [
    {
      "q": "Skal vi acceptere en audit?",
      "a": "Ingen lov kræver, at I lader en forhandler auditere jer. Om I gør det, fastsættes ved aftale i jeres leveringskontrakt. Det, auditoren ser efter, er i vidt omfang det, GPSR allerede kræver, at I har, så forberedelsen er nyttig under alle omstændigheder."
    },
    {
      "q": "Hvad vil auditoren bede om at se?",
      "a": "Som regel den tekniske dokumentation, etiketterne og brugsanvisningen, klageregistret og sporbarhedsregistrene samt dokumentation for jeres interne processer for produktsikkerhed (GPSR artikel 14). Forhandlere tilføjer ofte deres egne kriterier; bed om dem på forhånd."
    },
    {
      "q": "Hvor langt tilbage skal vores registre gå?",
      "a": "Den tekniske dokumentation opbevares i 10 år efter, at produktet er bragt i omsætning (GPSR artikel 9, stk. 3). Sporbarhedsoplysningerne skal være til rådighed i seks år (artikel 15, stk. 5). Personoplysninger i klageregistret opbevares kun, så længe undersøgelsen kræver det, og aldrig længere end fem år efter registreringen (artikel 9, stk. 13, og artikel 11, stk. 11)."
    },
    {
      "q": "Kan forhandleren gå til myndighederne med vores produkt?",
      "a": "Har forhandleren grund til at tro, at et produkt, den har solgt, er farligt, skal den sørge for, at myndighederne underrettes (GPSR artikel 12, stk. 4, litra c). Den behøver ikke jeres samtykke. Reagerer I først på jeres egne fund, beholder I styringen af de korrigerende foranstaltninger."
    },
    {
      "q": "Gælder det også for vores CE-mærkede produkter?",
      "a": "GPSR's kapitel III, afdeling 1 (artikel 9–18), gælder ikke for produkter under CE-retsakter (artikel 2, stk. 1, tredje afsnit, litra b). Deres egne retsakter fastsætter tilsvarende pligter om dokumentation, sporbarhed og klager, så auditten dækker det samme."
    }
  ],
  "sources": [
    {
      "title": "Forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (konsolideret tekst af 29. maj 2026)",
      "publisher": "EUR-Lex",
      "url": "https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02023R0988-20260529",
      "accessed": "2026-10-04"
    },
    {
      "title": "Forordning (EU) 2019/1020 om markedsovervågning og produktoverensstemmelse (konsolideret tekst af 12. august 2026)",
      "publisher": "EUR-Lex",
      "url": "https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02019R1020-20260812",
      "accessed": "2026-10-04"
    },
    {
      "title": "Den blå vejledning om gennemførelse af EU's produktregler 2022 (Kommissionens meddelelse 2022/C 247/01)",
      "publisher": "Europa-Kommissionen via EUR-Lex",
      "url": "https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:52022XC0629(04)",
      "accessed": "2026-10-04"
    }
  ],
  "related": [
    "retailer-proof",
    "retailer-supplier-portal",
    "complaints-register",
    "documents-scattered",
    "keep-documents-how-long",
    "risk-analysis-missing"
  ],
  "reviewer": "Conphora compliance team",
  "reviewedAt": "2026-10-05",
  "notice": "General information, not legal advice."
}