--- title: "Vi kan ikke holde styr på dokumenter fra mange leverandører" description: "Med mange leverandører er problemet styring, ikke opbevaring: at vide, hvilket produkt der mangler hvilket dokument, fra hvem og siden hvornår. Loven forventer ajourført dokumentation opbevaret i 10 år, og at hver leverandør kan oplyses i seks år (GPSR artikel 9, stk. 3, artikel 11, stk. 6, og artikel 15, stk. 5). Før ét leverandør- og produktregister, prioritér manglerne efter risiko, ryk efter en fast plan, og reagér på ændringer." type: "problem" url: "https://www.conphora.com/dk/solutions/problem/many-suppliers-tracking/" markdown: "https://www.conphora.com/dk/solutions/problem/many-suppliers-tracking.md" locale: "dk" language: "da" updated: "2026-10-04" author: "Conphora compliance team" publisher: "Conphora" source: "https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02023R0988-20260529" tags: ["GPSR", "LVD", "suppliers-imports"] license: "Free to quote with attribution and a link to the page" --- # Vi kan ikke holde styr på dokumenter fra mange leverandører Med mange leverandører er problemet styring, ikke opbevaring: at vide, hvilket produkt der mangler hvilket dokument, fra hvem og siden hvornår. Loven forventer ajourført dokumentation opbevaret i 10 år, og at hver leverandør kan oplyses i seks år (GPSR artikel 9, stk. 3, artikel 11, stk. 6, og artikel 15, stk. 5). Før ét leverandør- og produktregister, prioritér manglerne efter risiko, ryk efter en fast plan, og reagér på ændringer. ## Hvorfor det sker En importør med mange leverandører har de samme pligter pr. produkt som en importør med én leverandør; det, der ændrer sig, er arbejdet med at opfylde dem. Efter forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (GPSR) skal importøren, før hvert produkt bringes i omsætning, sikre, at fabrikanten har udarbejdet risikoanalysen og den tekniske dokumentation (artikel 11, stk. 1), og opbevare en kopi i 10 år efter, at produktet er bragt i omsætning (artikel 11, stk. 6). Fabrikanten skal holde dokumentationen ajour (artikel 9, stk. 3). Kommissionens blå vejledning forstår de 10 år som regnet fra den sidste enhed af produktmodellen, der er bragt i omsætning (fodnote 115 og 142), så opbevaringsperioden flytter sig, så længe nye enheder bringes i omsætning. [1] [4] Sporbarheden tilføjer et register mere. Enhver erhvervsdrivende skal efter anmodning oplyse, hvilke erhvervsdrivende der har leveret produktet eller en del, en komponent eller indlejret software til den, og hvilke erhvervsdrivende den selv har leveret til, og skal kunne fremlægge de oplysninger i seks år (GPSR artikel 15, stk. 3 og 5). For elektrisk materiel kræver lavspændingsdirektivet, direktiv 2014/35/EU, samme identifikation af leverandører og kunder i 10 år (artikel 11). [1] [2] Dokumentation holder sig ikke ajour af sig selv. Lavspændingsdirektivet kræver, at fabrikanter tager behørigt hensyn til ændringer i produktets konstruktion eller egenskaber og i de harmoniserede standarder (artikel 6, stk. 4) og løbende ajourfører overensstemmelseserklæringen (artikel 15, stk. 2). Når en leverandørs produkt, standard eller certifikat ændres, forældes importørens kopi, medmindre nogen spørger. [2] GPSR foreskriver ikke et værktøj. Forordningen kræver, at erhvervsdrivende har interne processer for produktsikkerhed, der gør det muligt for dem at overholde kravene (artikel 14). Markedsovervågningsmyndighederne kan på deres side kræve dokumenter og oplysninger om forsyningskæden i enhver form, uanset hvor de opbevares (forordning (EU) 2019/1020, artikel 14, stk. 4, litra a og b). Et register over leverandører og produkter med status, ansvarlige og udløsere er én måde at opfylde begge dele på. [1] [3] ## Sådan løser du det 1. **Opbyg ét register over leverandører og produkter** Én række pr. produkt og leverandør: leverandørens juridiske enhed, fabrikanten, produktet, de regler, der gælder, de dokumenter, reglerne kræver, hvad I har, modtagelsesdatoen og de åbne mangler. Tilføj komponentleverandørerne, hvor I kender dem, fordi myndighederne også kan spørge om dem. 2. **Prioritér manglerne efter risiko** Ikke alle mangler haster lige meget. Sæt produkter til børn og andre sårbare brugere, produkter med kendte farer fra Safety Gate og produkter omfattet af retsakter, der kræver et bemyndiget organ, øverst. En manglende risikoanalyse for et stykke legetøj går forud for en manglende oversættelse for en dørmåtte. 3. **Send én standardanmodning pr. leverandør** Saml alle åbne punkter for en leverandør i én anmodning med en tydelig liste pr. produkt og en dato i stedet for mange spredte e-mails. Registrér anmodningen og svaret i registret, og eskalér efter en fast plan: rykker, indkøbschef, ordrestop. 4. **Fastlæg, hvad der udløser en fornyelse – ikke kun datoer** Dokumenter forældes, når noget ændrer sig: en ny udgave af en harmoniseret standard, en ændring af produktet eller dets komponenter, et udløbet eller inddraget certifikat, et nyt salgsland med et nyt sprog. Markér hver udløser i registret, så den rette leverandør bliver spurgt på det rette tidspunkt. 5. **Del status med dem, der spørger** Forhandlere, auditorer og myndigheder stiller de samme spørgsmål. Giv dem en aktuel status pr. produkt og dokumenterne bag den, så I svarer ud fra registret i stedet for at bygge svaret op forfra hver gang. ## Det skal du kunne vise - **Register over leverandører og produkter med dokumentstatus pr. produkt** — Jeres egne registre (GPSR artikel 14 og artikel 15, stk. 3) - **Kopier af den tekniske dokumentation pr. produkt** — Fabrikanterne (GPSR artikel 11, stk. 6; lavspændingsdirektivet artikel 8, stk. 8) - **Log over anmodninger, svar og eskaleringer** — Jeres indkøbs- og kvalitetsmapper (GPSR artikel 14) ## Hvis du ikke gør noget - **Dokumenterne kan ikke fremlægges, når myndigheden spørger** — Myndighederne kan kræve dokumenter, tekniske specifikationer og oplysninger i enhver form og ethvert format, uanset hvor de opbevares, samt oplysninger om forsyningskæden (forordning (EU) 2019/1020, artikel 14, stk. 4, litra a og b). - **Forældet dokumentation** — Den tekniske dokumentation skal holdes ajour (GPSR artikel 9, stk. 3); for CE-mærkede produkter skal der tages hensyn til ændringer i konstruktionen og i de harmoniserede standarder (lavspændingsdirektivet artikel 6, stk. 4). En dokumentation, der er modtaget én gang og aldrig gennemgået siden, beskriver måske ikke længere produktet. - **Manglende sporbarhed til leverandørerne** — Erhvervsdrivende skal efter anmodning oplyse, hvem der har leveret produktet eller en del eller en komponent til dem, og skal kunne fremlægge de oplysninger i seks år (GPSR artikel 15, stk. 3 og 5). ## Spørgsmål ### Hvordan adskiller det sig fra at få orden i vores egne dokumenter? At få orden i dokumenterne handler om det, I har. Det her handler om det, I stadig mangler at få, fra hvem, og hvornår det forældes. Begge dele ender i én samlet registrering pr. produkt; registret tilføjer leverandøren og de åbne anmodninger. ### Hvor ofte skal vi bede leverandørerne bekræfte deres dokumenter? Loven fastsætter intet interval. Den kræver, at dokumentationen holdes ajour (GPSR artikel 9, stk. 3), og den ansvarlige erhvervsdrivende i EU skal, når det er relevant i forhold til risiciene, regelmæssigt kontrollere, at produktet svarer til den tekniske dokumentation (artikel 16, stk. 2), uden en fast hyppighed. En gennemgang, der udløses af ændringer, fx nye standarder, produktændringer eller nye markeder, følger loven tættere end en kalenderdato. ### Hvilke leverandører skal vi kunne oplyse? Dem, der har leveret produktet eller en del, en komponent eller indlejret software til jer, og dem, I har leveret til (GPSR artikel 15, stk. 3). Efter lavspændingsdirektivet omfatter registrene de erhvervsdrivende, der har leveret til jer, og dem, I har leveret til, i 10 år (artikel 11). ### Skal vi have et særskilt system til det? Loven kræver interne processer for produktsikkerhed (GPSR artikel 14), ikke et bestemt værktøj. Det afgørende er et register, der viser status pr. produkt og leverandør, ansvarlige og datoer. ## Regulativer, der er i spil GPSR, LVD ## Kilder 1. [Forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (konsolideret tekst af 29. maj 2026)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02023R0988-20260529) — EUR-Lex, 2026-10-04 2. [Direktiv 2014/35/EU om elektrisk materiel bestemt til anvendelse inden for visse spændingsgrænser (konsolideret tekst af 30. maj 2026)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02014L0035-20260530) — EUR-Lex, 2026-10-04 3. [Forordning (EU) 2019/1020 om markedsovervågning og produktoverensstemmelse (konsolideret tekst af 12. august 2026)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02019R1020-20260812) — EUR-Lex, 2026-10-04 4. [Den blå vejledning om gennemførelse af EU's produktregler 2022 (Kommissionens meddelelse 2022/C 247/01)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:52022XC0629(04)) — Europa-Kommissionen via EUR-Lex, 2026-10-04