{
  "type": "problem",
  "slug": "employee-left",
  "lang": "dk",
  "url": "https://www.conphora.com/dk/solutions/problem/employee-left/",
  "markdown": "https://www.conphora.com/dk/solutions/problem/employee-left.md",
  "title": "Den medarbejder, der kendte vores compliance, er stoppet",
  "description": "Når compliance-viden forsvinder med én person: hvad EU-retten stadig kræver af jer, og hvordan I genopbygger dossierer, adgang, pligter og rutiner.",
  "answer": "EU's produktpligter påhviler virksomheden, ikke den medarbejder, der tog sig af dem. Fabrikanten skal stadig holde dossiererne ajour, undersøge klager, underrette myndighederne om farlige produkter og besvare deres henvendelser. Sikr den fratrædende medarbejders filer og konti, genopbyg et overblik over produkter, dokumenter og åbne sager, giv hver pligt til en navngiven rolle, og skriv rutinerne ned, så næste udskiftning ikke nulstiller dem.",
  "theme": {
    "id": "documentation",
    "label": "Dokumentation og erklæringer"
  },
  "roles": [
    {
      "id": "manufacturer",
      "label": "Fabrikant"
    },
    {
      "id": "importer",
      "label": "Importør"
    }
  ],
  "regulations": [
    "GPSR",
    "LVD"
  ],
  "path": [
    "product-validation",
    "track-compliance-manager"
  ],
  "trigger": "Den kvalitets- eller compliance-ansvarlige siger op eller bliver syg, og ingen ved, hvor dossiererne ligger, eller hvad der er lovet hvem",
  "keep": null,
  "why": [
    {
      "text": "Viden om compliance bor ofte i ét hoved og én indbakke, men loven henvender sig ikke til enkeltpersoner. Forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (GPSR) lægger sine pligter på de erhvervsdrivende. Fabrikanten foretager en intern risikoanalyse og udarbejder teknisk dokumentation, før et produkt bringes i omsætning, holder den ajour og holder den til rådighed for markedsovervågningsmyndighederne i 10 år (artikel 9, stk. 2 og 3). Den har procedurer, der sikrer, at serieproducerede produkter fortsat er i overensstemmelse med kravene (artikel 9, stk. 4).",
      "sources": [
        1
      ]
    },
    {
      "text": "Nogle pligter udløses af begivenheder og kan ikke sættes på pause. Har en fabrikant grund til at tro, at et produkt, den har bragt i omsætning, er farligt, skal den straks træffe korrigerende foranstaltninger, underrette forbrugerne og via Safety Business Gateway underrette myndighederne (artikel 9, stk. 8). Den holder de andre erhvervsdrivende i forsyningskæden orienteret om sikkerhedsproblemer (artikel 9, stk. 10), undersøger klager og oplysninger om ulykker og fører et internt register over klager, tilbagekaldelser og korrigerende foranstaltninger (artikel 9, stk. 12). En ulykke forårsaget af produktet meddeles via Safety Business Gateway uden unødig forsinkelse (artikel 20, stk. 1). Importører har tilsvarende pligter (artikel 11). Efter artikel 2, stk. 1, tredje afsnit, litra b, gælder kapitel III, afdeling 1 (artikel 9–18), ikke for produkter, der er omfattet af EU-harmoniseringslovgivning; pligten vedrørende ulykker i artikel 20 står i afdeling 2, som den bestemmelse ikke undtager.",
      "sources": [
        1
      ]
    },
    {
      "text": "For CE-mærkede produkter fastsætter sektorretsakten pligterne. Efter lavspændingsdirektivet 2014/35/EU opbevarer fabrikanten den tekniske dokumentation og erklæringen i 10 år (artikel 6, stk. 3), tager hensyn til ændringer i konstruktion og standarder (artikel 6, stk. 4), handler straks ved manglende overensstemmelse og underretter myndighederne, hvis materiellet udgør en risiko (artikel 6, stk. 8), og giver dokumentation efter begrundet anmodning (artikel 6, stk. 9). En bemyndiget repræsentant kan opbevare dossieret og besvare myndighedernes henvendelser, men udarbejdelsen af den tekniske dokumentation kan ikke indgå i fuldmagten (artikel 7).",
      "sources": [
        2
      ]
    },
    {
      "text": "Myndighederne har med den at gøre, der repræsenterer produktet i Unionen. For produkter omfattet af de retsakter, der er opregnet i artikel 4, stk. 5, i forordning (EU) 2019/1020, kontrollerer den erhvervsdrivende i EU, at erklæringen og den tekniske dokumentation findes, giver dokumentation efter begrundet anmodning, underretter myndighederne om risici og samarbejder om korrigerende tiltag (artikel 4, stk. 3). Dens navn og kontaktoplysninger står på produktet, emballagen, pakken eller et ledsagedokument (artikel 4, stk. 4). En udskiftning i personalet ændrer ikke, hvem den erhvervsdrivende er.",
      "sources": [
        3
      ]
    }
  ],
  "steps": [
    {
      "name": "Sikr først filer, indbakker og konti",
      "text": "Før adgangen lukkes, skal I eksportere eller overføre medarbejderens compliance-indbakke, drevmapper og konti hos testlaboratorier, bemyndigede organer, leverandørportaler og myndighedssystemer som Safety Business Gateway. Behold originalerne uændrede."
    },
    {
      "name": "Opfør de åbne sager",
      "text": "Se efter klager, der er under undersøgelse, anmodninger fra myndigheder med frister, korrigerende foranstaltninger, der er i gang, certifikater, der snart udløber, og løfter givet til kunder. Hver åben sag får en ny ansvarlig og en dato."
    },
    {
      "name": "Genopbyg overblikket over produkterne",
      "text": "Lav en liste over produkterne på markedet med de gældende retsakter, erklæringen, det tekniske dossier, prøvningsrapporterne og den ansvarlige erhvervsdrivende i EU. Markér, hvad der er aktuelt, hvad der mangler, og hvad kun den tidligere medarbejder forstod.",
      "item": "product-validation"
    },
    {
      "name": "Giv hver lovpligt til en rolle",
      "text": "Skriv ned, hvem der holder de tekniske dossierer ajour, hvem der håndterer klager og klageregistret, hvem der underretter myndighederne om farlige produkter, og hvem der svarer myndighederne. Udpeg en stedfortræder for hver, så ét fravær ikke standser pligten."
    },
    {
      "name": "Oplær efterfølgeren, og skriv rutinen ned",
      "text": "Giv den nye ansvarlige et struktureret forløb gennem det grundlæggende i EU-produktcompliance og en skriftlig procedure for hver pligt: hvad der udløser den, hvad der skal kontrolleres, og hvad der skal arkiveres. Gennemgå den efter den første rigtige sag.",
      "item": "track-compliance-manager"
    }
  ],
  "documents": [
    {
      "name": "En oversigt over produkter, dossierer og åbne sager på overdragelsesdatoen",
      "from": "Jeres egne compliance-registre",
      "ground": "GPSR artikel 9, stk. 2 og 3; direktiv 2014/35/EU artikel 6, stk. 3"
    },
    {
      "name": "En ansvarsfordeling: pligt, ansvarlig, stedfortræder og kilden i retsakten",
      "from": "Ledelsen",
      "ground": "GPSR artikel 9, stk. 8, artikel 9, stk. 12, og artikel 20, stk. 1"
    },
    {
      "name": "Klageregistret med de åbne undersøgelser markeret",
      "from": "Fabrikanten eller importøren",
      "ground": "GPSR artikel 9, stk. 12, og artikel 11, stk. 10"
    }
  ],
  "risks": [
    {
      "title": "Dossiererne skal holdes ajour, uanset hvem der har jobbet",
      "text": "Fabrikanterne sikrer, at den tekniske dokumentation er ajourført, og holder den til rådighed for markedsovervågningsmyndighederne i 10 år (GPSR artikel 9, stk. 3).",
      "source": 1
    },
    {
      "title": "Et farligt produkt kræver stadig handling straks",
      "text": "Har en fabrikant grund til at tro, at et produkt, den har bragt i omsætning, er farligt, skal den straks træffe korrigerende foranstaltninger, underrette forbrugerne og via Safety Business Gateway underrette myndighederne (GPSR artikel 9, stk. 8). For CE-mærket elektrisk materiel fastsætter direktiv 2014/35/EU artikel 6, stk. 8, en tilsvarende pligt.",
      "source": 1
    },
    {
      "title": "Anmodninger fra myndighederne venter ikke på en nyansættelse",
      "text": "Den erhvervsdrivende i EU skal efter begrundet anmodning give en myndighed alle de oplysninger og al den dokumentation, der er nødvendig for at påvise overensstemmelsen, og samarbejde om korrigerende tiltag (forordning (EU) 2019/1020 artikel 4, stk. 3, litra b og d).",
      "source": 3
    }
  ],
  "faq": [
    {
      "q": "Er den tidligere medarbejder personligt ansvarlig for gamle produkter?",
      "a": "Retsakterne lægger pligterne på de erhvervsdrivende: fabrikanten, importøren, distributøren eller den bemyndigede repræsentant (GPSR artikel 9–12; direktiv 2014/35/EU artikel 6–8). Pligterne bliver i virksomheden, når en medarbejder stopper."
    },
    {
      "q": "Kan en bemyndiget repræsentant overtage arbejdet?",
      "a": "Delvis. Efter lavspændingsdirektivet kan en bemyndiget repræsentant holde erklæringen og den tekniske dokumentation til rådighed for myndighederne og besvare deres anmodninger, men udarbejdelsen af den tekniske dokumentation og pligten vedrørende konstruktion og fremstilling kan ikke indgå i fuldmagten (direktiv 2014/35/EU artikel 7, stk. 1 og 2). Giver fuldmagten mulighed for det, kan den udarbejde erklæringen (bilag III, punkt 5)."
    },
    {
      "q": "Hvad gør vi, hvis vi ikke kan finde en erklæring eller en prøvningsrapport?",
      "a": "Bed først udstederen om en kopi: testlaboratoriet, det bemyndigede organ eller leverandøren. Kan dokumentationen ikke genskabes, skal I genopbygge den, før I bringer flere enheder i omsætning, fordi dossieret skal findes og være ajourført (GPSR artikel 9, stk. 2 og 3; direktiv 2014/35/EU artikel 6, stk. 2 og 3)."
    },
    {
      "q": "Hvem bør have ansvaret for compliance fremover?",
      "a": "Loven foreskriver ingen stillingsbetegnelse. Den fastsætter pligter for virksomheden. Giv hver pligt til en rolle med en stedfortræder, og sørg for, at personen i rollen har adgang til dossiererne og myndighedssystemerne."
    }
  ],
  "sources": [
    {
      "title": "Forordning (EU) 2023/988 om produktsikkerhed i almindelighed (konsolideret tekst af 29. maj 2026)",
      "publisher": "EUR-Lex",
      "url": "https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02023R0988-20260529",
      "accessed": "2026-10-04"
    },
    {
      "title": "Direktiv 2014/35/EU om elektrisk materiel bestemt til anvendelse inden for visse spændingsgrænser (konsolideret tekst af 30. maj 2026)",
      "publisher": "EUR-Lex",
      "url": "https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02014L0035-20260530",
      "accessed": "2026-10-04"
    },
    {
      "title": "Forordning (EU) 2019/1020 om markedsovervågning og produktoverensstemmelse (konsolideret tekst af 12. august 2026)",
      "publisher": "EUR-Lex",
      "url": "https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02019R1020-20260812",
      "accessed": "2026-10-04"
    }
  ],
  "related": [
    "documents-scattered",
    "complaints-register",
    "safety-business-gateway",
    "which-role-are-we",
    "keep-documents-how-long"
  ],
  "reviewer": "Conphora compliance team",
  "reviewedAt": "2026-10-04",
  "notice": "General information, not legal advice."
}